Numérisez, conservez…documentez!

Les archives ont été sélectionnées, la numérisation a été réalisée et vérifiée, les fichiers ont été sauvegardés dans une optique de conservation sur le temps long…et ensuite ? Les mettre en ligne ?

Si cela peut paraître aisé, la réalité cache encore une fois des subtilités : car le fichier numérique doit être un minimum documenté pour être accessible dans le vaste espace de l’internet.

Un fichier dans le web

La mise en ligne pure et simple d’archives numérisées n’est pas souhaitable pour des institutions cherchant à valoriser et rendre accessible leur travail de conservation et de numérisation des documents. Cela reviendrait simplement à publier sur un site web un fichier image, sans renseignements ni contexte permettant d’en comprendre l’origine et la raison d’être, ni même son contenu.  

Ainsi, toute diffusion en ligne d’archives numérisées demande un travail de documentation et de renseignement sur ces mêmes archives, afin de les rendre accessibles au public. Pour les archives sur support analogique, cette documentation prend la forme d’instruments de recherche et de conditionnements cotés. Pour leur pendant numérique, cette documentation prend la forme de métadonnées, soit des données rattachées au fichier numérique afin de le commenter. Plusieurs types de métadonnées existent, selon leur objectif et leur méthode de création.

Les métadonnées internes

Par défaut, les fichiers possèdent des renseignements intrinsèques à leur format de sauvegarde : ces métadonnées permettent de connaître le contexte de création du fichier, notamment quand et comment celui-ci a été créé, mais elles peuvent également renseigner sur des droits de propriété apposés sur l’appareil à l’origine du fichier. 

En science de l’information, on qualifie souvent ces données de « techniques » (relevant de la technique de constitution du fichier même). Ces métadonnées sont intéressantes car elles peuvent permettre de contrôler la qualité des fichiers et d’en suivre l’évolution si plusieurs fichiers de même format et d’une même archive numérisée se retrouvent ensemble. Les métadonnées les plus courantes pour les numérisations de document sont celles au format EXIF, produites automatiquement par tout appareil photographique.

Capture d’écran de métadonnées EXIF d’une photographie des fonds sonores du CRBC. Source : Wikimedia Commons
Les métadonnées englobantes

Ces métadonnées ne sont pas intégrées au fichier comme les précédentes, mais y sont reliées ensuite, par le biais de logiciels spécialisés ou de système de gestions de données. Elles permettent, non pas de comprendre le fichier lui-même, mais d’interpréter son contenu, ce qui est ainsi qualifié de données « documentaires ». Plusieurs schémas existent, du plus souple comme le Dublin Core (utilisé par la bibliothèque numérique du CRBC entre autres), à des schémas plus techniques et pointus, adaptés à des contenus spécifiques (par exemple XML/TEI pour permettre d’encoder des textes en détail).

Exemple, tiré des TEI guidelines (p.160), de métadonnées XML/TEI. Texte encodé : Hamlet, Shakespeare (premier Quarto).
Exemple, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC,  de métadonnées Dublin Core : Manuscrit original de l’œuvre Le cheval d’orgueil(PJH 097)

Ces métadonnées sont les plus pertinentes pour permettre une recherche et un accès aux fichiers mis en ligne. Cependant, elles demandent aussi un travail précis de description du contenu. Dans le cadre de la Bibliothèque numérique du CRBC, ces métadonnées sont saisies manuellement par le personnel de la bibliothèque à partir de descriptions tierces (des inventaires d’archives, des catalogues bibliographiques) ou à partir d’une collaboration scientifique avec des chercheuses et chercheurs.

Elles concernent la matérialité des documents d’origine, le volume et le support physique par exemple, mais rassemblent également des informations sur le contenu, les thèmes abordés et le contexte de création du document original.

Ce sont ces métadonnées qui permettent ensuite au public de retrouver les documents numérisés. Les institutions prennent donc soin de désigner et signaler au mieux les fichiers numériques par des métadonnées précises, afin de rendre visible le document et d’en permettre un accès le plus pertinent possible. Avant toute mise en ligne de numérisation, il y a donc une réflexion à mener sur ces descriptions, afin d’en présenter une structure stable et cohérente au fil des numérisations et des projets de mise en ligne.

Ce n’est qu’une fois fini ce travail de documentation que le CRBC met en ligne sur sa bibliothèque numérique ces fichiers de numérisation.


Comme nous avons pu le voir à travers les différents articles écrits au cours de ces derniers mois, la numérisation de documents d’archives est un processus intellectuel et technique demandant du temps et de la préparation pour les institutions qui s’engagent dans cette pratique. Assurer un travail en amont de contrôle, gestion et vérification des étapes menant à la diffusion des archives numérisées est donc nécessaire, pour proposer au public un accès utile et utilisable sur le long terme aux ressources conservées. D’où ce qui peut sembler une certaine lenteur de diffusion à l’esprit des non-avertis, mais qui n’est que le reflet de la structuration minutieuse de nouvelles pratiques pour les institutions scientifiques et patrimoniales.

Quelles solutions pour conserver des fichiers numériques ?

Nous l’avons vu, les fichiers numériques représentent un grand défi pour les institutions prenant en charge des archives, autant dans la garantie d’un accès au fichier lui-même qu’à son contenu. Des pistes sont étudiées pour dépasser les problématiques du numérique, et nous allons en voir quelques unes. 

A court terme

La pratique la plus courante est la multiplication des supports et des systèmes de sauvegarde. 

Afin d’assurer la conservation des fichiers créés, et d’avoir un accès permanent à (au moins) une version saine du fichier, les services peuvent se reposer sur plusieurs supports de sauvegarde des fichiers numériques (ayant chacun leurs avantages et leurs inconvénients) : serveurs informatiques (qu’il s’agisse d’un serveur sur site ou à distance de type Cloud), disques durs externes, bandes magnétiques, voire à une époque CD-rom. L’important est d’avoir de multiples copies d’un même fichier sur des supports différents afin de s’assurer que la corruption de l’un d’eux ne génère pas la corruption des données mêmes.

Ces sauvegardes multiples font ensuite l’objet d’un contrôle de la part des services (souvent réalisé en comparant entre elles par calcul d’intégrité les copies avec l’intégrité calculée du fichier d’origine). Si l’un des fichiers se dégrade plus que les autres, celui-ci sera remplacé par une copie (encore intacte) du fichier d’origine. Car le simple stockage d’un fichier ne signifie pas qu’il ne soit pas activement en cours de dégradation ou qu’il n’ait pas subi de modifications. 

Il est en effet assez aisé de modifier volontairement ou involontairement certaines données numériques, que cela soit par une manipulation même des données dans les documents ou lorsque l’on cherche à atteindre des données assez anciennes pour que le système d’exploitation utilisé demande une mise à jour du format de fichier consulté (conversion automatique vers un format plus acceptable pour le système d’exploitation…mais qui n’est pas garant de la bonne interprétation de l’ensemble des données contenues dans l’ancien fichier).

Le contrôle d’intégrité permet de vérifier facilement si le fichier a subi des évolutions. Quelles modifications y ont été apportées, cela malheureusement ne peut se savoir par ces moyens, mais l’important pour le service est d’avoir conscience de la modification, afin de pouvoir contrer cette dernière en échangeant le fichier corrompu avec une copie contrôlée et intègre du fichier d’origine. 

Cependant, cette pratique n’influence pas la conservation du support même sur lequel le fichier est enregistré, seulement le fichier concerné. Or, les supports de données numériques ont une durée de vie limitée comme n’importe quel support d’information, et, s’ils sont couramment utilisés, même uniquement dans un but de stockage, ils connaissent des évolutions et des dégradations au fil du temps. Le plus souvent, la dégradation des données s’effectue en premier de manière invisible à l’œil humain, et la personne consultant le fichier ne s’en rend compte que lorsque ce dernier ne peut plus être lu correctement par son logiciel de traitement. 

Il est courant dans les services d’archives de considérer qu’après 5 ans, un disque dur comme un CD-rom ne peuvent plus être reconnus comme fiables. Les serveurs informatiques, selon leur taille et leur environnement, peuvent être jugés convenables jusqu’à une durée d’entre 5 et 10 ans. Lorsque l’on pense aux parchemins du Xème siècle, cela paraît bien peu…  

Mis à part cette multiplication des supports et des fichiers, la diffusion à grande échelle des fichiers secondaires est également un bon moyen de penser la sauvegarde du contenu concerné (même sous un format dégradé). La copie, même de moindre qualité, reste une copie qui, en cas de besoin peut permettre de donner accès à un minimum d’information sur le fichier d’origine. 

Et à long terme? 

Deux solutions existent, lorsque les premiers fichiers créés montrent une perte d’intégrité : la migration ou l’émulation. Ces méthodes jouent sur deux approches différentes du fichier conservé.

Dans le cadre de la migration, solution la plus courante dans les services d’archives,  le format du fichier est volontairement modifié. Comme nous l’avons déjà abordé, le format d’origine du fichier n’est pas forcément une garantie à long terme de la conservation ou de l’accès aux données enregistrées. Il faut donc parfois, après quelques années, envisager une conversion du fichier. Un nouvel exemplaire du fichier d’origine est créé dans un format autre que son premier format. Le format de destination est alors estimé plus fiable pour la conservation et pertinent pour son exploitation par les outils numériques actuels.

Cette solution requiert une certaine puissance technique, afin de pouvoir gérer la masse de conversions nécessaires. De plus, elle peut occasionner des pertes de données du fait du changement de format. Même si cela est réalisé dans un but de conservation, toute modification du fichier entraîne une modification des données enregistrées. Il s’agit donc d’estimer la pertinence de la migration pour le fichier.

L’autre possibilité est l’émulation. Cette solution implique la reproduction sur un système d’exploitation actuel d’un environnement matériel et logiciel externe, souvent plus ancien. Ce que l’on appelle ainsi l’émulateur simule l’environnement d’origine du fichier, permettant ainsi sa lecture par les logiciels adaptés et donnant donc l’assurance d’un accès complet aux données d’origine (dans le cadre ou le fichier est toujours intègre) sans nécessiter le changement de son format. L’architecture technique, les complexités  en termes de droit et de sécurité ne sont pas négligeables avec cette solution, mais celle-ci se développe notamment par la garantie du traitement complet des données du fichier, selon son contexte de création. 

Ces possibilités ne sont pas des garanties lors de la mise en œuvre d’une conservation complète et sans erreur du fichier numérique. Ce sont cependant des solutions face à une technologie encore jeune, évolutive et toujours plus complexe. La conservation des fichiers numériques est une question à penser, lorsque le monde dans lequel nous évoluons est autant tourné vers ces mêmes fichiers

Conserver des fichiers numériques: est-ce possible?

Dans le cadre de la numérisation d’archives, la création d’un fichier maître mais aussi de fichiers secondaires implique des ressources informatiques importantes pour gérer ces fichiers. Et elles ne sont pas à négliger lorsqu’il est envisagé une conservation sur le temps long des fichiers en question. Mais à quelle conservation pensons-nous dans ce cadre?

Conservation et technologies : un combat sans fin

Lorsque l’on parle de technologies numériques et de la conservation des fichiers numériques par ces technologies, il est assez courant d’entendre de l’étonnement face aux problématiques soulevées. Le numérique, et sa propension dans notre vie actuelle, laissent souvent penser que ces technologies n’ont pas de fin, et que, par leur simple fonctionnement, elles conservent d’elles-mêmes les fichiers qu’on y dépose.

Cependant, technologie ne se conjugue que très rarement avec conservation sur le temps long. Les services d’archives n’ont par exemple aucun mal à conserver (sans catastrophe ou événement attaquant le service même bien entendu) des parchemins du XIIIème siècle. Ce qui n’est pas le cas de pellicules photographiques et audiovisuelles par exemple, que les spécificités de manipulation et la composition chimique rendent extrêmement sensibles. Idem pour des fax (dont l’encre s’efface en moins de dix ans en moyenne) ou des publications de presse , qui malgré leur modernité se révèlent plus fragile.

Les technologies numériques, malgré leur apparente simplicité d’utilisation et leurs évolutions continues au fil des années, ne sont pas extérieures à ces problématiques de conservation. La complexité d’encodage des données informatiques, passant d’une forme binaire à un traitement selon le format du fichier pour sortir des éléments intelligibles par une machine et une personne implique en retour un travail régulier de vérification des fichiers créés numériquement. De même, bien que l’informatique soit souvent vue comme une dématérialisation des fichiers, ces derniers restent bien concret au cœur d’un réseau informatique. De fait, si les serveurs stockant les fichiers rencontrent un problème, les fichiers ne sont pas à l’abri de dégradations voir d’une disparition. Il est donc nécessaire de penser dans ce cadre à la fois au fichier lui-même et à son support de stockage.

La possible disparition des données

Depuis le développement de l’informatique, une question traverse parallèlement le monde des archives: comment conserver les données créées par ces nouvelles technologies et en assurer la transmission dans l’avenir? 

La question est loin d’être innocente. En effet, ce développement technologique sans précédent est la source de nombreux doutes au sein des services d’archives. Ces questionnements sont présents au point où la notion d’Âge sombre numérique s’est développée dans les milieux concernés. En référence à un terme employé (et critiqué) en historiographie pour désigner une période historique néfaste, l’Âge sombre numérique représente cette période de temps où les technologies se développent mais les méthodes de conservation pour assurer leur préservation ne sont pas encore mises en place. Mentionnée pour la première fois en 1997, cette notion fait référence à l’idée qu’à l’avenir, certains fichiers numériques ne seront plus accessibles par obsolescence des systèmes y donnant accès ou par corruption même des données au fil du temps.

Encore en 2020, même si la théorie existe, les méthodes de conservation ne sont pas uniformisées et les techniques restent incertaines car seul le temps permettra aux institutions de savoir si leur planification a été pertinente ou non. La multiplication des formats de fichiers, du type de données, des logiciels de traitement de ces dernières et leur grande diffusion sur de multiples réseaux (par mail ou plateformes web) est source de nombreux questionnement pour la conservation de l’information ainsi transmise.

La numérisation d’archives est donc un exercice demandant une réflexion constante de la part des institutions sur leur capacité à gérer et suivre techniquement et humainement l’évolution de leurs fichiers et de leurs systèmes informatiques.

Nous verrons dans le prochain article quelles solutions existent pour assurer une conservation numérique,si ce n’est à long terme, du moins à court et moyen terme.

Qu’est-ce qu’une numérisation de qualité?

Lorsqu’une archive est numérisée, le fichier obtenu est le plus souvent une image numérique (nous n’aborderons pas ici les archives sonores ou audiovisuelles en particulier, qui connaissent leurs propres défis). Sans rentrer dans sa composition même, quelques paramètres permettent de contrôler la qualité de l’image obtenue. 

La résolution de l’image

Le résultat d’une numérisation de qualité, pour une institution conservant des archives, est une image dont la résolution (soit le nombre de pixels par pouces ou ppp/ppi) est assez importante pour permettre une utilisation finale variée de l’image.

Pour exemple, un très bon appareil photo de smartphone peut actuellement produire des images allant jusqu’à 555 ppi de résolution. Dans le cadre d’une archive numérisée, il est généralement recommandé de viser une résolution environnant 1600 ppi (selon l’archive d’origine), mais pouvant également aller jusqu’à 6000 ppi. Cette résolution permet, entre autres, un niveau de détail et de manipulation suffisamment pertinent pour assurer l’utilisation du fichier sous diverses formes : mise en ligne sur un site internet, impression sur des affiches de grand formats… 

En parallèle de la résolution du fichier, le format dans lequel l’image est enregistrée joue beaucoup sur la qualité des données de l’image.

La question du format 

Aucun format, à ce jour n’est clairement défini pour assurer à la fois une bonne résolution d’image mais également l’accès et la conservation sur le long terme du fichier final. Pour autant, un choix est nécessaire car une image numérique brute (format .raw), telle qu’ enregistrée par un capteur photographique, ne serait pas intelligible. Le fichier .raw est automatiquement traité, soit par l’appareil photo soit par un logiciel externe,  lorsque l’image est visualisée sur un écran.  Et c’est l’enregistrement de ce traitement dans un format de visualisation qui est important.

Dans la vie courante, la majorité des images numériques créés et diffusées est au format .jpeg . C’est un format léger, mais qui est bien souvent compressé (c’est-à-dire qu’il ne conserve pas l’ensemble des données captées par l’appareil photographique lors de la prise de vue.). Cette compression implique une dégradation concrète de l’image finale, bien qu’invisible à l’œil nu. Même s’il est possible de revenir sur la compression du fichier par des techniques de calculs, celle-ci laisse des traces et certaines pertes ne sont pas réversibles. Les institutions de conservation évitent de facto les formats compressés.

Certains formats ne sont également pas pris en compte car leurs contraintes de gestion et d’accès sont trop importantes. Les formats dits propriétaires (dont les spécificités ne sont pas mises à disposition du public, dont la technique de formatage ne l’est pas non plus) sont considérés comme un risque pour la conservation des fichiers. Les services valorisent donc des formats dit ouverts, ce qui assure, en cas de problème avec le fichier ou si le format n’est plus lisible, de pouvoir retrouver l’accès aux données en se référant à ses spécificités.

Dans une optique de conservation, les formats favorisés sont de fait des formats non compressés et non propriétaires dont le standard se révèle assez demandeur en termes techniques pour assurer un haut rendu à la numérisation. Ces contraintes font que les formats les plus couramment choisis (.tiff ou .jp2) ne sont pas des formats facilement manipulables: la taille des fichiers, mais également les informations qu’ils contiennent (métadonnées), les rendent lourds à gérer numériquement.

Le fichier maître et les autres

Le fichier principal obtenu à la numérisation n’est que rarement celui qui est ensuite diffusé sur les ordinateurs de consultation ou mis en ligne. En effet, compte tenu des contraintes évoquées pour manipuler ce fichier dit « maître » ou principal, les institutions doivent créer à partir de ce dernier des fichiers secondaires. Souvent, ceux-ci seront dans des formats dégradés (comme .jpeg) afin de permettre la diffusion de l’image sur diverses plateformes, et l’utilisation concrète du document numérique par diverses personnes.

Ces fichiers, de qualité moindre techniquement par rapport au fichier maître, sont généralement suffisants pour une consultation classique des documents car même sur des fichiers dégradés, le niveau de détail atteint est acceptable pour l’œil humain. 

Capture d’écran d’un fichier .jpeg et d’un fichier .tiff côte-à-côte (zoom +200%): première page du manuscrit original du Cheval d’orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)
Pourquoi créer un fichier maître si lourd à la base?

Lorsque l’on créé des fichiers numériques, il est nécessaire de garder à l’esprit que la technologie numérique évolue rapidement. Il est tout à fait imaginable qu’un fichier, aujourd’hui considéré comme correct pour être diffusé voir conservé, se révèle d’ici quelques années de médiocre qualité pour les réseaux existants. En cherchant une image de haute qualité technique dès le départ, les institutions veulent garantir une utilisation numérique sur le temps « long » de la numérisation.

La qualité de la numérisation est donc l’assurance pour une institution d’un usage à long terme de l’image obtenue mais également l’assurance de ne pas avoir à réaliser de nouveau pour un temps donné une numérisation chronophage et coûteuse en ressources humaines et techniques. 

Mais ces choix ne sont que des étapes dans la finalisation de la numérisation. En effet, une fois le fichier numérique obtenu, il faut penser l’après : la conservation numérique du fichier. Cette question sera l’objet du prochain article publié.

La numérisation en pratique

Nous avons vu dans l’article précédent comment les institutions étaient amenées à sélectionner les documents d’archives faisant l’objet d’une numérisation. 

Une fois cette sélection faite, les documents sont préparés pour la numérisation (inventaire détaillé, contrôle des références documentaires et vérification de l’état concret du document) avant d’être numérisés.

Mais la numérisation en elle-même n’est pas anodine. Les documents d’archives sont des documents uniques, et dont la préservation sur le temps long est recherchée par l’institution les conservant. Même si la numérisation est un moyen de partager le contenu des archives et d’en réduire postérieurement la manipulation, elle n’est cependant pas une action sans conséquence pour les documents. Les institutions doivent donc prêter attention à la manière dont elles numérisent leurs archives.

Contrôler l’environnement de la numérisation

La numérisation d’archives est en général la prise de vue photographique d’un document de manière à en avoir une image numérique lisible et détaillée.

Toute prise de vue photographique demande une certaine luminosité afin de proposer un rendu acceptable à sa visualisation postérieure. Pour les documents, la numérisation implique donc une charge lumineuse et un changement d’environnement parfois important, qui ont des conséquences sur la conservation du document même. La lumière implique des dégradations photochimiques, par effet des rayons ultraviolets et infrarouges qui jouent sur la composition même du document. Par réaction également, une évolution thermique du document a lieu, accélérant le processus de dégradation interne à ce dernier. Ces dégâts étant cumulatifs et irréversibles, il s’agit lors de la numérisation d’en limiter au mieux les effets, notamment à travers une maîtrise complète des lumières et également de la durée d’exposition du document à ces dernières. 

Ces problématiques de contrôle des paramètres lumineux imposent donc aux institutions l’utilisation d’outils à but patrimonial, de scanners ou stations de numérisation spécifiquement conçus afin de limiter (ou du moins de maîtriser au mieux) les conséquences de la numérisation sur les documents.

Numérisation d’un document d’archives dans la salle du scanner de l’IBSHS (Institut brestois des sciences de l’homme et de la société)

Ces outils possèdent également des spécificités selon les documents numérisés : plateau modulable pour la numérisation de livres anciens (qui ne s’effectue pas à plat, afin de ne pas endommager les reliures ou les pages), tête de prise de vue déplaçable selon la taille des documents concernés, présence ou non d’une vitre de numérisation afin de contrôler la tenue du document lors de la prise de vue… De multiples options existent afin que les stations répondent aux besoins des institutions et de leurs documents

Ces outils présentent en parallèle des logiciels associés, permettant une maîtrise sur divers niveaux de la numérisation (d’une simple visualisation de l’image finale, au contrôle de la balance des blancs de l’image numériquement produite).

Pour des questions d’utilisation pratique mais aussi de sécurité de travail, les institutions qui peuvent avoir leur propre station de numérisation y dédient une salle, afin de ne pas avoir d’activités conflictuelles pour la réalisation des numérisations prévues mais également pour avoir l’assurance d’un espace suffisant pour manipuler la station de numérisation. De même, il est bien souvent nécessaire d’effectuer la numérisation sur des postes informatiques entièrement dédiés à cette pratique, voire coupés des réseaux externes classiques de communication (le transfert des fichiers numériques ne s’effectuant qu’en interne, par le biais de réseaux contrôlés par l’institution ou le service informatique dont elle dépend). 

Dans le cadre où la numérisation serait externalisée (ce qui est courant, afin de répondre à des besoins spécifiques parfois de tailles d’objets à numériser ou encore pour développer la capacité de numérisation d’une institution), d’autres paramètres entrent en jeu qui peuvent également jouer sur la conservation des documents d’archives, notamment la question du transport et de la transmission des archives à numériser auprès des prestataires de numérisation

Mais que la numérisation soit réalisée en interne ou externalisée, celle-ci impose à l’institution un contrôle complet de ses paramètres de réalisation, l’objectif étant de ne pas avoir à reproduire ces manipulations qui peuvent endommager l’archive de manière définitive. 

L’image produite lors de la numérisation d’une archive se doit donc d’être de qualité, afin de pouvoir être utilisée sur le temps long. Dans le prochain article, nous verrons ce qui est entendu par cette expression et comment les institutions s’assurent d’un résultat de numérisation valable sur la durée.

Numériser, oui. Mais quelles archives?

La copie numérique d’une archive est le résultat final d’un processus de réflexion qui traverse les institutions cherchant à communiquer autour de leurs fonds d’archives.

Les technologies numériques (que l’on peut définir brièvement comme tout moyen d’information qui se construit et transmet l’information sous forme de chiffres) n’ont pas amené aux services d’archives la pratique de la copie. Les actes sur parchemin au Moyen Âge étaient déjà copiés afin d’assurer la préservation des textes qu’ils contenaient. Premièrement pensée comme une méthode de conservation de l’information pure, la copie d’archives a connu une expansion au XXème siècle, avec notamment l’arrivée du microfilm, qui fut utilisé en masse pour créer des fac-similés de documents largement consultés et susceptibles d’être endommagés par ces consultations successives : les registres d’état-civil, le cadastre… Ces copies étaient alors principalement pensées dans une optique de conservation non seulement de l’information contenue, mais également de son support.

Les technologies numériques ne sont donc pas les premières tentatives de reproduction d’archives. Cependant, elles apportent, en plus d’une meilleure qualité d’images que les microfilms, une autre approche des sources en permettant une diffusion à grande échelle de l’information. Il y a désormais la possibilité d’une mise en ligne sur internet, ou sur un intranet réservé, avec l’idée de pouvoir mener plusieurs consultations de front sur un seul et même contenu.

En terme de conservation et de communication des documents originaux, les conséquences sont positives : le document en lui-même est moins manipulé, d’où une conservation en de meilleures conditions, l’accès à l’information contenue est en parallèle assurée par la copie numérique et peut-être étendu à un public qui n’est pas physiquement au sein de l’institution de conservation.

Pourquoi donc ne pas tout numériser?

La pratique de la numérisation a donné une grande visibilité aux archives, et il est courant que les publics pensent qu’à partir du moment où un document spécifique est numérisé, il n’y a pas de raison que les autres ne le soient pas non plus. En théorie, cela est tout à fait souhaitable, et peu d’institutions, à moins de contraintes légales de transmission de l’information, limiteraient volontairement cette procédure.

La réalité est malheureusement bien différente : toutes les archives n’ont pas d’équivalent numérique. Et elles ne pourraient pas en avoir, à l’heure actuelle des technologies et des réseaux existants.En effet, la pratique de la numérisation est un travail qui demande du temps, des ressources humaines, mais aussi des ressources informatiques importantes afin de conserver et proposer l’accès à des numérisations de qualité sur le long terme.

Le choix des archives

Très souvent, les institutions numérisent donc par  degrés d’ « urgence » les archives : celles dont la consultation physique est restreinte, dont la conservation est incertaine, ou encore qui sont les plus demandées pour consultation. La numérisation d’archives résulte d’un choix de la part des institutions, qui sont soumises à des contraintes concrètes de gestion et de communication de leurs archives.

Pour exemple, le premiers corpus numérisé par le CRBC et mis en ligne sur sa bibliothèque numérique est celui du Barzaz Bro Leon. Le CRBC possède une centaine de fonds d’archives, tous ayant un intérêt historique pour la recherche. Pourquoi avoir numérisé ces archives en particulier ?

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée :documents envoyés par Louis Falhun habitant à Tréglonou à l’abbé Jean-Marie Perrot en réponse au concours du Barzaz Bro-Leon (Barzaz Bro-Leon, droits : Youenn Caouissin)

Plusieurs raisons ont mené à cette décision : parallèlement à un travail de recherche effectué sur le corpus et ayant mené à une publication conjointe du CRBC (Barzaz Bro-Leon, une expérience inédite de collecte en Bretagne, sous la direction d’Éva Guillorel, aux Presses universitaires de Rennes / Centre de recherche bretonne et celtique, 2012), le fonds d’archives en question n’était pas conservé par le CRBC lui-même mais avait fait l’objet d’un prêt pour numérisation, autorisé par son propriétaire.

Ces prêts pour numérisation (et non conservation) sont de plus en plus fréquents dans les institutions, et permettent de communiquer et partager des archives difficilement accessibles par leur conservation en main privée. Cependant, ces prêts sont contraignants : de par leur statut de prêt, l’institution s’engage à les remettre à la personne propriétaire sous un temps donné. La numérisation doit donc être planifiée selon les attentes du contrat, en parallèle de la continuité des activités de l’institution en temps normal. Au sein du CRBC, suivant notre exemple, aucun personnel n’est entièrement dédié à ce travail, et la numérisation devient donc une tâche adjointe à un travail principal pour le personnel de la bibliothèque du centre de recherche.

La numérisation seule du corpus du Barzaz Bro-Leon s’est étendue sur environ un an, présentant au final 138 ensembles documentaires sur la bibliothèque numérique du CRBC, pour un total de plus de 1000 pièces d’archives numérisées

De multiples paramètres, d’accès, d’état et de contexte de traitement des documents, sont ainsi pris en compte lorsqu’une numérisation est décidée. Mais ce choix fait n’est que la première étape du processus, qui implique ensuite le traitement numérique des documents. Dans le prochain article, nous continuerons donc notre réflexion à travers le processus de numérisation d’un document et aborderons l’action concrète de la numérisation d’une archive.

Les Archives numérisées : introduction

La crise sanitaire récente et les mesures de confinement mises en place dans de nombreux pays dans le monde ont, pour les institutions culturelles, souligné l’importance d’un rapport à distance, par le biais des nouvelles technologies et de l’internet, avec leurs publics.

Les services d’archives et les bibliothèques ont en nombre eu recours à leurs documents numérisés afin de continuer leur activité de promotion patrimoniale. Ce qui a montré l’intérêt et la pertinence du travail de numérisation et de diffusion des contenus en ligne.

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée: manuscrit original du Cheval d’Orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)

Qu’il s’agisse d’archives numérisées (comme l’exemple ci-dessus, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC) ou de contenus nativement numériques, ces documents et ressources cachent, derrière leur facilité apparente de consultation et de manipulation, le questionnement constant des institutions sur leurs pratiques de travail et leurs méthodes de communication.

L’archive numérisée présente ses propres défis en matière de gestion et d’’accessibilité. L’archive papier est peu aisément accessible en soi : conservée au sein d’un service particulier, souvent éloigné d’autres structures ouvertes au public, décrite et intégrée dans des systèmes d’organisation non-générique malgré les tentatives d’uniformisation des fonds par les services… L’archive papier représente de fait un ensemble d’informations distant pour celles et ceux qui n’ont pas été introduits à son monde.

Le fac-similé numérique du même document peut être perçu comme plus accessible pour le public : diffusé en ligne, donc accessible à toute personne ayant un ordinateur et une connexion internet, sur des visionneuses adaptées (permettant un accès détaillé au document, ou encore pour certaines, la possibilité de faire une recherche textuelle dans le document même ou de télécharger sous différentes tailles le document en question, et ce avec un ensemble d’informations scientifiques sur le document original permettant de contextualiser ce dernier).

Pour autant, cette ultime diffusion du document cache un processus de création, d’information et de conservation complexe de ce même fac-similé numérique que doit gérer et appréhender l’institution qui en est à l’origine : quels outils pour créer le fichier numérique ? quel format pour le conserver ? quel format pour le diffuser ? où le diffuser ? et comment assurer sa préservation ? Ces quelques questions échantillonnées montrent comment chaque étape du processus représente des problématiques qui doivent être pensées et résolues pour assurer la pertinence de la démarche entreprise. Car même si la part croissante du numérique et de ses ramifications dans la vie courante semble laisser penser le contraire, la préservation et l’accès continu à des données numériques est un réel défi pour les institutions patrimoniales, encore plus si l’on pense en termes de temps long et de conservation archivistique.

Le développement d’outils en ligne de consultation des données, que celles-ci soient diffusées sous la forme d’images comme dans la bibliothèque numérique du CRBC ou de données textuelles comme dans la base PRELIB, pose la question aux services de la conservation de ces informations et de leur mise à disposition permanente à des publics aux ressources technologiques diverses. Les articles du carnet aborderont dans les prochaines semaines cet aspect des archives, de la création de copies numériques (à partir de documents d’archives physiques) à leur diffusion et leur conservation sur le temps long.