Point d’étape du projet REBELLE

Le projet de numérisation REBELLE « République locale des lettres – Analyse du fonctionnement du jeu littéraire en Bretagne entre 1946 et 1977 » a pour objectif d’étudier les réseaux de sociabilités existant dans le champ littéraire breton de la seconde moitié du XXe siècle. Les sources de ces analyses sont majoritairement des documents d’archives prouvant ces sociabilités, comme de la correspondance ou des comptes-rendus d’événements (réunions, rencontres, etc).

Dans ce carnet, il a été longuement question des archives en elles-mêmes, de leur gestion à leur description en passant par leur communication. Ces réflexions se menaient en parallèle d’un travail de reprise des inventaires d’archives, afin d’assurer une description plus pertinente et cohérente des fonds et donc des documents pris en compte par le projet de recherche.

Ce travail ayant pu être mené sur quelques fonds conservés ou numérisés par le CRBC, le projet a initié en 2020 une nouvelle étape : la sélection et la numérisation de documents témoignant de ces réseaux de sociabilités.

En pratique

Cette étape ne concerne pour l’instant qu’un des fonds du projet (Fonds Keravel-Le Mercier, regroupant les archives de deux secrétaires successifs de la fédération  Emgleo Breiz).

A partir de l’inventaire du fonds, une première sélection de documents a été effectuée, se concentrant principalement sur de la correspondance, ou bien des dossiers concernant des échanges relatifs à la politique linguistique de la France pour les langues régionales.

Partant de 137 boîtes d’archives*, les documents paraissant pertinents pour le projet ont formé après cette sélection un ensemble de 11 boîtes.

Les documents choisis touchent à de nombreux thèmes intéressant de près ou de loin le projet : les relations d’ Emgleo Breiz avec des auteurs bretons, des éditeurs en langue bretonne, des promoteurs de la langue bretonne ou des personnalités politiques pouvant soutenir cette dernière devant les institutions étatiques françaises.

Il a donc été nécessaire de faire des choix. Car si tous les documents sont pertinents au projet, il s’agissait d’avancer de manière cohérente afin de permettre une étude progressive des archives. De fait, sur ces 11 boîtes, une première a été constituée concernant à la fois les relations de l’association bretonne ou de ses secrétaires avec des auteurs de langue bretonne, mais aussi avec des personnalités du mouvement occitan. Cette première sélection permet de rendre compte des personnes impliquées au niveau régional, mais également au niveau national pour la défense de la langue bretonne et des relations entretenues avec d’autres structures aux objectifs linguistiques similaires à ceux d’ Emgleo Breiz.

Le travail réalisé sur cette première boîte permet à l’équipe du projet d’établir des pratiques et de questionner la continuité du travail sur le long terme. Lors d’une réunion sur les priorités de numérisation, il a ainsi, entre autres, été question de l’ordre des documents au sein des dossiers (faut-il les ordonner ou non avant numérisation ?), de la méthode de nommage des noms de fichiers numériques (sachant qu’une partie de la correspondance avait déjà été traitée par un prestataire tiers) et de la signalisation de fichiers provenant de partenaires au projet (notamment le Centre international de recherche et documentation occitanes (CIRDOC), possédant une partie de la correspondance échangée par Armand Keravel avec Robert Lafont, militant occitan).

Ces premiers questionnements ont permis de structurer plus précisément l’avancée du  projet et d’avoir une certaine visibilité de travail pour les mois à venir. Le premier contact avec les documents en eux-mêmes et leur consultation détaillée a également permis de partager en équipe sur les documents, leur contenu et de relever des points de questionnements ou des pratiques qui pourraient être à étudier par la suite.

* la notion de boîte est ici utilisée afin de donner un ordre de grandeur. 

Nuance d’archives: conserver ou préserver?

La conservation de documents est l’une des finalités du travail de l’archiviste, à la suite de la collecte et du classement des documents. Il est donc courant d’entendre ce terme lorsqu’il est question d’archives.

Pour autant, cette terminologie peut se révéler trompeuse. Car la conservation implique  en soi le maintien d’un élément dans un état constant et précis. Or, dans le cadre de la conservation du patrimoine archivistique, les archivistes ne travaillent pas tant à conserver définitivement un document qu’ils ne cherchent à le préserver – par diverses actions majoritairement préventives – , de causes pouvant mener à sa détérioration.

En effet, il n’est pas réaliste de penser que l’on peut conserver, au sens premier du terme, un document : de par son support, sa technique de création, un document est fondamentalement l’objet d’un processus chimique ; de par les usages liés à sa création, celui-ci fera l’objet de manipulations diverses dans des contextes particuliers, qui auront des conséquences sur son état. Il n’est pas possible d’arrêter tout processus chimique. Pas plus que, éthiquement, il n’est concevable d’empêcher la communication définitive et irrévocable d’un document, dans le seul but de garantir une sauvegarde parfaite du document en question.

Dès leur création, les documents présentent de fait des spécificités techniques et matérielles qui permettent de déterminer combien de temps environ ceux-ci pourront perdurer en l’état. Le travail dit de conservation à pour but d’étendre, au mieux, cette durée. L’objectif des méthodes et pratiques entendues sous le terme de conservation n’est donc pas tant le maintien du document en tant que tel qu’une recherche permanente pour assurer aux documents concernés une durée d’existence plus étendue, garantissant la préservation du document et de son contenu pour le rendre accessible sur le temps long.

Deux types de pratiques sont ainsi établies : une conservation dite préventive et une conservation dite curative.

La conservation préventive est l’ensemble des méthodes et pratiques mises en œuvre pour maîtriser au mieux l’environnement des documents. De la lumière au taux d’humidité, il s’agit de prendre connaissance des causes de détérioration qui existent autour des documents et de les contrôler pour en réduire les effets.

La conservation curative quant à elle recouvre les pratiques touchant aux documents en eux-mêmes. Plus invasive, elle est une étape complémentaire à la conservation préventive initiale. Elle peut amener à modifier chimiquement un document si cela est estimé nécessaire afin de réduire les dégradations en cours. Par exemple, il s’agira de désacidifier une collection de périodiques.

La conservation préventive prévaut dans la pratique, car une modification apportée à un document, même dans un esprit de conservation, reste une modification. Elle va de fait contre l’objectif de préservation en l’état du document.

Dans tous les cas, comme nous venons de le voir, la conservation est avant tout une série de mesures entreprises pour contrôler au mieux l’évolution des documents en question. Lorsque les méthodes de conservation mises en place se révèlent insuffisantes pour garantir l’existence et la pérennité des documents, il est alors nécessaire de passer par une étape de restauration. La restauration, plus invasive, est de fait vue comme un échec de la conservation et n’est menée à bien que lorsque toutes les autres méthodes n’ont pu limiter de manière pertinente les processus de dégradation.

Nuance d’archives : communiquer et diffuser

Dans la continuité de notre série d’articles sur la numérisation de documents d’archives, une nuance intéressante à aborder est celle entre la communication et la diffusion des archives. Il s’agit en effet d’une nuance qui a pris toute son importance avec le développement des technologies numériques, qui ont permis de partager des contenus et des données à des échelles encore jamais pensées.

Communiquer et diffuser : une même optique pour deux portées

La communication est un des piliers de l’archivistique. 

L’ensemble du travail mené par l’archiviste, de la collecte des fonds à leur classement, a pour but la communication et l’accès à qui en fait la demande à des documents uniques, permettant d’apporter un éclairage sur des événements et des pratiques passées. A l’origine, la communication en archives était la mise à disposition des archives au public en fonction de la communicabilité des documents, au sein de salles de consultation définies ou lors d’expositions.

La communicabilité est une notion importante à connaître dans ce cadre : il s’agit du degré de communication possible d’un document. Cela prend en compte un aspect légal de transmission de l’information (si les données disponibles dans les archives peuvent être transmises sans contrevenir à une loi, souvent le code civil ou le code intellectuel) et un aspect matériel (le document peut-il être transmis sans danger pour sa conservation à venir ?). Cette communicabilité s’adapte aux nécessités juridiques et patrimoniales de chaque fonds, voire de chaque document dans certains cas.

Dans le cadre d’archives numérisées, l’aspect purement matériel de la communication des archives n’entre plus en compte. Encore une fois, la numérisation permet la consultation en simultanée par plusieurs utilisatrices et utilisateurs d’un seul et même contenu. Cette simplicité apparente de communication est pour autant trompeuse car, en contrepartie, la question légale prend une toute autre ampleur. En effet, l’intention souvent attendue après la numérisation de documents est leur mise en ligne sur internet, pour les rendre accessibles au plus grand nombre. Pour autant, la mise en ligne sur des sites web dédiés n’est pas tant en soi un acte de communication, mais prend plutôt la portée d’un acte de diffusion de l’information, voire de publication.

La diffusion est une forme de communication, mais avec une portée plus large et des pré-requis légaux plus contraignants pour les institutions. Il faut d’une part s’assurer des droits connus sur les documents. En effet, la conservation d’un document n’en donne pas la responsabilité intellectuelle. Il est ainsi tout à fait courant de conserver, dans un but de recherche, des documents dont les personnes possédant les droits intellectuels (par descendance ou autre legs) ne souhaitent pas la diffusion, pour des raisons personnelles. L’institution ne peut pas légalement aller contre ces volontés dans le cadre d’archives d’origine privées, et il faut s’assurer que si la mise en ligne sur des sites se fait, l’institution garantit son utilisation à des fins de recherche scientifique ou historique, et rappelle à ce moment-là les droits existants sur les documents en question.

Car la mise en ligne d’un document implique pour l’institution mettant le fichier à disposition que ce dernier puisse être téléchargé, rediffusé, modifié ou exploité à diverses fins. Les institutions ont donc plus d’enjeux lors de la mise en ligne de documents que lors de la communication au sein d’un environnement où elles maîtrisent tous les paramètres, d’accès comme de reproduction et de diffusion extérieure, tels que la salle de lecture ou des postes informatiques sur leur réseau interne. Ces possibilités sont envisagées par les institutions avec l’établissement d’énoncés clairs entourant le fichier numérique diffusé (déclarations des droits sur le fichier, explication des buts de la mise en ligne, présentation des risques encourus en cas de réutilisation non-conforme aux droits appliqués sur le fichier, etc ).

La numérisation d’archives peut parfaitement se limiter à des usages internes au service (par le biais d’un intranet ou de postes informatiques dédiés à cette tâche) afin de contrôler l’accès et le partage des informations contenues. Ces restrictions ne sont bien souvent pas volontaires de la part des services, mais résultent d’un ensemble de facteurs à prendre en compte : une condition du propriétaire du fonds, une demande de la part des personnes possédant les droits intellectuels sur les documents  ou encore un souci de préserver la vie privée des personnes concernées (pour rappel, les archives publiques autorisent la communication d’informations au sujet d’une personne une fois 60 ans passés après la rédaction du document, a minima).  

De fait, la numérisation d’archives est une étape pouvant permettre d’améliorer l’accès à des informations autrement difficilement disponibles. Cependant, cette action n’est pas garante d’un droit de diffusion des informations ainsi numérisées.

Numérisez, conservez…documentez!

Les archives ont été sélectionnées, la numérisation a été réalisée et vérifiée, les fichiers ont été sauvegardés dans une optique de conservation sur le temps long…et ensuite ? Les mettre en ligne ?

Si cela peut paraître aisé, la réalité cache encore une fois des subtilités : car le fichier numérique doit être un minimum documenté pour être accessible dans le vaste espace de l’internet.

Un fichier dans le web

La mise en ligne pure et simple d’archives numérisées n’est pas souhaitable pour des institutions cherchant à valoriser et rendre accessible leur travail de conservation et de numérisation des documents. Cela reviendrait simplement à publier sur un site web un fichier image, sans renseignements ni contexte permettant d’en comprendre l’origine et la raison d’être, ni même son contenu.  

Ainsi, toute diffusion en ligne d’archives numérisées demande un travail de documentation et de renseignement sur ces mêmes archives, afin de les rendre accessibles au public. Pour les archives sur support analogique, cette documentation prend la forme d’instruments de recherche et de conditionnements cotés. Pour leur pendant numérique, cette documentation prend la forme de métadonnées, soit des données rattachées au fichier numérique afin de le commenter. Plusieurs types de métadonnées existent, selon leur objectif et leur méthode de création.

Les métadonnées internes

Par défaut, les fichiers possèdent des renseignements intrinsèques à leur format de sauvegarde : ces métadonnées permettent de connaître le contexte de création du fichier, notamment quand et comment celui-ci a été créé, mais elles peuvent également renseigner sur des droits de propriété apposés sur l’appareil à l’origine du fichier. 

En science de l’information, on qualifie souvent ces données de « techniques » (relevant de la technique de constitution du fichier même). Ces métadonnées sont intéressantes car elles peuvent permettre de contrôler la qualité des fichiers et d’en suivre l’évolution si plusieurs fichiers de même format et d’une même archive numérisée se retrouvent ensemble. Les métadonnées les plus courantes pour les numérisations de document sont celles au format EXIF, produites automatiquement par tout appareil photographique.

Capture d’écran de métadonnées EXIF d’une photographie des fonds sonores du CRBC. Source : Wikimedia Commons
Les métadonnées englobantes

Ces métadonnées ne sont pas intégrées au fichier comme les précédentes, mais y sont reliées ensuite, par le biais de logiciels spécialisés ou de système de gestions de données. Elles permettent, non pas de comprendre le fichier lui-même, mais d’interpréter son contenu, ce qui est ainsi qualifié de données « documentaires ». Plusieurs schémas existent, du plus souple comme le Dublin Core (utilisé par la bibliothèque numérique du CRBC entre autres), à des schémas plus techniques et pointus, adaptés à des contenus spécifiques (par exemple XML/TEI pour permettre d’encoder des textes en détail).

Exemple, tiré des TEI guidelines (p.160), de métadonnées XML/TEI. Texte encodé : Hamlet, Shakespeare (premier Quarto).
Exemple, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC,  de métadonnées Dublin Core : Manuscrit original de l’œuvre Le cheval d’orgueil(PJH 097)

Ces métadonnées sont les plus pertinentes pour permettre une recherche et un accès aux fichiers mis en ligne. Cependant, elles demandent aussi un travail précis de description du contenu. Dans le cadre de la Bibliothèque numérique du CRBC, ces métadonnées sont saisies manuellement par le personnel de la bibliothèque à partir de descriptions tierces (des inventaires d’archives, des catalogues bibliographiques) ou à partir d’une collaboration scientifique avec des chercheuses et chercheurs.

Elles concernent la matérialité des documents d’origine, le volume et le support physique par exemple, mais rassemblent également des informations sur le contenu, les thèmes abordés et le contexte de création du document original.

Ce sont ces métadonnées qui permettent ensuite au public de retrouver les documents numérisés. Les institutions prennent donc soin de désigner et signaler au mieux les fichiers numériques par des métadonnées précises, afin de rendre visible le document et d’en permettre un accès le plus pertinent possible. Avant toute mise en ligne de numérisation, il y a donc une réflexion à mener sur ces descriptions, afin d’en présenter une structure stable et cohérente au fil des numérisations et des projets de mise en ligne.

Ce n’est qu’une fois fini ce travail de documentation que le CRBC met en ligne sur sa bibliothèque numérique ces fichiers de numérisation.


Comme nous avons pu le voir à travers les différents articles écrits au cours de ces derniers mois, la numérisation de documents d’archives est un processus intellectuel et technique demandant du temps et de la préparation pour les institutions qui s’engagent dans cette pratique. Assurer un travail en amont de contrôle, gestion et vérification des étapes menant à la diffusion des archives numérisées est donc nécessaire, pour proposer au public un accès utile et utilisable sur le long terme aux ressources conservées. D’où ce qui peut sembler une certaine lenteur de diffusion à l’esprit des non-avertis, mais qui n’est que le reflet de la structuration minutieuse de nouvelles pratiques pour les institutions scientifiques et patrimoniales.

Quelles solutions pour conserver des fichiers numériques ?

Nous l’avons vu, les fichiers numériques représentent un grand défi pour les institutions prenant en charge des archives, autant dans la garantie d’un accès au fichier lui-même qu’à son contenu. Des pistes sont étudiées pour dépasser les problématiques du numérique, et nous allons en voir quelques unes. 

A court terme

La pratique la plus courante est la multiplication des supports et des systèmes de sauvegarde. 

Afin d’assurer la conservation des fichiers créés, et d’avoir un accès permanent à (au moins) une version saine du fichier, les services peuvent se reposer sur plusieurs supports de sauvegarde des fichiers numériques (ayant chacun leurs avantages et leurs inconvénients) : serveurs informatiques (qu’il s’agisse d’un serveur sur site ou à distance de type Cloud), disques durs externes, bandes magnétiques, voire à une époque CD-rom. L’important est d’avoir de multiples copies d’un même fichier sur des supports différents afin de s’assurer que la corruption de l’un d’eux ne génère pas la corruption des données mêmes.

Ces sauvegardes multiples font ensuite l’objet d’un contrôle de la part des services (souvent réalisé en comparant entre elles par calcul d’intégrité les copies avec l’intégrité calculée du fichier d’origine). Si l’un des fichiers se dégrade plus que les autres, celui-ci sera remplacé par une copie (encore intacte) du fichier d’origine. Car le simple stockage d’un fichier ne signifie pas qu’il ne soit pas activement en cours de dégradation ou qu’il n’ait pas subi de modifications. 

Il est en effet assez aisé de modifier volontairement ou involontairement certaines données numériques, que cela soit par une manipulation même des données dans les documents ou lorsque l’on cherche à atteindre des données assez anciennes pour que le système d’exploitation utilisé demande une mise à jour du format de fichier consulté (conversion automatique vers un format plus acceptable pour le système d’exploitation…mais qui n’est pas garant de la bonne interprétation de l’ensemble des données contenues dans l’ancien fichier).

Le contrôle d’intégrité permet de vérifier facilement si le fichier a subi des évolutions. Quelles modifications y ont été apportées, cela malheureusement ne peut se savoir par ces moyens, mais l’important pour le service est d’avoir conscience de la modification, afin de pouvoir contrer cette dernière en échangeant le fichier corrompu avec une copie contrôlée et intègre du fichier d’origine. 

Cependant, cette pratique n’influence pas la conservation du support même sur lequel le fichier est enregistré, seulement le fichier concerné. Or, les supports de données numériques ont une durée de vie limitée comme n’importe quel support d’information, et, s’ils sont couramment utilisés, même uniquement dans un but de stockage, ils connaissent des évolutions et des dégradations au fil du temps. Le plus souvent, la dégradation des données s’effectue en premier de manière invisible à l’œil humain, et la personne consultant le fichier ne s’en rend compte que lorsque ce dernier ne peut plus être lu correctement par son logiciel de traitement. 

Il est courant dans les services d’archives de considérer qu’après 5 ans, un disque dur comme un CD-rom ne peuvent plus être reconnus comme fiables. Les serveurs informatiques, selon leur taille et leur environnement, peuvent être jugés convenables jusqu’à une durée d’entre 5 et 10 ans. Lorsque l’on pense aux parchemins du Xème siècle, cela paraît bien peu…  

Mis à part cette multiplication des supports et des fichiers, la diffusion à grande échelle des fichiers secondaires est également un bon moyen de penser la sauvegarde du contenu concerné (même sous un format dégradé). La copie, même de moindre qualité, reste une copie qui, en cas de besoin peut permettre de donner accès à un minimum d’information sur le fichier d’origine. 

Et à long terme? 

Deux solutions existent, lorsque les premiers fichiers créés montrent une perte d’intégrité : la migration ou l’émulation. Ces méthodes jouent sur deux approches différentes du fichier conservé.

Dans le cadre de la migration, solution la plus courante dans les services d’archives,  le format du fichier est volontairement modifié. Comme nous l’avons déjà abordé, le format d’origine du fichier n’est pas forcément une garantie à long terme de la conservation ou de l’accès aux données enregistrées. Il faut donc parfois, après quelques années, envisager une conversion du fichier. Un nouvel exemplaire du fichier d’origine est créé dans un format autre que son premier format. Le format de destination est alors estimé plus fiable pour la conservation et pertinent pour son exploitation par les outils numériques actuels.

Cette solution requiert une certaine puissance technique, afin de pouvoir gérer la masse de conversions nécessaires. De plus, elle peut occasionner des pertes de données du fait du changement de format. Même si cela est réalisé dans un but de conservation, toute modification du fichier entraîne une modification des données enregistrées. Il s’agit donc d’estimer la pertinence de la migration pour le fichier.

L’autre possibilité est l’émulation. Cette solution implique la reproduction sur un système d’exploitation actuel d’un environnement matériel et logiciel externe, souvent plus ancien. Ce que l’on appelle ainsi l’émulateur simule l’environnement d’origine du fichier, permettant ainsi sa lecture par les logiciels adaptés et donnant donc l’assurance d’un accès complet aux données d’origine (dans le cadre ou le fichier est toujours intègre) sans nécessiter le changement de son format. L’architecture technique, les complexités  en termes de droit et de sécurité ne sont pas négligeables avec cette solution, mais celle-ci se développe notamment par la garantie du traitement complet des données du fichier, selon son contexte de création. 

Ces possibilités ne sont pas des garanties lors de la mise en œuvre d’une conservation complète et sans erreur du fichier numérique. Ce sont cependant des solutions face à une technologie encore jeune, évolutive et toujours plus complexe. La conservation des fichiers numériques est une question à penser, lorsque le monde dans lequel nous évoluons est autant tourné vers ces mêmes fichiers

Conserver des fichiers numériques: est-ce possible?

Dans le cadre de la numérisation d’archives, la création d’un fichier maître mais aussi de fichiers secondaires implique des ressources informatiques importantes pour gérer ces fichiers. Et elles ne sont pas à négliger lorsqu’il est envisagé une conservation sur le temps long des fichiers en question. Mais à quelle conservation pensons-nous dans ce cadre?

Conservation et technologies : un combat sans fin

Lorsque l’on parle de technologies numériques et de la conservation des fichiers numériques par ces technologies, il est assez courant d’entendre de l’étonnement face aux problématiques soulevées. Le numérique, et sa propension dans notre vie actuelle, laissent souvent penser que ces technologies n’ont pas de fin, et que, par leur simple fonctionnement, elles conservent d’elles-mêmes les fichiers qu’on y dépose.

Cependant, technologie ne se conjugue que très rarement avec conservation sur le temps long. Les services d’archives n’ont par exemple aucun mal à conserver (sans catastrophe ou événement attaquant le service même bien entendu) des parchemins du XIIIème siècle. Ce qui n’est pas le cas de pellicules photographiques et audiovisuelles par exemple, que les spécificités de manipulation et la composition chimique rendent extrêmement sensibles. Idem pour des fax (dont l’encre s’efface en moins de dix ans en moyenne) ou des publications de presse , qui malgré leur modernité se révèlent plus fragile.

Les technologies numériques, malgré leur apparente simplicité d’utilisation et leurs évolutions continues au fil des années, ne sont pas extérieures à ces problématiques de conservation. La complexité d’encodage des données informatiques, passant d’une forme binaire à un traitement selon le format du fichier pour sortir des éléments intelligibles par une machine et une personne implique en retour un travail régulier de vérification des fichiers créés numériquement. De même, bien que l’informatique soit souvent vue comme une dématérialisation des fichiers, ces derniers restent bien concret au cœur d’un réseau informatique. De fait, si les serveurs stockant les fichiers rencontrent un problème, les fichiers ne sont pas à l’abri de dégradations voir d’une disparition. Il est donc nécessaire de penser dans ce cadre à la fois au fichier lui-même et à son support de stockage.

La possible disparition des données

Depuis le développement de l’informatique, une question traverse parallèlement le monde des archives: comment conserver les données créées par ces nouvelles technologies et en assurer la transmission dans l’avenir? 

La question est loin d’être innocente. En effet, ce développement technologique sans précédent est la source de nombreux doutes au sein des services d’archives. Ces questionnements sont présents au point où la notion d’Âge sombre numérique s’est développée dans les milieux concernés. En référence à un terme employé (et critiqué) en historiographie pour désigner une période historique néfaste, l’Âge sombre numérique représente cette période de temps où les technologies se développent mais les méthodes de conservation pour assurer leur préservation ne sont pas encore mises en place. Mentionnée pour la première fois en 1997, cette notion fait référence à l’idée qu’à l’avenir, certains fichiers numériques ne seront plus accessibles par obsolescence des systèmes y donnant accès ou par corruption même des données au fil du temps.

Encore en 2020, même si la théorie existe, les méthodes de conservation ne sont pas uniformisées et les techniques restent incertaines car seul le temps permettra aux institutions de savoir si leur planification a été pertinente ou non. La multiplication des formats de fichiers, du type de données, des logiciels de traitement de ces dernières et leur grande diffusion sur de multiples réseaux (par mail ou plateformes web) est source de nombreux questionnement pour la conservation de l’information ainsi transmise.

La numérisation d’archives est donc un exercice demandant une réflexion constante de la part des institutions sur leur capacité à gérer et suivre techniquement et humainement l’évolution de leurs fichiers et de leurs systèmes informatiques.

Nous verrons dans le prochain article quelles solutions existent pour assurer une conservation numérique,si ce n’est à long terme, du moins à court et moyen terme.

Qu’est-ce qu’une numérisation de qualité?

Lorsqu’une archive est numérisée, le fichier obtenu est le plus souvent une image numérique (nous n’aborderons pas ici les archives sonores ou audiovisuelles en particulier, qui connaissent leurs propres défis). Sans rentrer dans sa composition même, quelques paramètres permettent de contrôler la qualité de l’image obtenue. 

La résolution de l’image

Le résultat d’une numérisation de qualité, pour une institution conservant des archives, est une image dont la résolution (soit le nombre de pixels par pouces ou ppp/ppi) est assez importante pour permettre une utilisation finale variée de l’image.

Pour exemple, un très bon appareil photo de smartphone peut actuellement produire des images allant jusqu’à 555 ppi de résolution. Dans le cadre d’une archive numérisée, il est généralement recommandé de viser une résolution environnant 1600 ppi (selon l’archive d’origine), mais pouvant également aller jusqu’à 6000 ppi. Cette résolution permet, entre autres, un niveau de détail et de manipulation suffisamment pertinent pour assurer l’utilisation du fichier sous diverses formes : mise en ligne sur un site internet, impression sur des affiches de grand formats… 

En parallèle de la résolution du fichier, le format dans lequel l’image est enregistrée joue beaucoup sur la qualité des données de l’image.

La question du format 

Aucun format, à ce jour n’est clairement défini pour assurer à la fois une bonne résolution d’image mais également l’accès et la conservation sur le long terme du fichier final. Pour autant, un choix est nécessaire car une image numérique brute (format .raw), telle qu’ enregistrée par un capteur photographique, ne serait pas intelligible. Le fichier .raw est automatiquement traité, soit par l’appareil photo soit par un logiciel externe,  lorsque l’image est visualisée sur un écran.  Et c’est l’enregistrement de ce traitement dans un format de visualisation qui est important.

Dans la vie courante, la majorité des images numériques créés et diffusées est au format .jpeg . C’est un format léger, mais qui est bien souvent compressé (c’est-à-dire qu’il ne conserve pas l’ensemble des données captées par l’appareil photographique lors de la prise de vue.). Cette compression implique une dégradation concrète de l’image finale, bien qu’invisible à l’œil nu. Même s’il est possible de revenir sur la compression du fichier par des techniques de calculs, celle-ci laisse des traces et certaines pertes ne sont pas réversibles. Les institutions de conservation évitent de facto les formats compressés.

Certains formats ne sont également pas pris en compte car leurs contraintes de gestion et d’accès sont trop importantes. Les formats dits propriétaires (dont les spécificités ne sont pas mises à disposition du public, dont la technique de formatage ne l’est pas non plus) sont considérés comme un risque pour la conservation des fichiers. Les services valorisent donc des formats dit ouverts, ce qui assure, en cas de problème avec le fichier ou si le format n’est plus lisible, de pouvoir retrouver l’accès aux données en se référant à ses spécificités.

Dans une optique de conservation, les formats favorisés sont de fait des formats non compressés et non propriétaires dont le standard se révèle assez demandeur en termes techniques pour assurer un haut rendu à la numérisation. Ces contraintes font que les formats les plus couramment choisis (.tiff ou .jp2) ne sont pas des formats facilement manipulables: la taille des fichiers, mais également les informations qu’ils contiennent (métadonnées), les rendent lourds à gérer numériquement.

Le fichier maître et les autres

Le fichier principal obtenu à la numérisation n’est que rarement celui qui est ensuite diffusé sur les ordinateurs de consultation ou mis en ligne. En effet, compte tenu des contraintes évoquées pour manipuler ce fichier dit « maître » ou principal, les institutions doivent créer à partir de ce dernier des fichiers secondaires. Souvent, ceux-ci seront dans des formats dégradés (comme .jpeg) afin de permettre la diffusion de l’image sur diverses plateformes, et l’utilisation concrète du document numérique par diverses personnes.

Ces fichiers, de qualité moindre techniquement par rapport au fichier maître, sont généralement suffisants pour une consultation classique des documents car même sur des fichiers dégradés, le niveau de détail atteint est acceptable pour l’œil humain. 

Capture d’écran d’un fichier .jpeg et d’un fichier .tiff côte-à-côte (zoom +200%): première page du manuscrit original du Cheval d’orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)
Pourquoi créer un fichier maître si lourd à la base?

Lorsque l’on créé des fichiers numériques, il est nécessaire de garder à l’esprit que la technologie numérique évolue rapidement. Il est tout à fait imaginable qu’un fichier, aujourd’hui considéré comme correct pour être diffusé voir conservé, se révèle d’ici quelques années de médiocre qualité pour les réseaux existants. En cherchant une image de haute qualité technique dès le départ, les institutions veulent garantir une utilisation numérique sur le temps « long » de la numérisation.

La qualité de la numérisation est donc l’assurance pour une institution d’un usage à long terme de l’image obtenue mais également l’assurance de ne pas avoir à réaliser de nouveau pour un temps donné une numérisation chronophage et coûteuse en ressources humaines et techniques. 

Mais ces choix ne sont que des étapes dans la finalisation de la numérisation. En effet, une fois le fichier numérique obtenu, il faut penser l’après : la conservation numérique du fichier. Cette question sera l’objet du prochain article publié.

La numérisation en pratique

Nous avons vu dans l’article précédent comment les institutions étaient amenées à sélectionner les documents d’archives faisant l’objet d’une numérisation. 

Une fois cette sélection faite, les documents sont préparés pour la numérisation (inventaire détaillé, contrôle des références documentaires et vérification de l’état concret du document) avant d’être numérisés.

Mais la numérisation en elle-même n’est pas anodine. Les documents d’archives sont des documents uniques, et dont la préservation sur le temps long est recherchée par l’institution les conservant. Même si la numérisation est un moyen de partager le contenu des archives et d’en réduire postérieurement la manipulation, elle n’est cependant pas une action sans conséquence pour les documents. Les institutions doivent donc prêter attention à la manière dont elles numérisent leurs archives.

Contrôler l’environnement de la numérisation

La numérisation d’archives est en général la prise de vue photographique d’un document de manière à en avoir une image numérique lisible et détaillée.

Toute prise de vue photographique demande une certaine luminosité afin de proposer un rendu acceptable à sa visualisation postérieure. Pour les documents, la numérisation implique donc une charge lumineuse et un changement d’environnement parfois important, qui ont des conséquences sur la conservation du document même. La lumière implique des dégradations photochimiques, par effet des rayons ultraviolets et infrarouges qui jouent sur la composition même du document. Par réaction également, une évolution thermique du document a lieu, accélérant le processus de dégradation interne à ce dernier. Ces dégâts étant cumulatifs et irréversibles, il s’agit lors de la numérisation d’en limiter au mieux les effets, notamment à travers une maîtrise complète des lumières et également de la durée d’exposition du document à ces dernières. 

Ces problématiques de contrôle des paramètres lumineux imposent donc aux institutions l’utilisation d’outils à but patrimonial, de scanners ou stations de numérisation spécifiquement conçus afin de limiter (ou du moins de maîtriser au mieux) les conséquences de la numérisation sur les documents.

Numérisation d’un document d’archives dans la salle du scanner de l’IBSHS (Institut brestois des sciences de l’homme et de la société)

Ces outils possèdent également des spécificités selon les documents numérisés : plateau modulable pour la numérisation de livres anciens (qui ne s’effectue pas à plat, afin de ne pas endommager les reliures ou les pages), tête de prise de vue déplaçable selon la taille des documents concernés, présence ou non d’une vitre de numérisation afin de contrôler la tenue du document lors de la prise de vue… De multiples options existent afin que les stations répondent aux besoins des institutions et de leurs documents

Ces outils présentent en parallèle des logiciels associés, permettant une maîtrise sur divers niveaux de la numérisation (d’une simple visualisation de l’image finale, au contrôle de la balance des blancs de l’image numériquement produite).

Pour des questions d’utilisation pratique mais aussi de sécurité de travail, les institutions qui peuvent avoir leur propre station de numérisation y dédient une salle, afin de ne pas avoir d’activités conflictuelles pour la réalisation des numérisations prévues mais également pour avoir l’assurance d’un espace suffisant pour manipuler la station de numérisation. De même, il est bien souvent nécessaire d’effectuer la numérisation sur des postes informatiques entièrement dédiés à cette pratique, voire coupés des réseaux externes classiques de communication (le transfert des fichiers numériques ne s’effectuant qu’en interne, par le biais de réseaux contrôlés par l’institution ou le service informatique dont elle dépend). 

Dans le cadre où la numérisation serait externalisée (ce qui est courant, afin de répondre à des besoins spécifiques parfois de tailles d’objets à numériser ou encore pour développer la capacité de numérisation d’une institution), d’autres paramètres entrent en jeu qui peuvent également jouer sur la conservation des documents d’archives, notamment la question du transport et de la transmission des archives à numériser auprès des prestataires de numérisation

Mais que la numérisation soit réalisée en interne ou externalisée, celle-ci impose à l’institution un contrôle complet de ses paramètres de réalisation, l’objectif étant de ne pas avoir à reproduire ces manipulations qui peuvent endommager l’archive de manière définitive. 

L’image produite lors de la numérisation d’une archive se doit donc d’être de qualité, afin de pouvoir être utilisée sur le temps long. Dans le prochain article, nous verrons ce qui est entendu par cette expression et comment les institutions s’assurent d’un résultat de numérisation valable sur la durée.

Numériser, oui. Mais quelles archives?

La copie numérique d’une archive est le résultat final d’un processus de réflexion qui traverse les institutions cherchant à communiquer autour de leurs fonds d’archives.

Les technologies numériques (que l’on peut définir brièvement comme tout moyen d’information qui se construit et transmet l’information sous forme de chiffres) n’ont pas amené aux services d’archives la pratique de la copie. Les actes sur parchemin au Moyen Âge étaient déjà copiés afin d’assurer la préservation des textes qu’ils contenaient. Premièrement pensée comme une méthode de conservation de l’information pure, la copie d’archives a connu une expansion au XXème siècle, avec notamment l’arrivée du microfilm, qui fut utilisé en masse pour créer des fac-similés de documents largement consultés et susceptibles d’être endommagés par ces consultations successives : les registres d’état-civil, le cadastre… Ces copies étaient alors principalement pensées dans une optique de conservation non seulement de l’information contenue, mais également de son support.

Les technologies numériques ne sont donc pas les premières tentatives de reproduction d’archives. Cependant, elles apportent, en plus d’une meilleure qualité d’images que les microfilms, une autre approche des sources en permettant une diffusion à grande échelle de l’information. Il y a désormais la possibilité d’une mise en ligne sur internet, ou sur un intranet réservé, avec l’idée de pouvoir mener plusieurs consultations de front sur un seul et même contenu.

En terme de conservation et de communication des documents originaux, les conséquences sont positives : le document en lui-même est moins manipulé, d’où une conservation en de meilleures conditions, l’accès à l’information contenue est en parallèle assurée par la copie numérique et peut-être étendu à un public qui n’est pas physiquement au sein de l’institution de conservation.

Pourquoi donc ne pas tout numériser?

La pratique de la numérisation a donné une grande visibilité aux archives, et il est courant que les publics pensent qu’à partir du moment où un document spécifique est numérisé, il n’y a pas de raison que les autres ne le soient pas non plus. En théorie, cela est tout à fait souhaitable, et peu d’institutions, à moins de contraintes légales de transmission de l’information, limiteraient volontairement cette procédure.

La réalité est malheureusement bien différente : toutes les archives n’ont pas d’équivalent numérique. Et elles ne pourraient pas en avoir, à l’heure actuelle des technologies et des réseaux existants.En effet, la pratique de la numérisation est un travail qui demande du temps, des ressources humaines, mais aussi des ressources informatiques importantes afin de conserver et proposer l’accès à des numérisations de qualité sur le long terme.

Le choix des archives

Très souvent, les institutions numérisent donc par  degrés d’ « urgence » les archives : celles dont la consultation physique est restreinte, dont la conservation est incertaine, ou encore qui sont les plus demandées pour consultation. La numérisation d’archives résulte d’un choix de la part des institutions, qui sont soumises à des contraintes concrètes de gestion et de communication de leurs archives.

Pour exemple, le premiers corpus numérisé par le CRBC et mis en ligne sur sa bibliothèque numérique est celui du Barzaz Bro Leon. Le CRBC possède une centaine de fonds d’archives, tous ayant un intérêt historique pour la recherche. Pourquoi avoir numérisé ces archives en particulier ?

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée :documents envoyés par Louis Falhun habitant à Tréglonou à l’abbé Jean-Marie Perrot en réponse au concours du Barzaz Bro-Leon (Barzaz Bro-Leon, droits : Youenn Caouissin)

Plusieurs raisons ont mené à cette décision : parallèlement à un travail de recherche effectué sur le corpus et ayant mené à une publication conjointe du CRBC (Barzaz Bro-Leon, une expérience inédite de collecte en Bretagne, sous la direction d’Éva Guillorel, aux Presses universitaires de Rennes / Centre de recherche bretonne et celtique, 2012), le fonds d’archives en question n’était pas conservé par le CRBC lui-même mais avait fait l’objet d’un prêt pour numérisation, autorisé par son propriétaire.

Ces prêts pour numérisation (et non conservation) sont de plus en plus fréquents dans les institutions, et permettent de communiquer et partager des archives difficilement accessibles par leur conservation en main privée. Cependant, ces prêts sont contraignants : de par leur statut de prêt, l’institution s’engage à les remettre à la personne propriétaire sous un temps donné. La numérisation doit donc être planifiée selon les attentes du contrat, en parallèle de la continuité des activités de l’institution en temps normal. Au sein du CRBC, suivant notre exemple, aucun personnel n’est entièrement dédié à ce travail, et la numérisation devient donc une tâche adjointe à un travail principal pour le personnel de la bibliothèque du centre de recherche.

La numérisation seule du corpus du Barzaz Bro-Leon s’est étendue sur environ un an, présentant au final 138 ensembles documentaires sur la bibliothèque numérique du CRBC, pour un total de plus de 1000 pièces d’archives numérisées

De multiples paramètres, d’accès, d’état et de contexte de traitement des documents, sont ainsi pris en compte lorsqu’une numérisation est décidée. Mais ce choix fait n’est que la première étape du processus, qui implique ensuite le traitement numérique des documents. Dans le prochain article, nous continuerons donc notre réflexion à travers le processus de numérisation d’un document et aborderons l’action concrète de la numérisation d’une archive.

Les Archives numérisées : introduction

La crise sanitaire récente et les mesures de confinement mises en place dans de nombreux pays dans le monde ont, pour les institutions culturelles, souligné l’importance d’un rapport à distance, par le biais des nouvelles technologies et de l’internet, avec leurs publics.

Les services d’archives et les bibliothèques ont en nombre eu recours à leurs documents numérisés afin de continuer leur activité de promotion patrimoniale. Ce qui a montré l’intérêt et la pertinence du travail de numérisation et de diffusion des contenus en ligne.

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée: manuscrit original du Cheval d’Orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)

Qu’il s’agisse d’archives numérisées (comme l’exemple ci-dessus, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC) ou de contenus nativement numériques, ces documents et ressources cachent, derrière leur facilité apparente de consultation et de manipulation, le questionnement constant des institutions sur leurs pratiques de travail et leurs méthodes de communication.

L’archive numérisée présente ses propres défis en matière de gestion et d’’accessibilité. L’archive papier est peu aisément accessible en soi : conservée au sein d’un service particulier, souvent éloigné d’autres structures ouvertes au public, décrite et intégrée dans des systèmes d’organisation non-générique malgré les tentatives d’uniformisation des fonds par les services… L’archive papier représente de fait un ensemble d’informations distant pour celles et ceux qui n’ont pas été introduits à son monde.

Le fac-similé numérique du même document peut être perçu comme plus accessible pour le public : diffusé en ligne, donc accessible à toute personne ayant un ordinateur et une connexion internet, sur des visionneuses adaptées (permettant un accès détaillé au document, ou encore pour certaines, la possibilité de faire une recherche textuelle dans le document même ou de télécharger sous différentes tailles le document en question, et ce avec un ensemble d’informations scientifiques sur le document original permettant de contextualiser ce dernier).

Pour autant, cette ultime diffusion du document cache un processus de création, d’information et de conservation complexe de ce même fac-similé numérique que doit gérer et appréhender l’institution qui en est à l’origine : quels outils pour créer le fichier numérique ? quel format pour le conserver ? quel format pour le diffuser ? où le diffuser ? et comment assurer sa préservation ? Ces quelques questions échantillonnées montrent comment chaque étape du processus représente des problématiques qui doivent être pensées et résolues pour assurer la pertinence de la démarche entreprise. Car même si la part croissante du numérique et de ses ramifications dans la vie courante semble laisser penser le contraire, la préservation et l’accès continu à des données numériques est un réel défi pour les institutions patrimoniales, encore plus si l’on pense en termes de temps long et de conservation archivistique.

Le développement d’outils en ligne de consultation des données, que celles-ci soient diffusées sous la forme d’images comme dans la bibliothèque numérique du CRBC ou de données textuelles comme dans la base PRELIB, pose la question aux services de la conservation de ces informations et de leur mise à disposition permanente à des publics aux ressources technologiques diverses. Les articles du carnet aborderont dans les prochaines semaines cet aspect des archives, de la création de copies numériques (à partir de documents d’archives physiques) à leur diffusion et leur conservation sur le temps long. 

L’accessibilité des archives

La crise sanitaire que traverse le monde en ce moment a eu des conséquences importantes sur le monde des archives, notamment par l’impossibilité d’accueillir du public et de donner accès à des documents conservés dans des institutions fermées. La période de confinement qu’a connu l’Université de Bretagne Occidentale et le Centre de recherche bretonne et celtique a mis en relief un problème latent au sein des institutions conservant des fonds d’archives: l’accessibilité aux fonds. Et alors que les services et les institutions conservant des archives rouvrent leurs portes, la question de l’accessibilité concrète aux archives se pose comme celle de la réelle ouverture de ces services au public


Le Centre de Recherche bretonne et celtique possède en 2020 plus d’une centaine de fonds d’archives émanant de personnes morales ou physiques privées (non dépendant des institutions de l’état). Ces fonds sont composés de documents allant de parchemins du XVème siècle à des enregistrements sonores de la fin des années 1990 ( en sachant que la majorité des fonds est sur support papier).  

Au CRBC, les fonds d’archives peuvent être consultés sur rendez-vous et sur demande, motivée, auprès du directeur du centre. Les fonds d’archives sont, en théorie, accessibles à tous.

Mais qu’en est-il de l’accès aux fonds, en pratique? 

Tout d’abord, certains fonds sont l’objet de restrictions légales, imposées par leurs propriétaires ou par les codes de loi. Le CRBC peut être acquéreur ou simplement conservateur des fonds d’archives. Dans le second cas, les propriétaires des fonds peuvent émettre des demandes relatives au traitement et à l’ouverture du fonds au sein du CRBC. Les services conservant des fonds en dépôts cherchent généralement à limiter au mieux les restrictions de communication, car elles complexifient souvent le travail autour du fonds, mais ne peuvent totalement les interdire. Le CRBC lui-même peut être amené également à limiter la communication de documents, pour respecter les lois relatives à la communication d’informations relevant de la vie privée de personnes encore en vie. Les fonds d’archives peuvent contenir en effet des documents assez récents (datant des années 2000 par exemple dans certains fonds). Selon la loi  les archives publiques ont, dans cette optique, des règlements et des circulaires officialisant les délais de communication de documents. Dans le cadre d’archives privées, celles-ci sont avant tout soumises au respect de la vie privée, selon le code civil. La conservation des archives n’implique donc pas l’autorisation entière de leur communication et le CRBC doit consciemment autoriser celle-ci. 

Une autre limite à l’accès aux documents d’archives peut être l’état de conservation des archives même. Bien que le traitement des fonds d’archives suppose la mise en place de pratiques de préservation préventive des documents, et que la restauration de documents à fin de conservation soit une possibilité, certaines pièces se présentent dans des états de dégradation avancés, empêchant, afin d’en assurer la conservation sur le long terme, la communication directe du document. Cette dernière limite voit généralement sa résolution dans la numérisation des documents : en les numérisant, il est ainsi plus aisé de donner accès (même si détourné) aux documents et aux informations qu’ils contiennent*.

Outre le fait de répondre à un besoin de conservation sur le long terme des documents, la numérisation des fonds peut se présenter comme un premier pas pour ouvrir les fonds à un public plus large que celui qui fréquente physiquement et habituellement les archives. Car le public venant consulter les fonds du CRBC reste sensiblement uniforme. La majorité des consultations est effectuée par des chercheurs ou des étudiants. Cela s’explique par la localisation du CRBC (au sein même de l’université) mais également son orientation spécifique (l’étude des mondes breton et celtique). Cette situation ne facilite pas le contact avec des publics extérieurs au monde de la recherche universitaire. Cela ne veut pas pour autant dire qu’un public plus vaste et diversifié (en terme d’origines et d’objectifs) ne soit pas intéressé par les archives du CRBC. Les diverses manifestations organisées autour de ces fonds et des travaux de recherche qui en ont découlé (comme lors des 50 ans du CRBC en 2019)  démontrent au contraire un certain panel de publics pour le CRBC. 

Le CRBC a ouvert en 2015 sa Bibliothèque numérique, qui rassemble aujourd’hui des numérisations de documents tirés de fonds du CRBC, mais également d’institutions partenaires (comme les registres du bagne de Brest, conservé par le Service historique de la défense de Brest). En parallèle, le Centre a également diffusé des collections en relation avec d’autres institutions: des revues avec la Bibliothèque nationale de France ou encore des archives audiovisuelles avec l’Institut national de l’audiovisuel. Cette politique de numérisation des fonds continue aujourd’hui à enrichir les collections numériques du CRBC et à ouvrir les archives à un public toujours plus important. 

La numérisation des archives, et les nouvelles technologies en générale, n’est pas une fin en soi pour la conservation et la transmission des archives, et ce pour de multiples raisons. Cependant, ces possibilités de communication et de diffusion des fonds qui existent désormais restent un atout pour des institutions comme le CRBC, afin d’assurer l’accès à ses fonds tout en se rendant visible à d’autres échelles à un public plus large qu’à l’origine mais tout aussi intéressés par ces archives. 

* nous ne traiterons pas aujourd’hui de la numérisation en tant que telle qui recouvre des problématiques particulières autant en terme de conservation physique des documents qui en font l’objet qu’en terme de conservation des fichiers numériques créés à la suite. 

L’objectivité des archives (2) : la pratique

Dans la première partie de cet article , nous avons abordé la notion d’objectivité et son implication au sein du travail des archivistes. Nous avons également souligné combien les descriptions d’archives, réalisées avec des biais d’intérêts conscients ou non, avaient des conséquences sur la diffusion des informations relatives aux fonds d’archives et de fait sur leur accessibilité. 

Dans le cas des fonds d’archives du CRBC, les biais de description sont majoritairement des biais que l’on peut considérer comme de recherche ou culturels et qui ont pour conséquence une présentation orientée des informations disponibles. De fait, sur le temps long, ces mêmes informations se révèlent parfois invalides, par l’usage de formulations ou d’une terminologie qui ne sont pas fondées sur les documents même mais qui proviennent d’une approche individuelle du sujet traité. 

Exemples dans les fonds du CRBC

Les inventaires des fonds de Pierre-Jakez Hélias et Francis Even présentent une large correspondance, reçue d’auteur.es varié.es (allant de lettres informatives à des remerciements succincts, ou encore des nouvelles personnelles). Lorsque les noms des auteur.es des lettres sont déchiffrables (ce qui est en soi une problématique à part entière), ceux-ci sont inscrits dans les inventaires sous la catégorie « Auteur » des documents. Cependant, dans ces deux inventaires, une pratique notable se fait jour face à des lettres rédigées par des femmes: les auteures sont présentées comme « Madame [nom de famille] ». Il est entendu que, parfois, ces personnes signent d’elles-mêmes sous cette titulature. Pour autant, et avec une récurrence notable, les auteures signent de leur état-civil complet, soit prénom et nom de famille (voir nom de jeune fille avant nom d’épouse). La description des inventaires présente cependant consciemment les auteures sous la titulature réduite de « Madame [nom de famille] ».  Cette approche des noms des auteures des lettres est notamment visible dans l’inventaire du fonds de Francis Even, qui a reçu de nombreuses lettres d’épouses de personnalités du milieu breton. Les auteures sont alors enregistrées dans l’inventaire sous leur statut « d’épouse de », et cela est également le cas des lettres reçues ou envoyées par Cécile Even, épouse de Francis Even, et qui est présentée dans l’inventaire sous le nom de « Mme Even ». Outre le fait que cela peut prêter à confusion (comment différencier en effet deux femmes portant le même nom de famille alors que leurs prénoms sont utilisés dans les documents?), cette pratique tend à souligner l’existence en dépendance à un autre individu de ces personnes, au-dessus de leur propre individualité et mène à occulter dans la description du fonds des informations pourtant pertinentes à l’étude des correspondances.

Un autre exemple de biais dans la description, plus ponctuel mais tout aussi notable, est la dénomination dans le fonds Hélias donnée à un dossier photographique concernant un stage réalisé à Abidjan (Côte d’Ivoire) en 1958 par l’Union Française des Oeuvres Laïques d’Education Artistique et auquel a participé le producteur du fonds (article PJH246). Le dossier était intitulé dans l’ancien inventaire « Photos d’Afrique ». Ici, ce qui limite l’accès aux documents est la simplification d’un voyage professionnel en Côte d’Ivoire comme une documentation sur l’Afrique. Le terme utilisé cachant ici la nuance géographique et culturelle qui est belle et bien présente entre l’Afrique, continent, et la Côte d’Ivoire, pays de ce continent. A titre d’exemple, ce dossier photographique, qui participe dans le nouvel inventaire d’un ensemble documentaire sur ce stage pour animateurs de sociétés locales d’éducation populaire,  a été reintitulé « Pierre-Jakez Hélias en Côte d’Ivoire » car les photographies sont majoritairement représentatives des activités de l’auteur lors de ce stage, dont on sait par la documentation présente qu’il s’est déroulé en Côte d’Ivoire (leur qualité de photographie est spécifiée dans la typologie documentaire de l’inventaire). Cette modification n’est réalisée que pour des descriptions et des intitulés forgés pour les besoins de l’inventaire. Ainsi, en parallèle de ce dossier photographique, est un carnet de voyage. Ce dernier a été intitulé par le producteur lui-même « Stage d’Afrique noire ». Le titre a dans ce cas été conservé. La description du contenu cependant délimite plus en détail cet intitulé en précisant « Notes de Pierre-Jakez Hélias lors d’un déplacement en Côte d’Ivoire pour l’Union Française des Oeuvres Laïques d’Education Artistique. »

Les biais de description présentés ci-dessus ne sont que des exemples de nombreuses subjectivités présentes dans les instruments de recherche et qui, au lieu de favoriser l’accessibilité des archives par une description fidèle des documents, trouble leur communication en modifiant l’information par généralisation ou orientation. 


Le travail de description de documents aussi peu standardisés que ceux présents dans les fonds d’archives demande de fait une certaine précision et un travail de réflexion non négligeable, afin d’assurer une communication aussi pertinente que possible des archives. Les exemples présentés ici tendent à montrer combien il est aisé, par facilité de réflexion ou par rapidité de traitement, de compromettre la fiabilité d’un instrument de recherche créé pour guider le public dans des archives auxquelles il n’a pas directement accès.

Bien que l’objectivité soit, en elle-même, inatteignable, il est pour autant nécessaire de penser complètement la valeur des termes utilisés pour décrire des archives, afin de permettre leur accès sur le long terme à un large public.

L’objectivité des archives (1) : la théorie

Lors de la révision de certains inventaires du CRBC, notamment des fonds de Pierre-Jakez Hélias et Francis Even, on a pu remarquer au sein des fonds d’archives, des descriptions démontrant un intérêt ou au contraire un désintérêt avoué pour certains documents. Dans le cadre du fonds Francis Even, actuellement en traitement, cela pouvait se présenter sous la forme d’annotations telle que « Correspondance familiale – sans intérêt historique » pour des lettres échangées lors de la Seconde Guerre mondiale entre des connaissances bretonnes.

Bien que cela puisse prêter à sourire avec la distance, car ces documents peuvent très bien avoir un intérêt historique pour peu que l’on s’intéresse à la vie à Tréguier entre 1939 et 1945 dans les cercles bretonnants, ces annotations posent question: si de tels jugements de valeur sont posés sur les documents par la personne en charge de leur description, qu’en est il de l’objectivité des informations présentes dans l’inventaire? Car, pour l’exemple présent, le dossier présenté comme « sans intérêt historique » n’a pas reçu le même traitement que les autres dossiers: alors que ses prédécesseurs étaient décrits à la pièce, en début d’inventaire, ce dernier n’a eu droit qu’à une description sommaire généralisée au dossier pour les quelque 200 lettres qu’il contient.

La description est donc orientée dans ce cadre, selon les intérêts ressentis de la personne ayant réalisé l’inventaire en premier lieu. Et si les descriptions réalisées au dossier peuvent être complétées en prenant le temps de créer une description à la pièce des documents, cette approche d’un fonds d’archives peut également avoir des conséquences plus subtiles dans la description et donc la recherche d’information au sein d’un inventaire d’archives.

La description des archives et la théorie de l’objectivité

La description des archives n’est pas un exercice anodin. De nos jours, grâce à des standards de description internationaux, ce travail tend à s’uniformiser à travers le monde par l’utilisation de catégories d’informations à renseigner et à déterminer. Cependant, la description même des contenus, se fondant sur des documents et des informations d’une grande variété, engage toujours une certaine subjectivité de traitement.

Le code de déontologie des archivistes, adopté par l’Assemblée générale du Conseil international des Archives en 1996, présente ainsi une des lignes directrices du travail des archivistes : « L’objectivité et l’impartialité des archivistes permettent de mesurer leur degré de professionnalisme. Les archivistes résistent à toute pression, d’où qu’elle vienne, visant à manipuler les témoignages comme à dissimuler ou déformer les faits.« 

Le code de déontologie des archivistes exprime clairement une volonté de la profession de mettre à disposition du public, des archives et des instruments de recherche objectifs et impartiaux, selon les termes utilisés par l’ICA.

Ces deux termes, centraux à la pratique archivistique, se définissent ainsi (source : Centre national de ressources textuelles et lexicales) :

Objectivité: Qualité de ce qui donne une représentation fidèle de la chose observée

Impartialité:  Caractère de celui qui est impartial. Synon. droiture, justice; anton. partialité, parti-pris ; impartial étant « Qui n’est pas partial, qui est sans parti-pris ».

Cette vision, bien que théoriquement bienvenue, pose cependant  la question de l’impossible objectivité même d’un instrument de recherche. Et cela par le simple fait que ce dernier soit, comme les documents qu’il décrit, créé et informé par une personne susceptible de biais, conscients ou non.

Dans le cadre de l’inventaire du fonds Even, les biais de description qui ont mené à la description au dossier de documents d’archives contrairement à une description à la pièce, par manque d’intérêt pour le contenu en présence, ont eu des conséquences sur la qualité de l’information même intégrée dans l’inventaire.

Sans s’attarder sur des questions de manipulations de descriptions d’archives pour des raisons politiques (principal obstacle à une pratique archivistique correcte dans le code de déontologie), ni sur des nuances de formatage de l’information1, qui à des degrés extrêmes peuvent limiter l’accès aux archives, ce qui nous intéresse ici sont les subtilités de langage utilisées dans les descriptions de contenu et qui masquent, volontairement ou non, une partie des informations présentes dans un document d’archives, et affaiblissent de facto la pertinence pour la recherche d’un inventaire à la pièce

Nous aborderons dans la deuxième partie de cet article l’aspect concret de ces pratiques terminologiques et comment celles-ci limitent l’accès ou la recherche au sein des archives mêmes.

  1. Cette dernière notion a été abordée dans l’article « Archives et inventaires : limites des instruments de recherche du CRBC« .

 

Le respect de l’ordre originel: entre autorité du producteur et accès à l’information (2)

La première partie de notre réflexion sur le principe de respect de l’ordre originel des archives présentait la théorie du principe (qui, pour rappel est défini ainsi : « Principe consistant, au sein d’un fonds d’archives, à maintenir intact ou à le restaurer le classement interne des documents qui le composent, établi par le producteur » (Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivistique, » 2002)). Nous étions restés à une approche théorique de ce principe. Voyons maintenant comment ce principe est appliqué au sein des institutions de conservation françaises.

(N.B: La pratique décrite ici est celle de la France, et fait l’objet de critiques par les acteurs anglo-saxons du secteur ou le monde francophone influencé par ces derniers. Nous n’aborderons également pas la question du traitement d’un vrac d’archives.)

Quelle est l’application concrète de ce principe au sein des fonds d’archives ?

La restauration d’un ordre artificiel ne se fait généralement qu’à un niveau moindre de la description archivistique, au sein d’un même dossier par exemple, et ne concerne de fait qu’un classement à minima de pièces selon des critères logiques prédéfinis. A un niveau supérieur, le remplacement complet d’un ordre d’origine a pu être effectué par des services d’archives pour favoriser une logique d’exploitation historique dans les cas où ce premier ordre supposait des connaissances historiques uniquement accessible une fois complétée la lecture du fonds entier. Cela reste cependant des exceptions.

Il y a là un objectif simple : conserver et respecter les activités et les logiques de travail générales du producteur, tout en permettant au sein des dossiers mêmes une recherche et une consultation aisée des pièces, en leur donnant une logique de classement constante dans le fonds si aucune logique ne se détache au préalable. La finalité étant de faciliter la communication des archives. Le producteur, et sa pratique des archives in-fine passant dès lors au second plan des intérêts de consultation.

Il est intéressant de noter que dans certains fonds du CRBC, dont celui de Pierre-Jakez Hélias, qui a été l’objet principal de notre travail jusqu’à maintenant, les documents ont été inventoriés lors de leur première description dans leur ordre d’origine, qu’une logique de classement s’en détache ou non. Il n’a pas été question, lors de leur catalogage, de réfléchir aux informations disponibles et de les structurer pour leur donner sens ensemble. Cela est cohérent avec la pratique de la description à la pièce qui était en vigueur alors (description pièce à pièce, sans contextualisation plus générale de l’archive au sein d’un dossier ou d’une série). Cette pratique de ne pas questionner les archives ainsi transmises reste également une première approche sécurisante en terme de décision à prendre sur le fonds. Il peut être en effet complexe, voire intellectuellement difficile, de choisir entre la conservation d’un classement sans logique visible, mais le respect pur du travail et des pratiques du producteur, et la création artificielle d’un classement ordonné, permettant alors d’assurer l’accessibilité des documents et de leur contenu aux publics.

Pour autant, la raison d’être des archives, outre la conservation d’une information juridiquement et scientifiquement pertinente, est bien l’accès à ces mêmes informations: si les fonds sont conservés, c’est dans un objectif bien précis de communication et de consultation. Les archives et les fonds sont conservés dans le but de renseigner et d’informer les publics (que ce soit pour une valeur légale ou scientifique). La restauration, voir la création artificielle, d’un classement interne à un niveau inférieur de description est donc tout à fait pertinente dans le cas où elle répond à un besoin d’accès à l’information, sans décomposer en parallèle la logique générale des grands ensembles documentaires du fonds créé par le producteur.

Dans le cadre du fonds Pierre-Jakez Hélias, le fait que le fonds ait déjà fait l’objet d’études dans le premier classement qui a été enregistré, et soit encore consulté, a joué sur la décision de recréer ou non un ordre de classement au sein des dossiers présents. Puisqu’il s’agissait de ne pas perturber les pratiques déjà établies des chercheurs sur ce fonds, le classement d’origine à la pièce a été conservé. Cependant, comme nous l’avons déjà vu dans un article précédent, un travail de contextualisation a été réalisé afin de permettre aux publics de rechercher, par une logique supérieure de description, les informations qui les intéressent.

Suite de :

Le Respect de l’ordre originel: entre autorité du producteur et accès à l’information (1)

Le respect de l’ordre originel: entre autorité du producteur et accès à l’information (1)

Dans un article précédent, nous avons abordé la notion de respect des fonds en archives. Pour rappel, le respect des fonds est défini comme le « Principe fondamental selon lequel les archives d’une même provenance ne doivent pas être entremêlées avec celles d’une autre provenance et doivent être conservées selon leur ordre primitif s’il existe. » (Bureau canadiens des archivistes, Règle pour la description des documents d’archives (Ottawa, 1990)). Cette définition introduit une notion subséquente (mais tout aussi pertinente en archivistique) au principe de respect des fonds, qui est l’idée d’un respect de l’ordre primitif (également dit originel) des archives.

Quel est ce principe ?

L’intérêt d’un fonds d’archives est d’être une preuve des activités réalisées par leur producteur. Cela va de la pièce d’archives présentant des informations concrètes et rédigées intelligiblement, comme de la structure plus subtile hiérarchisant ces mêmes pièces entre elles. Lorsqu’une logique se détache visiblement de l’organisation des documents, celle-ci permet de souligner par exemple l’intérêt plus attentif d’un producteur à un aspect précis de ses activités. Cette logique a une conséquence dans l’interprétation des archives. D’où cette addition à la définition première du principe de respect des fonds, d’un principe se définissant comme le « Principe consistant, au sein d’un fonds d’archives, à maintenir intact ou à le restaurer le classement interne des documents qui le composent établi par le producteur » (Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivistique« , 2002)).

La définition ci-dessus, malgré sa clarté, reste cependant ambivalente. Il s’agit, dans la pratique archivistique, de maintenir ou de restaurer un classement interne.

Le maintien paraît évident. Si un classement logique et clair ordonne les documents en présence, il n’y a pas de raisons de le modifier. Celui-ci, en plus de retranscrire la logique du producteur, permet aussi un accès facilité des publics à l’information, une fois que cette logique a été établie et comprise.

La possibilité de restaurer un classement interne peut être, en contrepartie, plus problématique. Elle implique premièrement l’absence d’ordre logique de classement des documents. Cette absence d’ordre peut paraître secondaire face à la pratique d’un producteur, démontrant encore une fois ses propres intérêts dans la manière dont sont ordonnés ses papiers. Cependant, cette absence à une conséquence plus pernicieuse : elle complexifie la communication des archives auprès des publics, en empêchant une présentation claire et logique des documents.

Pour résoudre cette problématique de l’accès aux informations, la pratique veut donc qu’en l’absence de logique clairement visible, un ordre artificiel soit donné aux documents.

Comment cet ordre artificiel peut-il être défini par l’archiviste ?

Tout d’abord, il n’y a pas de logique de classement favorisé de manière universelle. Le traitement d’un fonds d’archives et les décisions prises sur celui-ci en termes de conservation et de description dépendent complètement du fonds en question. La théorie archivistique reste sensiblement générale sur les méthodes de traitement, bien que de grandes lignes soient présentées afin de guider les actions à suivre. Cela s’explique par la spécificité que présente chaque fonds d’archives, dans sa production, son versement et son contenu final. Si aucun ordre clair ne se présente aux archivistes, ceux-ci peuvent recourir à des classements chronologiques, alphabétiques (pour de la correspondance notamment), voire thématiques, ou une combinaison de ces possibilités.

Dans tous les cas, cette restauration d’un classement implique de perdre l’ordre que l’on pourrait qualifier de classement authentique des documents, et implique donc de détruire la pratique même du producteur.

Le prochain article abordera, après l’approche théorique du principe de respect de l’ordre originel des archives, la pratique de ce même principe au sein des institutions françaises.

A suivre:

Le Respect de l’ordre originel: entre autorité du producteur et accès à l’information (2)