Nuance d’archives: conserver ou préserver?

La conservation de documents est l’une des finalités du travail de l’archiviste, à la suite de la collecte et du classement des documents. Il est donc courant d’entendre ce terme lorsqu’il est question d’archives.

Pour autant, cette terminologie peut se révéler trompeuse. Car la conservation implique  en soi le maintien d’un élément dans un état constant et précis. Or, dans le cadre de la conservation du patrimoine archivistique, les archivistes ne travaillent pas tant à conserver définitivement un document qu’ils ne cherchent à le préserver – par diverses actions majoritairement préventives – , de causes pouvant mener à sa détérioration.

En effet, il n’est pas réaliste de penser que l’on peut conserver, au sens premier du terme, un document : de par son support, sa technique de création, un document est fondamentalement l’objet d’un processus chimique ; de par les usages liés à sa création, celui-ci fera l’objet de manipulations diverses dans des contextes particuliers, qui auront des conséquences sur son état. Il n’est pas possible d’arrêter tout processus chimique. Pas plus que, éthiquement, il n’est concevable d’empêcher la communication définitive et irrévocable d’un document, dans le seul but de garantir une sauvegarde parfaite du document en question.

Dès leur création, les documents présentent de fait des spécificités techniques et matérielles qui permettent de déterminer combien de temps environ ceux-ci pourront perdurer en l’état. Le travail dit de conservation à pour but d’étendre, au mieux, cette durée. L’objectif des méthodes et pratiques entendues sous le terme de conservation n’est donc pas tant le maintien du document en tant que tel qu’une recherche permanente pour assurer aux documents concernés une durée d’existence plus étendue, garantissant la préservation du document et de son contenu pour le rendre accessible sur le temps long.

Deux types de pratiques sont ainsi établies : une conservation dite préventive et une conservation dite curative.

La conservation préventive est l’ensemble des méthodes et pratiques mises en œuvre pour maîtriser au mieux l’environnement des documents. De la lumière au taux d’humidité, il s’agit de prendre connaissance des causes de détérioration qui existent autour des documents et de les contrôler pour en réduire les effets.

La conservation curative quant à elle recouvre les pratiques touchant aux documents en eux-mêmes. Plus invasive, elle est une étape complémentaire à la conservation préventive initiale. Elle peut amener à modifier chimiquement un document si cela est estimé nécessaire afin de réduire les dégradations en cours. Par exemple, il s’agira de désacidifier une collection de périodiques.

La conservation préventive prévaut dans la pratique, car une modification apportée à un document, même dans un esprit de conservation, reste une modification. Elle va de fait contre l’objectif de préservation en l’état du document.

Dans tous les cas, comme nous venons de le voir, la conservation est avant tout une série de mesures entreprises pour contrôler au mieux l’évolution des documents en question. Lorsque les méthodes de conservation mises en place se révèlent insuffisantes pour garantir l’existence et la pérennité des documents, il est alors nécessaire de passer par une étape de restauration. La restauration, plus invasive, est de fait vue comme un échec de la conservation et n’est menée à bien que lorsque toutes les autres méthodes n’ont pu limiter de manière pertinente les processus de dégradation.

Nuance d’archives : communiquer et diffuser

Dans la continuité de notre série d’articles sur la numérisation de documents d’archives, une nuance intéressante à aborder est celle entre la communication et la diffusion des archives. Il s’agit en effet d’une nuance qui a pris toute son importance avec le développement des technologies numériques, qui ont permis de partager des contenus et des données à des échelles encore jamais pensées.

Communiquer et diffuser : une même optique pour deux portées

La communication est un des piliers de l’archivistique. 

L’ensemble du travail mené par l’archiviste, de la collecte des fonds à leur classement, a pour but la communication et l’accès à qui en fait la demande à des documents uniques, permettant d’apporter un éclairage sur des événements et des pratiques passées. A l’origine, la communication en archives était la mise à disposition des archives au public en fonction de la communicabilité des documents, au sein de salles de consultation définies ou lors d’expositions.

La communicabilité est une notion importante à connaître dans ce cadre : il s’agit du degré de communication possible d’un document. Cela prend en compte un aspect légal de transmission de l’information (si les données disponibles dans les archives peuvent être transmises sans contrevenir à une loi, souvent le code civil ou le code intellectuel) et un aspect matériel (le document peut-il être transmis sans danger pour sa conservation à venir ?). Cette communicabilité s’adapte aux nécessités juridiques et patrimoniales de chaque fonds, voire de chaque document dans certains cas.

Dans le cadre d’archives numérisées, l’aspect purement matériel de la communication des archives n’entre plus en compte. Encore une fois, la numérisation permet la consultation en simultanée par plusieurs utilisatrices et utilisateurs d’un seul et même contenu. Cette simplicité apparente de communication est pour autant trompeuse car, en contrepartie, la question légale prend une toute autre ampleur. En effet, l’intention souvent attendue après la numérisation de documents est leur mise en ligne sur internet, pour les rendre accessibles au plus grand nombre. Pour autant, la mise en ligne sur des sites web dédiés n’est pas tant en soi un acte de communication, mais prend plutôt la portée d’un acte de diffusion de l’information, voire de publication.

La diffusion est une forme de communication, mais avec une portée plus large et des pré-requis légaux plus contraignants pour les institutions. Il faut d’une part s’assurer des droits connus sur les documents. En effet, la conservation d’un document n’en donne pas la responsabilité intellectuelle. Il est ainsi tout à fait courant de conserver, dans un but de recherche, des documents dont les personnes possédant les droits intellectuels (par descendance ou autre legs) ne souhaitent pas la diffusion, pour des raisons personnelles. L’institution ne peut pas légalement aller contre ces volontés dans le cadre d’archives d’origine privées, et il faut s’assurer que si la mise en ligne sur des sites se fait, l’institution garantit son utilisation à des fins de recherche scientifique ou historique, et rappelle à ce moment-là les droits existants sur les documents en question.

Car la mise en ligne d’un document implique pour l’institution mettant le fichier à disposition que ce dernier puisse être téléchargé, rediffusé, modifié ou exploité à diverses fins. Les institutions ont donc plus d’enjeux lors de la mise en ligne de documents que lors de la communication au sein d’un environnement où elles maîtrisent tous les paramètres, d’accès comme de reproduction et de diffusion extérieure, tels que la salle de lecture ou des postes informatiques sur leur réseau interne. Ces possibilités sont envisagées par les institutions avec l’établissement d’énoncés clairs entourant le fichier numérique diffusé (déclarations des droits sur le fichier, explication des buts de la mise en ligne, présentation des risques encourus en cas de réutilisation non-conforme aux droits appliqués sur le fichier, etc ).

La numérisation d’archives peut parfaitement se limiter à des usages internes au service (par le biais d’un intranet ou de postes informatiques dédiés à cette tâche) afin de contrôler l’accès et le partage des informations contenues. Ces restrictions ne sont bien souvent pas volontaires de la part des services, mais résultent d’un ensemble de facteurs à prendre en compte : une condition du propriétaire du fonds, une demande de la part des personnes possédant les droits intellectuels sur les documents  ou encore un souci de préserver la vie privée des personnes concernées (pour rappel, les archives publiques autorisent la communication d’informations au sujet d’une personne une fois 60 ans passés après la rédaction du document, a minima).  

De fait, la numérisation d’archives est une étape pouvant permettre d’améliorer l’accès à des informations autrement difficilement disponibles. Cependant, cette action n’est pas garante d’un droit de diffusion des informations ainsi numérisées.

Nuance d’archives : auteur, producteur et collectionneur

Lorsqu’il est question d’un fonds d’archives et de sa constitution, la notion de producteur (comme nous l’avons présenté dans un précédent article) se révèle centrale à sa compréhension. La norme de description internationale des archives ISAD(G) décrit ainsi le producteur d’archives :« Individu, famille ou personne morale qui a créé ou reçu et/ou conservé des  archives  dans  le  cadre  de  ses  activités  personnelles  ou  morales.  Ne  pas  confondre avec le collectionneur (Creator). »

Comme le précise la norme, le producteur est pleinement impliqué de par ses activités, souvent par défaut dans un premier temps, dans la constitution d’un ensemble documentaire qui devient à la suite d’une ambition de conservation, un fonds d’archives à part entière. Que cette ambition soit à but de justice ou à but historique. Dans le premier cas, il s’agit  de conserver des documents pour leur qualité de preuves juridiques, principale considération menant à la conservation sur le temps long de documents. Dans le second cas, il s’agit de conserver des documents qui ont une valeur pour la recherche scientifique en histoire, qualité secondaire accordée à des documents hors de leur objectif premier d’existence. 

Le producteur peut créer lui-même le contenu de son fonds d’archives, comme cela est le cas pour des fonds d’archives d’écrivains par exemple, composés de manuscrits, tout comme il peut n’en être que l’agrégateur « passif » : il s’agira alors de fonds d’archives de famille par exemple, composés d’actes juridiques réalisés en leur nom par un notaire ou de correspondance dont les membres sont les destinataires.

La nuance avec le collectionneur, pour rappel, est que celui-ci n’est pas le destinataire par défaut  des documents qu’il collectionne. Il assemble, selon ses objectifs propres, des documents qui ne lui étaient pas destiné en premier lieu. Bien que cela soit une activité menant également à la constitution de corpus documentaires, le producteur ne devient souvent conscient de l’intérêt historique de ses archives et de leur conservation qu’à posteriori. Tandis que pour le collectionneur, la notion de conservation sur le long terme entre dès le début en jeu.

Alors que la norme présente une distinction entre producteur et collectionneur d’archives, il n’est pas fait mention d’une nuance qui peut se révéler cependant assez intéressante dans le cadre de l’étude d’un fonds d’archives : la nuance entre producteur d’archives et auteur d’archives.

A la différence du producteur, l’auteur en archives (toujours selon la norme ISAD(G)) est définit comme la « Personne physique ou morale responsable du contenu intellectuel d’un document« . Dans cette position, la personne en question n’a pas la volonté du producteur de constituer un ensemble documentaire représentatif de ses activités. Si la personne de l’auteur est reconnue comme à l’origine d’un contenu intellectuel, elle n’a aucune autorité sur la manière dont ce contenu est ensuite utilisé ou introduit par le producteur d’un fonds dans ses pratiques.

Une même personne physique peut avoir de fait plusieurs statuts dans des archives, selon son rapport aux documents en présence et son implication dans leur création et leur conservation. Chaque situation soulignant une pratique et une approche nuancée des archives ainsi conservées.

Série Nuances d’archives:

Fonds et collection.

Nuance d’archives : fonds et collection

Dans la pratique archivistique, de nombreux termes peuvent sembler synonymes : de fonds à collection, de producteur à auteur… Mais ces mots possèdent, pour les archivistes, des définitions claires qui présentent une réalité particulière et précise rencontrée dans les archives.

Que signifient ces subtilités ? La série Nuance d’archives a pour objectif d’y répondre.


Dans le cadre du projet Rebelle, le catalogage des archives du fonds de Pierre-Jakez Hélias a été finalisé et les derniers documents du fonds ont été décrits et cotés.

Dans ce cadre, un dossier (PJH-C001) a attiré particulièrement l’attention. Il ne s’agissait pas en effet d’un dossier du fonds d’archives en lui-même, bien que l’auteur des documents ait été authentifié comme étant Pierre-Jakez Hélias. Il s’agissait d’un dossier intégré au fonds d’archives ultérieurement et suite à une intervention particulière du CRBC. L’histoire de ce dossier est simple : dans le cadre d’une vente aux enchères se déroulant à Saint-Brieuc, des documents inédits et signés de Pierre-Jakez Hélias ont été présentés à la vente. Le CRBC, ayant alors déjà le fonds d’archives de l’écrivain en sa possession, s’est porté acquéreur des documents en question.  Après achat, ces documents (5 pièces ; une pochette de quelques centimètres d’épaisseur au total) ont été rangés à la suite du fonds d’archives de Pierre-Jakez Hélias pour consultation et étude.

Dans le cadre de la reprise de l’inventaire et de cette dernière description des archives, ce dossier a été coté et décrit à part des autres: il reprend l’intitulé du fonds de Pierre-Jakez Hélias (PJH) car son achat a été relatif à ce fonds. Mais il se différencie des dossiers par la marque “C” à la suite de l’intitulé, afin de signaler qu’il ne s’agit pas des archives de Pierre-Jakez Hélias lui-même, mais d’une collection parallèle. Car bien que l’auteur des documents en question soit le producteur du fonds d’archives conservé au CRBC*, et bien que les documents apportent un complément intellectuel non-négligeable pour l’étude du travail de Pierre-Jakez Hélias, ceux-ci ne participent pas de son fonds d’archives en tant que tel, selon les principes de l’archivistique.

La distinction entre un Fonds et une Collection

Comme nous l’avons présenté dans un article précédent , le producteur est l’acteur central de la constitution de son fonds d’archives. Il est le coeur même du principe fondamental de l’archivistique, le principe de respect des fonds, selon lequel la provenance des documents est primordiale à leur conservation et leur étude postérieure. Malgré quelques dérives dans les siècles précédents (et notamment la pratique du démembrement des fonds qui a mené à une dispersion de documents par thème et non par provenance), cette règle prévaut dans la conservation des documents dans le cadre de fonds d’archives.  

De fait, la distinction est essentielle entre ce qui provient du producteur lui-même et ce qui a été rassemblé postérieurement avec un objectif précis par un tiers.

Pour souligner cette idée, voici la définition d’un fonds d’archives selon la norme internationale de description des archives ISAD(G) : « Ensemble  des  documents  quels  que  soient  leur  type  et  leur  support,  créé  ou  reçu  de manière organique et utilisé par une personne physique ou morale, dans l’exercice de ses activités ».

Par opposition, la norme définie la collection comme la « Réunion  artificielle  de  documents  en  fonction  de  critères  communs  liés  à  leur contenu  ou  à  leur  support,  sans  considération  de  leur  provenance,  par  opposition  au fonds d’archives constitué de façon organique. »

Dans notre cas, bien que l’auteur des documents collectés par le CRBC soit Pierre-Jakez Hélias, producteur d’un fonds d’archives de l’institution, ces documents n’étaient pas eux-mêmes dans le fonds d’archives conservé par celui-ci. Ces documents, qui apportent des informations complémentaires à l’ensemble du fonds, ont leur propre histoire de conservation et leur propre provenance, qui renseigne, par effet de distinction, les archives déjà présentes.

Dans le cas de notre dossier, ce dernier démontre également une volonté du CRBC de travailler activement vers la conservation de documents pertinents pour ses intérêts d’études et le rassemblement de ressources uniques pour favoriser ces mêmes études.

Compte tenu du volume de documents concerné, et pour des questions pratiques d’accès au dossier, cette collection Pierre-Jakez Hélias ainsi inaugurée a été décrite en fin d’inventaire du fonds d’archives de Pierre-Jakez Hélias. Le dossier a été intégré physiquement au fonds d’archives afin de ne pas endommager leur conservation physique et de garder un rapport avec le fonds lui-même, qui a mené le CRBC à son acquisition. 

Le dossier a été intitulé « Collection de Jaqueline Gudin », du nom de la propriétaire des documents avant leur vente par ses descendants, afin de toujours garder la notion de la provenance comme guide de compréhension des archives. Si à l’avenir le CRBC venait à compléter cette collection d’autres acquisitions, la création d’une collection à part entière intellectuellement et physiquement séparée du fonds d’archives de Pierre-Jakez Hélias est envisageable.  

* la distinction auteur et producteur sera présentée dans un prochain article de la série Nuance d’archives.

Série Nuances d’archives:

Auteur, producteur et collectionneur.