Notion d’archives : système de cotation (2)

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


La reprise des inventaires dans le cadre du projet Rebelle a amené la question des systèmes de cotation des archives et des fonds. En archives, la cotation d’un article* est l’ « attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers. » ( Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivistique, » 2002).

Dans le précédent article , nous avons présenté l’ancien système de cotation du CRBC à partir de l’exemple d’une lettre manuscrite d’Armand Keravel à Pierre-Jakez Hélias.  

Le document portait précédemment la cote suivante : 

PJH10C182 

Comme nous l’avons expliqué alors, compte tenu des limites que ce système représentait pour la conservation et la communication des archives,  le système de cotation a été retravaillé dans le cadre de la reprise des inventaires du CRBC.

Désormais, ce même document possède la cote suivante :

PJH100.15

Que signifie cette cote ? 

– l’acronyme du fonds, PJH, est le même.

– le chiffre “100” signifie que le document se trouve dans le 100ème article* du fonds (ici : un dossier de correspondance autour du Cheval d’Orgueil de Pierre-Jakez Hélias). Lorsqu’il s’agira de rechercher cet article dans les boîtes du fonds, ces dernières présenteront sur leur dos les cotes extrêmes qu’elles contiennent. La boîte numéro 10 présentera donc les articles : PJH93-PJH100. A savoir : l’ancien numéro de la boîte a été conservé (Boite 10), afin de garder trace de l’ancienne logique de cotation. Le système de référence n’est donc plus la boite puis la pièce, mais l’article de contexte puis la pièce.

– Le chiffre « .15 » signale que le document recherché est le quinzième document présent dans ce dossier (le “.” marquant une sous-structure de l’article 100).

Les anciennes cotes ont été conservées sur les documents. Modifier chacune aurait été une activité chronophage et peu pertinente. En effet, l’ancienne cote permet de présenter la logique utilisée dans un premier temps pour rechercher les documents. Elle participe de l’histoire de la conservation des archives. Elle est donc importante à garder. De même, les chercheurs ayant utilisé l’ancien système peuvent toujours s’y référer pour retrouver les documents (à la suite du numéro de boite également conservé). Les anciennes cotes ont été notées dans les nouveaux inventaires pour conserver ce lien.

Cette nouvelle structure peut sembler moins pertinente que la précédente (perte du caractère typologique des documents notamment). Cependant, outre le fait de recontextualiser les pièces au sein d’une logique documentaire plus maniable, elle permet également d’assurer une migration des contenants sans obliger à une recotation complète du fonds en parallèle, en détachant autant que possible la logique documentaire des limites matérielles présentées par les boites de conservation.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1)

*un article étant l’unité de description d’un fonds: une pièce, un dossier…

Notion d’archives : système de cotation (1)

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


La reprise des inventaires dans le cadre du projet Rebelle a amené la question des systèmes de cotation des archives et des fonds. En archives, la cotation d’un article* est l’ « attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers. » ( Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivistique, » 2002).

Afin de présenter le système utilisé par le CRBC dans la cotation de ses fonds d’archives, nous prendrons pour exemple un document tiré du fonds Pierre-Jakez Hélias. Ce fonds, et son inventaire, ont fait l’objet d’un travail de reprise à des fins de conservation et de communication. Dans ce cadre, les cotes de références principales ont été modifiées afin de permettre une manipulation plus aisée des documents.

Le document en question est une lettre manuscrite d’Armand Keravel à Pierre-Jakez Hélias sur feuillet simple, envoyée en décembre 1966.

Dans le premier inventaire du fonds, la lettre était référencée sous la combinaison suivante :

PJH10C182 

Qu’est-ce que cela signifie?

  • Les trois premières lettres PJH sont celles formant l’acronyme utilisé pour désigner le fonds de Pierre-Jakez Hélias.

En service d’archives, bien que les pratiques puissent diverger, il est courant d’utiliser l’acronyme du nom du producteur du fonds pour signaler des fonds d’individus privés.

  • Le nombre « 10 » désigne la boite dans laquelle le document se trouve.

 Cette pratique, bien que semblant logique d’un premier abord, est en réalité assez problématique lorsqu’il s’agit de gérer des fonds d’archives. L’unité utilisée est en effet assez relative : s’agit-il d’une boite d’archivage de bureau (dont les dimensions peuvent varier de 5 à 30 cm en moyenne), d’une boîte d’archivage définitif (10 cm de large, dans la pratique contemporaine) ou encore d’une caisse de plus grande dimension ? Cela peut sembler subsidiaire comme questionnement. Pour autant, compte tenu de l’objectif de conservation à long terme des fonds d’archives au CRBC, se référer dans la cotation d’un document à une unité aussi variable que la boite contenant les documents mêmes est gênant. Car cela peut impliquer, si les contenants venaient à être modifiés, qu’il pourrait être nécessaire de coter à nouveau l’ensemble du fonds et donc de reprendre l’inventaire, afin d’assurer que les documents ne soient pas conservés dans de mauvaises conditions (si les nouvelles boites sont plus larges, en conservant l’ancienne division, les documents pourraient se plier au fil du temps dans les contenants ; si la boite est plus petite, le manque d’espace pourrait endommager l’intégrité de leur support, favorisant la détérioration des documents). Ces considérations impliquent que l’unité physique contenant les articles ne doit pas être intégrée dans les cotes d’accès aux articles.

  • La lettre « C » fait référence à ce qui avait été présenté dans ce premier système comme la « nature » du document. Les lettres choisies signifiaient une particularité matérielle ou intellectuelle du document :

M pour Manuscrit

T pour Tapuscrit

I pour Imprimé

Ic pour Iconographie

C pour Correspondance

Ce système est assez confus, mélangeant la typologie intellectuelle du document (comme la correspondance) et sa typologie matérielle (papier inscrit à la main, à la machine à écrire, article de presse, dessins, photographie…).

En archives, ces distinctions sont peu signalées, sauf si celles-ci ont une conséquence en matière de conservation des documents ou si elles présentent un intérêt dont la signalisation est pertinente (comme des photographies, des enregistrements sonores ou audiovisuels, qui ne sont pas les supports majoritaires en service d’archives). Ce système a été en partie réutilisé dans le nouvel inventaire, en se référant à la typologie matérielle, afin de signaler une distinction documentaire des supports et matériaux en présence, à la fois intéressant la conservation des documents mais pouvant avoir également un intérêt en matière de recherche.

  • Le dernier nombre « 182 » signale qu’il s’agit ici du 182ème document du fonds participant de la correspondance de Pierre-Jakez Hélias. Au total, le fonds présentait selon l’ancien inventaire 4485 pièces ou ensembles de pièces qualifiés de correspondance. Il est important de signaler que chaque document reprend la numérotation de sa propre typologie. La boite qui nous intéresse dans cet exemple, présente ainsi les cotes suivantes selon ce système :

PJH10 M344 – PJH10 M390

PJH10 T392 – PJH10 T438

PJH10 I1575 – PJH8 I1660

PJH8 C165 – PJH8 C242

PJH8 IC12

Pour retrouver le document recherché, il fallait donc après avoir repéré la boîte, passer en revue ses dossiers afin de lire, ou de déduire, de leur couverture et des cotations qui y étaient inscrites, la situation du document en question. Une fois que l’on passe l’étape de la boite comme contenant, le suivi des cotations se révèle donc assez complexe pour quelqu’un qui n’a pas la pratique du fonds et du système.

Dans le prochain article du carnet (Système de cotation (2)), nous verrons quel système a été utilisé dans le nouvel inventaire pour répondre aux problématiques énumérées ici.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (2)

*un article étant l’unité de description d’un fonds: une pièce, un dossier…

Notions d’archives: l’historique de la conservation

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


Les inventaires du CRBC n’intègrent pas, dans leur structure, un historique des fonds d’archives. Certes, ce n’est pas ce qui peut sembler le plus intéressant lorsque l’intérêt est porté aux documents même et à leur contenu. Cependant, un historique de la conservation d’un fonds en dit beaucoup sur les relations du producteur lui-même ou de ses proches avec ses propres documents, de l’intérêt apporté à ceux-ci et de leur valeur perçue.

Selon la norme de description des archives établie par le Conseil international des archives, l’historique de la conservation des archives a pour objectif de « fournir sur l’histoire de l’unité de description les renseignements importants qui contribuent à son interprétation et qui prouvent son authenticité et son intégrité. » (ISAD(G) : norme générale et internationale de description archivistique : adoptée par le Comité sur les normes de description, Stockholm, Suède, 19-22 septembre 2000. 2e éd.)

La description de l’historique de la conservation d’un fonds est de fait une partie intégrante de la présentation et de la communication d’un fonds d’archives. Chaque parcours est intéressant, autant en terme de conservation que de recherche scientifique.

Concrètement, qu’est-ce que l’historique d’un fonds d’archives apporte au traitement et à l’étude de celui-ci ?

Tout d’abord, pour la conservation des archives, cet historique est essentiel pour assurer une bonne manipulation des documents : un fonds composé de documents extraits d’un bureau et qui ont été donné en main propre par le producteur lui-même à l’institution souhaitant les conserver ne sera pas traité de la même manière qu’un fonds qui aura été trouvé par les descendants du producteur dans la cave ou le grenier de la maison familiale. Ce deuxième exemple peut sembler stéréotypé, mais il s’agit malheureusement d’une réalité qui peut avoir des conséquences sévères sur la possibilité de conserver ou non des documents pour la recherche historique. Dans les deux cas, l’approche en terme de manipulation et de traitement des archives ne sera pas similaire et influencera certainement la communicabilité du fonds à moyen comme à long terme. L’historique de la conservation peut permettre d’expliquer à l’avenir, pourquoi certains fonds présentent un état de dégradation plus développé que d’autres.

A l’accès d’un fonds d’archives, l’historique d’un fonds se révèle aussi pertinent pour appuyer « l’authenticité » des documents. En archivistique, l’authenticité relève à la fois d’une notion juridique et d’une étude diplomatique des documents. Juridiquement parlant, un document est authentique a priori, lorsqu’il est composé par une entité dépositaire de l’autorité publique (et marqué visiblement comme tel : tampons officiels, timbres fiscaux, signature sur papier à en-tête officiel…). En terme diplomatique, un document est authentique a posteriori lorsque son étude permet d’en dresser l’historique et la typologie, et de l’inscrire dans une logique reconnue. L’historique de la conservation de documents permet ainsi de mettre en perspective l’authenticité des archives en apportant aux documents et à leur contenu une légitimité de traitement.

Cet historique des archives a également des conséquences sur la communication même des documents. Les archives ont-elles été transmises en connaissance de cause par le producteur lui-même ou ses descendants, possédant ainsi les droits sur leur contenu et leur diffusion? Ou s’agit-il de documents achetés par un tiers souhaitant les partager à la communauté scientifique, mais n’en possédant pas les droits d’auteur ? Ont-ils été déposés anonymement et sans consigne à l’institution (ce qui n’est pas un cas inconnu au sein des établissements publics) ? Connaître l’historique de la conservation des documents est donc important afin d’assurer la légitimité légale de leur communication à venir. Le fait qu’un document soit donné à une institution n’implique pas que cette dernière ait l’autorité pour transmettre et diffuser le document et son contenu. Et les conséquences juridiques peuvent être lourdes, pour les institutions de conservation comme pour les individus diffusant les documents, en cas de non-respect des lois régissant les droits d’auteur et le respect de la vie privée.

En terme de recherche scientifique, il ne faut pas non plus négliger l’importance de cet historique de la conservation. Cette section d’un inventaire peut permettre de mettre en perspective l’importance des documents pour le producteur, leurs propriétaires successifs ou d’autres acteurs de leur conservation. Peut-on légitimement étudier un texte ayant été laissé froissé au fonds d’une boîte avec la même intention qu’un autre texte ayant été soigneusement relié et donné volontairement pour conservation par exemple ? Ces informations qui peuvent, d’un premier abord, sembler purement contextuelles ou juridiques révèlent en réalité le rapport du producteur même à ses archives et éclairent de fait les archives même et leur analyse.

Pour exemple, le fonds Pierre-Jakez Hélias conservé au CRBC prend une autre dimension à la lumière de l’historique des versements qui composent finalement le fonds tel qu’il est aujourd’hui. Dans un premier temps, sans connaître cet historique, il peut être confondant de voir des dossiers de typologie similaire (comme des pièces de théâtre, de la correspondance), dispersés en groupes dans le fonds entier. Cependant, après étude de l’historique du fonds, voici ce qui en ressort : le fonds en question a connu deux versements principaux. Le premier, officiellement voulu et organisé par le producteur du fonds avant sa mort, présente des ensembles cohérents de documents (par thèmes et usages : émissions radiophoniques, textes édités…), bien qu’au niveau de la pièce, voire du dossier, cette cohérence puisse parfois être confuse.

A la mort du producteur, ce versement a été réalisé selon les souhaits exprimés.

Le deuxième versement, également postérieur à la mort du producteur, résulte de la volonté de la famille du producteur. Les documents provenaient de la maison secondaire de celui-ci. Contrairement au premier versement, réfléchi et planifié, ce dernier présente plus de contraintes : pas d’ensembles documentaires marqués, des groupes de documents dont la logique interne n’est pas claire, voir semblant purement et simplement du collectage sans ligne directrice claire.

Pouvoir distinguer, lors de l’accès aux archives conservées au CRBC, dans quel versement les documents étudiés se placent, ajoute une dimension critique non négligeable pour la recherche. L’historique de conservation du fonds souligne ainsi l’intérêt apporté aux divers documents en présence, et permet d’expliquer en parti l’état actuel du fonds au sein du CRBC. Le fait de connaître l’historique de la conservation permet de mettre en avant des logiques et des structures qui pouvaient avoir été dissimulées dans un premier temps par l’absence de cet angle d’approche (le nouvel inventaire a ainsi divisé le fonds Pierre-Jakez Hélias en deux sous-fonds, correspondant à ces logiques de versement spécifiques).

A un moindre niveau, connaître l’historique de conservation des documents intégrés aux archives de Pierre-Jakez Hélias permet également de différencier ce qui relève du fonds d’archives du producteur de ce qui a été collecté ultérieurement par le CRBC dans le but de compléter ce même fonds. Cette distinction, entre fonds d’archives et collection, fera l’objet d’un prochain article.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

Système de cotation (1) et (2)

Notions d’archives : la place du producteur

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


Au CRBC, la place du producteur dans les inventaires d’archives est très limitée. Les fonds portent bien entendu le nom de ces derniers sous forme d’acronyme, mais aucune information relative à leur existence même n’est disponible dans les inventaires.

Pour un spécialiste de l’information, il est étonnant de ne pas avoir de présentation, même succincte (incluant au nom de famille et prénom, les dates de naissance et de mort) du producteur du fonds. Ces informations participent de ce qui est défini comme le contexte mêmes des archives dans les normes de description archivistique : en introduisant des données factuelles sur le producteur, l’archiviste cherche à donner un cadrage aux documents accessibles à la suite.

Il est donc intéressant de noter l’absence, mise à part dans l’intitulé même des fonds, d’une quelconque présentation du producteur dans les inventaires du CRBC.

Cela peut être interprété comme l’évidence même du producteur, de son existence et de ses archives pour le Centre et les créateurs des inventaires. Ces producteurs vont de soi dans le cadre du Centre et de ses recherches, ils sont connus et participent d’un environnement habituel pour les chercheurs. Leurs archives ne sont donc pas remises en question, et leur pertinence reconnue de facto.

Le nom du producteur est bien développé en intitulé du fonds (par exemple: PJH – Pierre-Jakez Hélias) mais cela s’arrête là, sans relier ou pointer non plus vers une notice extérieure d’autorité* pouvant renseigner le public sur la personne du producteur.

Cette approche peut être liée au fait que les producteurs de fonds d’archives du CRBC, étant le sujet d’étude des chercheurs du centre, étaient connus par le premier cercle d’intéressés, voire reconnus par l’audience partageant ces intérêts de recherche.

Cette évidence est cependant bien trompeuse, puisque en l’absence de description concrète du producteur, rien n’assure la diffusion ou la transmission d’informations relative à celui-ci ni à son fonds d’archives (pourquoi ces archives sont-elles conservées dans cette institution ? comment sont-elles entrées au CRBC ? Quel rapport le producteur avait-il avec ses propres documents ?).

L’importance du producteur à concrètement été mise en avant dans le monde des archives avec la norme de description internationale ISAAR(CPF) dédiée à la description de producteurs d’archives (morale ou physique). Établie en 1995 dans sa première version, cette norme a pour objectif d’instaurer des notices d’autorités producteurs au sein des institutions de conservation, et si possible, de les intégrer à un système de référence international.

La notice descriptive d’un producteur rassemble ainsi les informations nécessaires pour :

– désigner de manière univoque et reconnue un producteur.

– comprendre l’histoire du producteur et son contexte de vie et de travail.

– retrouver les archives dont il est à l’origine, mais également les fonds d’archives dans lesquels des documents dont il est l’auteur se trouvent ou encore des ressources tierces d’études dont il a fait l’objet.

La désignation univoque d’un producteur est d’un intérêt particulièrement notable pour le CRBC puisque les producteurs des fonds en sa possession sont majoritairement des personnalités du mouvement breton, et, lorsqu’il s’agit de personnes physiques, qui utilisaient de manière variable leur nom d’état-civil français, des noms d’usages en breton ou encore des pseudonymes divers pour signer des textes ou des échanges épistolaires. Il n’est ainsi pas étonnant qu’une seule et même personne physique possède au moins deux ou trois manières d’être désignées à l’écrit. Dans une notice d’autorité, une forme dite « retenue » sera privilégiée (selon les pratiques, et la politique choisie par l’institution établissant la notice) et sera la désignation officielle pour l’institution, tandis que les formes rejetées seront renseignées en complément pour référence et repère (ou lien avec des notices extérieures sur le même producteur n’ayant pas fait le même choix de pratique).

La notice même comporte ensuite des informations relatives à l’histoire du producteur (biographiques ou administratives, selon qu’il s’agit d’une personne physique ou morale), à son espace géographique d’existence (les divers lieux de vie ou d’établissement du producteur), à son statut officiel dans la société (sa fonction, son travail…). Il s’agit de donner toutes les informations jugées pertinentes à l’appréciation du producteur et de sa production documentaire. Sans être exhaustive, une notice d’autorité a pour intention de donner un aperçu concis et concret du producteur, de ses activités et de son environnement proche (spatial et chronologique).

Enfin, la notice d’autorité rassemble des ressources concernant le producteur ou produites par lui-même : référence à son fonds d’archives, à des fonds ou des collections où ses documents apparaissent, au sein de l’institution ou dans une institution tierce, à des publications dont le producteur (ou son travail) a fait l’objet.

Pourquoi intégrer ces informations à un inventaire d’archives ?

La question devrait être inversée pour souligner l’intérêt réel de ces informations. Pourquoi ne pas les intégrer à un inventaire ? Ne pas décrire un producteur d’archives au sein de la description de son propre fonds démontre une faiblesse de communication des fonds, impliquant que seules les personnes connaissant le producteur a priori peuvent accéder aux archives et les comprendre. Un inventaire, bien que son nom puisse être trompeur, n’est pas qu’une liste d’articles descriptifs, mais une porte d’accès aux sources de l’étude historique, pour les connaisseurs comme les amateurs. Une présentation du producteur en introduction du fonds peut permettre en parallèle de poser de manière univoque les informations factuelles pertinentes à la compréhension du fonds lui-même et à sa contextualisation au sein d’une vie et d’une pratique générale.

La description du producteur participe ainsi également de l’inscription du fonds dans une perspective d’authentification des documents, en soulignant d’après le contexte biographique ou administratif du producteur la production documentaire qui en est l’héritage ici.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1) et (2)

(*notice d’autorité: dans les sciences de l’information, une notice d’autorité est une manière de référencer sans ambiguïté une personne morale et physique ou une notion afin de faciliter la recherche sur cette même autorité.)

Notions d’archives : la contextualisation de l’information

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


Dans le billet précédent, il était question de la notion de pièce, et nous avions signalé le fait que le CRBC avait conçu ses inventaires comme étant décrit à la pièce, mais sans prendre en compte le contexte de ces dernières (autant par le biais du niveau du dossier, comme des séries intellectuelles voir du fonds lui-même). Comme si les chercheurs n’avaient pas considéré le contexte des documents qu’ils décrivaient comme pertinent à leur étude, ou qu’ils ne portaient d’intérêt qu’à son contenu et non son contenant.

Il s’agit là d’un biais d’intérêt par rapport aux sources, biais qui veut que la pièce d’archives se suffise à elle-même pour être étudiée et interprétée. Pour un spécialiste en linguistique ou en littérature, il est tout à fait compréhensible que seul le texte du document en lui-même (sans la question du support ou de son existence même) soit pertinent. Cependant, même si le contenu du document est l’intérêt premier de sa consultation, sa situation dans le fonds et son environnement sont fondamentaux à connaître afin d’apprécier pleinement le document même et sa raison d’être.

En effet, que signifie par exemple le fait de trouver au sein du fonds Pierre-Jakez Hélias, trois exemplaires tapuscrits (sensiblement similaires, en terme de datation et de volume) de la pièce de théâtre Les Fous de la Mer, mais qui ne suivent pas en terme de cotation (et sont donc espacés physiquement les uns des autres au sein des archives) ?

Le contexte de chacun des tapuscrits, mis en valeur par la description non seulement des pièces même d’un fonds, mais également de leur structure hiérarchique interne, qu’il s’agisse des dossiers physiques dans lesquels se trouvent les tapuscrits ou un niveau conceptuel supérieur (tel des séries, sous-séries…) est la seule manière de comprendre pourquoi ces exemplaires existent et sont présents là où ils sont dans les dossiers du fonds. Dans notre cas, le premier exemplaire (PJH018.15) est conservé en relation avec de la correspondance relative à la pièce de théâtre et sa création. Le deuxième exemplaire (PJH127.3) participe d’un dossier au sujet d’un festival de l’Union Française des Oeuvres Laïques d’Education Artistique où la pièce aurait été jouée. Le dernier exemplaire (PJH257.4) est une version de la pièce pour une édition du Festival de Cornouaille, festival annuel de culture bretonne à Quimper (Finistère).

Avec ce cas concret, on peut comprendre combien connaître l’environnement d’une pièce au sein d’un dossier n’est pas seulement pertinent pour avoir accès à la pièce en elle-même, mais permet aussi d’expliquer son utilisation par le producteur.

Pour rendre visibles ces informations contextuelles, il a été nécessaire de reprendre l’ensemble des archives de Pierre-Jakez Hélias et leur inventaire. Non pas que celui-ci ait été mal renseigné, mais, outre le besoin de restructurer les informations à disposition (comme nous l’avions abordé dans la série d’articles Archives et inventaires), il s’agissait également de faire ressortir cette structure physique et intellectuelle qui hiérarchisait les archives en présence.

Dans le monde des archives, de par l’histoire de l’archivistique même, il est important de considérer les articles d’archives, la pièce comme le dossier ou la série, comme participant d’un ensemble plus vaste ayant sa propre logique. Logique en conséquence pertinente pour comprendre le document d’archives et sa présence au sein du fonds. Une structure d’accès ou de rangement des archives créée par leur producteur influence grandement la signification d’un document, en plus de présenter les dynamiques globales internes aux archives. Faire ressortir les structures d’un fonds d’archives est alors une nécessité : sous-fonds, séries, sous-séries, dossiers sont des étapes d’accès à la pièce permettant d’en comprendre la signification et l’usage qui en était fait par le producteur.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1) et (2)

Notions d’archives : la pièce.

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


Comme nous l’avons vu dans le billet précédent (Instrument de recherche), l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias cherche à aller au détail le plus fin de description des pièces, afin de proposer une vision précise des archives du producteur.

Cependant, après étude des archives même, il s’avère que cette description à la « pièce » n’est pas celle que l’on entendrait en archives, soit une description de la “plus petite unité indivisible à la fois matériellement et intellectuellement” (Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie », 2002). En archives, une pièce peut être, par exemple, un brouillon de poème, un procès-verbal de réunion ou un carnet de notes. Un peu plus complexe car plus trouble, l’ensemble formé par une lettre, envoyée avec une photographie jointe qu’elle référence peut être décrit comme une pièce (en effet, en l’absence de la photographie, la lettre peut ne pas faire sens, tout comme la présence de la photographie ne fait peut-être pas sens dans les archives en l’absence de la lettre expliquant son origine).

Dans le cadre de l’inventaire du fonds de Pierre-Jakez Hélias, il est intéressant de voir une fluctuation du degré de détail accordé à la notion de « pièce », qui pourtant se veut être le fondement de la description de l’inventaire.

Ainsi, il a pu arriver de trouver une « pièce » ne prenant pas en compte l’unité physique mais uniquement l’unité intellectuelle de l’article. Pour reprendre les « pièces » présentées en exemple lors de notre billet précédent, il s’avère que trois d’entre elles sont en fait physiquement reliées : il s’agit en effet d’un seul carnet regroupant les manuscrits de trois pièces de théâtre radiophoniques.

Capture d’écran des lignes de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias regroupant, selon la notion archivistique, une seule et même pièce. Ici un carnet manuscrit.

Dans le même temps, les boîtes suivantes ont parfois regroupé des pièces qui pouvaient auparavant être décrites de manière séparée sous une seule et même cote (par exemple une enveloppe contenant des coupures de journaux, alors que dans les premières boîtes, avec un même état de conservation, chaque coupure aurait bénéficié d’une cote).

Il est ici intéressant de noter la variation de sensibilités entre chercheurs, ayant initié le travail de description, vacataires, ayant continué celui-ci, et archiviste, reprenant l’ensemble et terminant le travail descriptif. L’inventaire en question (fonds Pierre-Jakez Hélias) a clairement été réalisé dans un premier temps par et pour des personnes connaissant le producteur et cherchant le fin détail de son travail, en allant jusqu’à une division purement intellectuelle d’un seul et même document physique. Il faut également souligner que le premier versement du fonds comprend ce qui peut être considéré comme le plus pertinent comme articles, puisqu’il s’agit des archives sélectionnées et arrangées par le producteur lui-même dans l’optique d’un don au CRBC. En parallèle, la seconde partie du fonds a été décrite par des vacataires, non-spécialistes pour la plupart, ni du travail de description en archives ni du sujet du fonds, voire non bretonnants (ce qui limite la description de certaines pièces); cela peut expliquer la perte de granularité qui en découle. Enfin, le travail de reprise de l’inventaire a été réalisé par un archiviste de formation, non-spécialiste du sujet ou de la langue bretonne, mais dont l’approche professionnelle reprend les codes de la description archivistique formelle.

L’inventaire comprenait, avant finalisation du travail, 64 boîtes décrites.Le fonds clos en comprend désormais 103. Les 4 mètres linéaires d’archives qui ont été inventoriés dans le cadre de ce projet ont été décrits au niveau du dossier. Compte tenu du contenu des archives et du temps imparti pour le projet, ce niveau de description a été jugé le plus pertinent pour ces derniers documents. Cependant, ces mêmes boîtes pourront par la suite, suivant l’intérêt porté à leur contenu, être décrites de manière plus approfondie.

L’intérêt porté à la notion de pièce et son usage au sein des inventaires du CRBC permet également de mettre en lumière un autre aspect marquant des instruments de recherche de la bibliothèque de recherche du laboratoire : l’absence de contextualisation des archives. En effet, la seule manière pour toute personne consultant ces inventaires de connaître concrètement la réalité physique et structurelle des articles décrits est de les prendre en main (comme nous l’avons démontré avec les trois “pièces” qui se révèlent être un seul et même article physique). Or, l’intérêt d’un instrument de recherche en archives est, outre une description des documents, également de recréer intellectuellement le contexte d’existence des documents, et cela afin d’assurer leur accessibilité et leur communicabilité.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1) et (2)

Notions d’archives : l’instrument de recherche.

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche-t-il un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


Une des premières particularités remarquée au CRBC peut être la pratique des instruments de recherche et les informations qui y sont introduites.

L’inventaire du fonds de Pierre-Jakez Hélias (premier fonds employant la structure retrouvée en majorité dans les inventaires du CRBC) a été réalisé avec une description qui se veut « à la pièce« *.

Capture d’écran d’une partie de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias avant reprise.

Ce degré de précision rapproche l’instrument de recherche ainsi réalisé de ce que l’on nomme en archives un inventaire numérique détaillé. Qu’est-ce que cela signifie ?

  • un inventaire est un type d’instrument de recherche, soit un « Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux lecteurs » (Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie”, 2002). Il en existe plusieurs types, du plus succinct au plus détaillé. L’état des fonds, par exemple, est une description sommaire de l’ensemble des fonds ou collections détenus par un service de conservation. Il s’agit de l’instrument le plus sommaire. L’inventaire, à l’inverse, est l’instrument dont le niveau de description est le plus fin : la pièce. Bien que ce mot soit communément utilisé dans la sphère archivistique pour se référer à un instrument de recherche en général, peu importe son niveau de description, l’inventaire est à l’origine l’instrument de recherche le plus pointu qui peut être trouvé dans un service d’archives.
  • Il est dit numérique car il s’agit dans cet inventaire de respecter la logique proposée par le producteur du fonds et donc de suivre le classement concret des documents, et non de recréer une structure thématique ou autre, pour donner accès aux archives (approche qui serait qualifiée de méthodique).
  • Il est enfin présenté comme détaillé, car il ne se contente pas de renseigner la cote de référence et le titre de la pièce, mais cherche à apporter des informations pouvant tenir de sa diplomatique (typologie documentaire, support, volume, datation…), voire également de donner son sujet ou ses spécificités dans les grandes lignes.

Il est important de souligner que ce genre d’instrument de recherche, bien qu’ extrêmement pertinent autant pour les chercheurs que pour les archivistes, n’est que peu pratiqué de nos jours dans les services publics. En effet, cela implique un temps d’étude et de travail très important afin de fournir un résultat pertinent. Peu de services peuvent s’autoriser ces pratiques, et les services d’archives, publics comme privés,se concentrent généralement sur un niveau de description moins détaillé (s’arrêtant souvent au dossier, soit un ensemble de pièces).

Dans notre cas,et malgré le détail de description apporté aux « pièces »* par l’inventaire créé au CRBC, une particularité se présente aux spécialistes des archives : une absence de contextualisation des pièces et, après un rapide aperçu de l’inventaire, une notion assez vague et variable de la notion même de pièce (ce qui fera l’objet de prochains articles).

A suivre:

La pièce d’archives.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1) et (2)

* l’usage des guillemets est volontaire, car la notion de pièce telle qu’entendue par les chercheurs et les vacataires ayant effectué un travail de catalogage au CRBC n’est pas celle entendue en archivistique.