Archives et inventaires : Le travail de standardisation.

Dans le cadre du projet REBELLE, le CRBC est amené à réviser certains de ses inventaires d’archives, afin de proposer aux chercheurs des instruments de recherche cohérents et éclairants sur les fonds qui sont en sa possession. Cela vise fondamentalement la restructuration d’inventaires selon les standards en vigueur dans le monde archivistique (notamment par la norme ISAD(G)) mais également à leur conversion sous des formats de données exploitables pour la recherche en ligne (XML/EAD en premier lieu).

Le premier travail a été d’analyser les structures de description existantes afin d’assurer une transition cohérente vers la norme ISAD(G).

Ce post est le troisième et dernier d’une série de trois articles.

Reprise et révision des inventaires

Suivant les réflexions et remarques établies dans les posts précédents, il y avait donc trois niveaux de  révisions à réaliser dans le cadre d’un travail sur les inventaires : 

1) Reprendre les structures existantes et y appliquer le standard de description ISAD(G). Bien que cela puisse sembler simple d’un premier abord, il s’est avéré au fur et à mesure du travail de reprise de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias que certains champs de description, apparaissant limpides, avaient pu être interprété de manière variée (le titre pouvant contenir la description du support, comme le sujet du document ou bien son titre formel selon les sensibilités).  

2) Recontextualiser les documents. Outre renseigner leur origine, le comment et le pourquoi de leur conservation par le CRBC (informations qui permettent de mieux cerner les objectifs du producteur et les raisons l’ayant amené à conserver ces documents et à les donner), il fallait également décrire les grandes structures hiérarchisant le fonds. Dans le cadre du fonds Pierre-Jakez Hélias, cela signifiait présenter et détailler les versements successifs émaillant sa conservation au CRBC, mais également décrire les grands ensembles documentaires et thématiques le traversant et qui permette d’expliquer, par exemple, pourquoi trois exemplaires d’une même oeuvre se trouvent dans diverses sections du fonds.  

3) Restructurer les données des inventaires afin de les rendre pertinentes pour un traitement informatique. Cela signifiait deux choses :

– reprendre le format des données internes aux inventaires pour qu’elles correspondent à des formats standardisés et permettre ainsi une certaine accessibilité sur le long terme (notamment par l’application des normes ISO d’inscription des dates et des langues, mais également pour formater des noms d’entités et de collectivités en s’appuyant sur les recommandations de référentiels, comme le référentiel national des formes autorisées du nom pour l’administration territoriale (1800 à nos jours) de l’Association des Archivistes français. 

– assurer la cohérence de données spécifiques (majoritairement des noms propres) avec des référentiels de données tels que Wikidata, le catalogue d’autorité de la BNF ou encore la base PRELIB, créé par le CRBC pour recenser les sociabilités du milieu culturel breton.  

Ce travail a déjà été en parti réalisé pour le fonds Pierre-Jakez Hélias et doit être révisé avant exportation au format XML/EAD.

Série Archives et inventaires : 

Premier article. Historique des instruments de recherche du CRBC.

Second article. Les limites des instruments de recherche du CRBC.

Archives et inventaires : limites des instruments de recherche du CRBC

Dans le cadre du projet REBELLE, le CRBC est amené à réviser certains de ses inventaires d’archives, afin de proposer aux chercheurs des instruments de recherche cohérents et éclairants sur les fonds qui sont en sa possession. Cela vise fondamentalement la restructuration d’inventaires selon les standards en vigueur dans le monde archivistique (notamment par la norme ISAD(G)) mais également à leur conversion sous des formats de données exploitables pour la recherche en ligne (XML/EAD en premier lieu).

Le premier travail a été d’analyser les structures de description existantes afin d’assurer une transition cohérente vers la norme ISAD(G).

Ce post est le second d’une série de trois articles.

Limites de la structure

Pour commencer, la description des archives s’est faite directement à la « pièce »1 , sans contextualisation des documents par dossier ou même boite (qui était pourtant l’unité de référencement pour la localisation des documents). 

Les quelque 9000 documents qui participaient de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias étaient alors présentés sans médiation réelle (présentation même concise du contenu, structure hiérarchisant les documents) aux chercheurs voulant travailler avec le fonds et n’ayant pas de connaissances préalables sur celui-ci ou son organisation. Cela impliquait donc un objectif précis de recherche afin de ne pas devoir passer en revue l’ensemble des lignes du tableur.  

Capture d’écran des premières lignes de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias au CRBC.

En archives, et comme cela a été amplement appuyé par les normes développées depuis la fin des années 1990 dans le milieu, le contexte du document dans un fonds revêt presque autant d’importance que le document décrit. Bien que cela puisse sembler évident, il est tout de même nécessaire de rappeler qu’un document, peu importe son support, n’aura pas le même sens selon le contexte dans lequel il est conservé. 

Le degré de description mis à part, certaines sections de l’inventaire (comme la colonne « Note générale » ou “Genre”) étaient assez vague pour introduire une variété importante d’informations appuyant la description d’une pièce, et dépendant de la sensibilité de la personne inventoriant le fonds. Bien que certaines typologies aient été prédéfinies, l’absence de précision quant à leur définition dans le cadre de ce fonds, leur usage entendu, etc. a laissé une grande marge d’interprétation aux diverses personnes ayant travaillé à la description du fonds.

Enfin, le formatage des informations dans l’inventaire (que ce soit des dates des documents ou des noms propres) présentait une grande diversité  ne permettant pas au final une recherche pertinente de ces éléments comme le montre les captures d’écrans ci-dessous. 

Capture d’écran de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias au CRBC montrant la diversité de notation du nom du donateur.

Capture d’écran de l’inventaire du fonds Pierre-Jakez Hélias au CRBC montrant la diversité de notation des dates.

Compte tenu du volume d’archives concerné (qui devrait atteindre les 10 mètres linéaires lorsque l’ensemble des documents aura été reconditionné), la description fine du contenu  a impliqué le travail successif de nombreux vacataires, bretonnants ou non, sur plus d’une dizaine d’années et ayant eu chacun une manière de décrire les documents, malgré une structure pouvant sembler assez contraignante d’un premier abord.  L’absence de méthodologie clairement définie à formé un fichier aux données extrêmement diverses et, finalement, peu facilement utilisables aux personnes n’ayant pas de connaissance préalable du fonds et de son état.

Série Archives et inventaires : 

Premier article. Historique des instruments de recherche du CRBC.

Troisième article. Le travail de standardisation des inventaires.  

1 Ce terme est inséré entre guillemets car la notion de « pièce » telle qu’elle est reconnue en archivistique n’était pas celle entendue par les chercheurs lors de la réalisation des inventaires.

Archives et inventaires : historique des instruments de recherche du CRBC

Dans le cadre du projet REBELLE, le CRBC est amené à réviser certains de ses inventaires d’archives, afin de proposer aux chercheurs des instruments de recherche cohérents et éclairants sur les fonds qui sont en sa possession. Cela vise fondamentalement la restructuration d’inventaires selon les standards en vigueur dans le monde archivistique (notamment par la norme ISAD(G)) mais également à leur conversion sous des formats de données exploitables pour la recherche en ligne (XML/EAD en premier lieu).

En présence, en 2019, 50% des archives du CRBC font l’objet d’un inventaire dont 10% sont partagés hors des sphères du CRBC par des bases de données comme Calames (catalogue des archives et des manuscrits de l’enseignement supérieur).

Le premier travail a été d’analyser les structures de description existantes afin d’assurer une transition cohérente vers la norme ISAD(G).

Ce post est le premier d’une série de trois articles.

Historique de la structure des inventaires 

La réflexion autour des inventaires d’archives a posé la question de leur origine. Dans le cadre du CRBC, qui est, comme son nom l’indique, un centre de recherche, ces inventaires sont le fruit d’un besoin exprimé par le monde de la recherche universitaire. Mannaig Thomas  (actuellement  Maîtresse de conférences en littérature de langue bretonne) et Ronan Calvez (actuel Directeur du CRBC Brest), travaillant à la fin des années 1990 tous deux sur l’oeuvre de l’auteur breton Pierre-Jakez Hélias, ont été amené à inventorier les archives de celui-ci. Ces archives avaient été versée à la mort de l’auteur au CRBC, conformément aux souhaits qu’il avait exprimé en 1989 lors de la cérémonie célébrant les 20 ans du centre. 

La structure établie  dans les inventaires repose alors sur une classification des informations orientée à la fois par les besoins des chercheurs à cette époque et les conseils de la Bibliothèque nationale de France. Cela se retrouve notamment dans la détermination typologique des documents (« nature » et « classement »). 

Capture d’écran des codes employés pour la description des archives selon les premiers inventaires du CRBC (Fonds Even)

L’inventaire du fonds de Pierre-Jakez Hélias est le premier à mettre en œuvre cette structure, et il sera l’exemple centrale de la réflexion présentée dans cette série d’articles. La concrétisation progressive de cet inventaire (qui, avant le lancement concret du projet en 2019 n’était pas encore achevé) et le développement de la recherche sur d’autres fonds en parallèle a généralisé de manière plus ou moins unanime l’usage de ce modèle de description et ses usages. Il regroupe de facto, sous un seul et même document, une majorité des problématiques traversant les autres inventaires. 

Série Archives et inventaires : 

Second article. Les limites des instruments de recherche du CRBC.

Troisième article. Le travail de standardisation des inventaires.