Nuance d’archives: conserver ou préserver?

La conservation de documents est l’une des finalités du travail de l’archiviste, à la suite de la collecte et du classement des documents. Il est donc courant d’entendre ce terme lorsqu’il est question d’archives.

Pour autant, cette terminologie peut se révéler trompeuse. Car la conservation implique  en soi le maintien d’un élément dans un état constant et précis. Or, dans le cadre de la conservation du patrimoine archivistique, les archivistes ne travaillent pas tant à conserver définitivement un document qu’ils ne cherchent à le préserver – par diverses actions majoritairement préventives – , de causes pouvant mener à sa détérioration.

En effet, il n’est pas réaliste de penser que l’on peut conserver, au sens premier du terme, un document : de par son support, sa technique de création, un document est fondamentalement l’objet d’un processus chimique ; de par les usages liés à sa création, celui-ci fera l’objet de manipulations diverses dans des contextes particuliers, qui auront des conséquences sur son état. Il n’est pas possible d’arrêter tout processus chimique. Pas plus que, éthiquement, il n’est concevable d’empêcher la communication définitive et irrévocable d’un document, dans le seul but de garantir une sauvegarde parfaite du document en question.

Dès leur création, les documents présentent de fait des spécificités techniques et matérielles qui permettent de déterminer combien de temps environ ceux-ci pourront perdurer en l’état. Le travail dit de conservation à pour but d’étendre, au mieux, cette durée. L’objectif des méthodes et pratiques entendues sous le terme de conservation n’est donc pas tant le maintien du document en tant que tel qu’une recherche permanente pour assurer aux documents concernés une durée d’existence plus étendue, garantissant la préservation du document et de son contenu pour le rendre accessible sur le temps long.

Deux types de pratiques sont ainsi établies : une conservation dite préventive et une conservation dite curative.

La conservation préventive est l’ensemble des méthodes et pratiques mises en œuvre pour maîtriser au mieux l’environnement des documents. De la lumière au taux d’humidité, il s’agit de prendre connaissance des causes de détérioration qui existent autour des documents et de les contrôler pour en réduire les effets.

La conservation curative quant à elle recouvre les pratiques touchant aux documents en eux-mêmes. Plus invasive, elle est une étape complémentaire à la conservation préventive initiale. Elle peut amener à modifier chimiquement un document si cela est estimé nécessaire afin de réduire les dégradations en cours. Par exemple, il s’agira de désacidifier une collection de périodiques.

La conservation préventive prévaut dans la pratique, car une modification apportée à un document, même dans un esprit de conservation, reste une modification. Elle va de fait contre l’objectif de préservation en l’état du document.

Dans tous les cas, comme nous venons de le voir, la conservation est avant tout une série de mesures entreprises pour contrôler au mieux l’évolution des documents en question. Lorsque les méthodes de conservation mises en place se révèlent insuffisantes pour garantir l’existence et la pérennité des documents, il est alors nécessaire de passer par une étape de restauration. La restauration, plus invasive, est de fait vue comme un échec de la conservation et n’est menée à bien que lorsque toutes les autres méthodes n’ont pu limiter de manière pertinente les processus de dégradation.

Nuance d’archives : communiquer et diffuser

Dans la continuité de notre série d’articles sur la numérisation de documents d’archives, une nuance intéressante à aborder est celle entre la communication et la diffusion des archives. Il s’agit en effet d’une nuance qui a pris toute son importance avec le développement des technologies numériques, qui ont permis de partager des contenus et des données à des échelles encore jamais pensées.

Communiquer et diffuser : une même optique pour deux portées

La communication est un des piliers de l’archivistique. 

L’ensemble du travail mené par l’archiviste, de la collecte des fonds à leur classement, a pour but la communication et l’accès à qui en fait la demande à des documents uniques, permettant d’apporter un éclairage sur des événements et des pratiques passées. A l’origine, la communication en archives était la mise à disposition des archives au public en fonction de la communicabilité des documents, au sein de salles de consultation définies ou lors d’expositions.

La communicabilité est une notion importante à connaître dans ce cadre : il s’agit du degré de communication possible d’un document. Cela prend en compte un aspect légal de transmission de l’information (si les données disponibles dans les archives peuvent être transmises sans contrevenir à une loi, souvent le code civil ou le code intellectuel) et un aspect matériel (le document peut-il être transmis sans danger pour sa conservation à venir ?). Cette communicabilité s’adapte aux nécessités juridiques et patrimoniales de chaque fonds, voire de chaque document dans certains cas.

Dans le cadre d’archives numérisées, l’aspect purement matériel de la communication des archives n’entre plus en compte. Encore une fois, la numérisation permet la consultation en simultanée par plusieurs utilisatrices et utilisateurs d’un seul et même contenu. Cette simplicité apparente de communication est pour autant trompeuse car, en contrepartie, la question légale prend une toute autre ampleur. En effet, l’intention souvent attendue après la numérisation de documents est leur mise en ligne sur internet, pour les rendre accessibles au plus grand nombre. Pour autant, la mise en ligne sur des sites web dédiés n’est pas tant en soi un acte de communication, mais prend plutôt la portée d’un acte de diffusion de l’information, voire de publication.

La diffusion est une forme de communication, mais avec une portée plus large et des pré-requis légaux plus contraignants pour les institutions. Il faut d’une part s’assurer des droits connus sur les documents. En effet, la conservation d’un document n’en donne pas la responsabilité intellectuelle. Il est ainsi tout à fait courant de conserver, dans un but de recherche, des documents dont les personnes possédant les droits intellectuels (par descendance ou autre legs) ne souhaitent pas la diffusion, pour des raisons personnelles. L’institution ne peut pas légalement aller contre ces volontés dans le cadre d’archives d’origine privées, et il faut s’assurer que si la mise en ligne sur des sites se fait, l’institution garantit son utilisation à des fins de recherche scientifique ou historique, et rappelle à ce moment-là les droits existants sur les documents en question.

Car la mise en ligne d’un document implique pour l’institution mettant le fichier à disposition que ce dernier puisse être téléchargé, rediffusé, modifié ou exploité à diverses fins. Les institutions ont donc plus d’enjeux lors de la mise en ligne de documents que lors de la communication au sein d’un environnement où elles maîtrisent tous les paramètres, d’accès comme de reproduction et de diffusion extérieure, tels que la salle de lecture ou des postes informatiques sur leur réseau interne. Ces possibilités sont envisagées par les institutions avec l’établissement d’énoncés clairs entourant le fichier numérique diffusé (déclarations des droits sur le fichier, explication des buts de la mise en ligne, présentation des risques encourus en cas de réutilisation non-conforme aux droits appliqués sur le fichier, etc ).

La numérisation d’archives peut parfaitement se limiter à des usages internes au service (par le biais d’un intranet ou de postes informatiques dédiés à cette tâche) afin de contrôler l’accès et le partage des informations contenues. Ces restrictions ne sont bien souvent pas volontaires de la part des services, mais résultent d’un ensemble de facteurs à prendre en compte : une condition du propriétaire du fonds, une demande de la part des personnes possédant les droits intellectuels sur les documents  ou encore un souci de préserver la vie privée des personnes concernées (pour rappel, les archives publiques autorisent la communication d’informations au sujet d’une personne une fois 60 ans passés après la rédaction du document, a minima).  

De fait, la numérisation d’archives est une étape pouvant permettre d’améliorer l’accès à des informations autrement difficilement disponibles. Cependant, cette action n’est pas garante d’un droit de diffusion des informations ainsi numérisées.