Qu’est-ce qu’une numérisation de qualité?

Lorsqu’une archive est numérisée, le fichier obtenu est le plus souvent une image numérique (nous n’aborderons pas ici les archives sonores ou audiovisuelles en particulier, qui connaissent leurs propres défis). Sans rentrer dans sa composition même, quelques paramètres permettent de contrôler la qualité de l’image obtenue. 

La résolution de l’image

Le résultat d’une numérisation de qualité, pour une institution conservant des archives, est une image dont la résolution (soit le nombre de pixels par pouces ou ppp/ppi) est assez importante pour permettre une utilisation finale variée de l’image.

Pour exemple, un très bon appareil photo de smartphone peut actuellement produire des images allant jusqu’à 555 ppi de résolution. Dans le cadre d’une archive numérisée, il est généralement recommandé de viser une résolution environnant 1600 ppi (selon l’archive d’origine), mais pouvant également aller jusqu’à 6000 ppi. Cette résolution permet, entre autres, un niveau de détail et de manipulation suffisamment pertinent pour assurer l’utilisation du fichier sous diverses formes : mise en ligne sur un site internet, impression sur des affiches de grand formats… 

En parallèle de la résolution du fichier, le format dans lequel l’image est enregistrée joue beaucoup sur la qualité des données de l’image.

La question du format 

Aucun format, à ce jour n’est clairement défini pour assurer à la fois une bonne résolution d’image mais également l’accès et la conservation sur le long terme du fichier final. Pour autant, un choix est nécessaire car une image numérique brute (format .raw), telle qu’ enregistrée par un capteur photographique, ne serait pas intelligible. Le fichier .raw est automatiquement traité, soit par l’appareil photo soit par un logiciel externe,  lorsque l’image est visualisée sur un écran.  Et c’est l’enregistrement de ce traitement dans un format de visualisation qui est important.

Dans la vie courante, la majorité des images numériques créés et diffusées est au format .jpeg . C’est un format léger, mais qui est bien souvent compressé (c’est-à-dire qu’il ne conserve pas l’ensemble des données captées par l’appareil photographique lors de la prise de vue.). Cette compression implique une dégradation concrète de l’image finale, bien qu’invisible à l’œil nu. Même s’il est possible de revenir sur la compression du fichier par des techniques de calculs, celle-ci laisse des traces et certaines pertes ne sont pas réversibles. Les institutions de conservation évitent de facto les formats compressés.

Certains formats ne sont également pas pris en compte car leurs contraintes de gestion et d’accès sont trop importantes. Les formats dits propriétaires (dont les spécificités ne sont pas mises à disposition du public, dont la technique de formatage ne l’est pas non plus) sont considérés comme un risque pour la conservation des fichiers. Les services valorisent donc des formats dit ouverts, ce qui assure, en cas de problème avec le fichier ou si le format n’est plus lisible, de pouvoir retrouver l’accès aux données en se référant à ses spécificités.

Dans une optique de conservation, les formats favorisés sont de fait des formats non compressés et non propriétaires dont le standard se révèle assez demandeur en termes techniques pour assurer un haut rendu à la numérisation. Ces contraintes font que les formats les plus couramment choisis (.tiff ou .jp2) ne sont pas des formats facilement manipulables: la taille des fichiers, mais également les informations qu’ils contiennent (métadonnées), les rendent lourds à gérer numériquement.

Le fichier maître et les autres

Le fichier principal obtenu à la numérisation n’est que rarement celui qui est ensuite diffusé sur les ordinateurs de consultation ou mis en ligne. En effet, compte tenu des contraintes évoquées pour manipuler ce fichier dit « maître » ou principal, les institutions doivent créer à partir de ce dernier des fichiers secondaires. Souvent, ceux-ci seront dans des formats dégradés (comme .jpeg) afin de permettre la diffusion de l’image sur diverses plateformes, et l’utilisation concrète du document numérique par diverses personnes.

Ces fichiers, de qualité moindre techniquement par rapport au fichier maître, sont généralement suffisants pour une consultation classique des documents car même sur des fichiers dégradés, le niveau de détail atteint est acceptable pour l’œil humain. 

Capture d’écran d’un fichier .jpeg et d’un fichier .tiff côte-à-côte (zoom +200%): première page du manuscrit original du Cheval d’orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)
Pourquoi créer un fichier maître si lourd à la base?

Lorsque l’on créé des fichiers numériques, il est nécessaire de garder à l’esprit que la technologie numérique évolue rapidement. Il est tout à fait imaginable qu’un fichier, aujourd’hui considéré comme correct pour être diffusé voir conservé, se révèle d’ici quelques années de médiocre qualité pour les réseaux existants. En cherchant une image de haute qualité technique dès le départ, les institutions veulent garantir une utilisation numérique sur le temps « long » de la numérisation.

La qualité de la numérisation est donc l’assurance pour une institution d’un usage à long terme de l’image obtenue mais également l’assurance de ne pas avoir à réaliser de nouveau pour un temps donné une numérisation chronophage et coûteuse en ressources humaines et techniques. 

Mais ces choix ne sont que des étapes dans la finalisation de la numérisation. En effet, une fois le fichier numérique obtenu, il faut penser l’après : la conservation numérique du fichier. Cette question sera l’objet du prochain article publié.

La numérisation en pratique

Nous avons vu dans l’article précédent comment les institutions étaient amenées à sélectionner les documents d’archives faisant l’objet d’une numérisation. 

Une fois cette sélection faite, les documents sont préparés pour la numérisation (inventaire détaillé, contrôle des références documentaires et vérification de l’état concret du document) avant d’être numérisés.

Mais la numérisation en elle-même n’est pas anodine. Les documents d’archives sont des documents uniques, et dont la préservation sur le temps long est recherchée par l’institution les conservant. Même si la numérisation est un moyen de partager le contenu des archives et d’en réduire postérieurement la manipulation, elle n’est cependant pas une action sans conséquence pour les documents. Les institutions doivent donc prêter attention à la manière dont elles numérisent leurs archives.

Contrôler l’environnement de la numérisation

La numérisation d’archives est en général la prise de vue photographique d’un document de manière à en avoir une image numérique lisible et détaillée.

Toute prise de vue photographique demande une certaine luminosité afin de proposer un rendu acceptable à sa visualisation postérieure. Pour les documents, la numérisation implique donc une charge lumineuse et un changement d’environnement parfois important, qui ont des conséquences sur la conservation du document même. La lumière implique des dégradations photochimiques, par effet des rayons ultraviolets et infrarouges qui jouent sur la composition même du document. Par réaction également, une évolution thermique du document a lieu, accélérant le processus de dégradation interne à ce dernier. Ces dégâts étant cumulatifs et irréversibles, il s’agit lors de la numérisation d’en limiter au mieux les effets, notamment à travers une maîtrise complète des lumières et également de la durée d’exposition du document à ces dernières. 

Ces problématiques de contrôle des paramètres lumineux imposent donc aux institutions l’utilisation d’outils à but patrimonial, de scanners ou stations de numérisation spécifiquement conçus afin de limiter (ou du moins de maîtriser au mieux) les conséquences de la numérisation sur les documents.

Numérisation d’un document d’archives dans la salle du scanner de l’IBSHS (Institut brestois des sciences de l’homme et de la société)

Ces outils possèdent également des spécificités selon les documents numérisés : plateau modulable pour la numérisation de livres anciens (qui ne s’effectue pas à plat, afin de ne pas endommager les reliures ou les pages), tête de prise de vue déplaçable selon la taille des documents concernés, présence ou non d’une vitre de numérisation afin de contrôler la tenue du document lors de la prise de vue… De multiples options existent afin que les stations répondent aux besoins des institutions et de leurs documents

Ces outils présentent en parallèle des logiciels associés, permettant une maîtrise sur divers niveaux de la numérisation (d’une simple visualisation de l’image finale, au contrôle de la balance des blancs de l’image numériquement produite).

Pour des questions d’utilisation pratique mais aussi de sécurité de travail, les institutions qui peuvent avoir leur propre station de numérisation y dédient une salle, afin de ne pas avoir d’activités conflictuelles pour la réalisation des numérisations prévues mais également pour avoir l’assurance d’un espace suffisant pour manipuler la station de numérisation. De même, il est bien souvent nécessaire d’effectuer la numérisation sur des postes informatiques entièrement dédiés à cette pratique, voire coupés des réseaux externes classiques de communication (le transfert des fichiers numériques ne s’effectuant qu’en interne, par le biais de réseaux contrôlés par l’institution ou le service informatique dont elle dépend). 

Dans le cadre où la numérisation serait externalisée (ce qui est courant, afin de répondre à des besoins spécifiques parfois de tailles d’objets à numériser ou encore pour développer la capacité de numérisation d’une institution), d’autres paramètres entrent en jeu qui peuvent également jouer sur la conservation des documents d’archives, notamment la question du transport et de la transmission des archives à numériser auprès des prestataires de numérisation

Mais que la numérisation soit réalisée en interne ou externalisée, celle-ci impose à l’institution un contrôle complet de ses paramètres de réalisation, l’objectif étant de ne pas avoir à reproduire ces manipulations qui peuvent endommager l’archive de manière définitive. 

L’image produite lors de la numérisation d’une archive se doit donc d’être de qualité, afin de pouvoir être utilisée sur le temps long. Dans le prochain article, nous verrons ce qui est entendu par cette expression et comment les institutions s’assurent d’un résultat de numérisation valable sur la durée.

Numériser, oui. Mais quelles archives?

La copie numérique d’une archive est le résultat final d’un processus de réflexion qui traverse les institutions cherchant à communiquer autour de leurs fonds d’archives.

Les technologies numériques (que l’on peut définir brièvement comme tout moyen d’information qui se construit et transmet l’information sous forme de chiffres) n’ont pas amené aux services d’archives la pratique de la copie. Les actes sur parchemin au Moyen Âge étaient déjà copiés afin d’assurer la préservation des textes qu’ils contenaient. Premièrement pensée comme une méthode de conservation de l’information pure, la copie d’archives a connu une expansion au XXème siècle, avec notamment l’arrivée du microfilm, qui fut utilisé en masse pour créer des fac-similés de documents largement consultés et susceptibles d’être endommagés par ces consultations successives : les registres d’état-civil, le cadastre… Ces copies étaient alors principalement pensées dans une optique de conservation non seulement de l’information contenue, mais également de son support.

Les technologies numériques ne sont donc pas les premières tentatives de reproduction d’archives. Cependant, elles apportent, en plus d’une meilleure qualité d’images que les microfilms, une autre approche des sources en permettant une diffusion à grande échelle de l’information. Il y a désormais la possibilité d’une mise en ligne sur internet, ou sur un intranet réservé, avec l’idée de pouvoir mener plusieurs consultations de front sur un seul et même contenu.

En terme de conservation et de communication des documents originaux, les conséquences sont positives : le document en lui-même est moins manipulé, d’où une conservation en de meilleures conditions, l’accès à l’information contenue est en parallèle assurée par la copie numérique et peut-être étendu à un public qui n’est pas physiquement au sein de l’institution de conservation.

Pourquoi donc ne pas tout numériser?

La pratique de la numérisation a donné une grande visibilité aux archives, et il est courant que les publics pensent qu’à partir du moment où un document spécifique est numérisé, il n’y a pas de raison que les autres ne le soient pas non plus. En théorie, cela est tout à fait souhaitable, et peu d’institutions, à moins de contraintes légales de transmission de l’information, limiteraient volontairement cette procédure.

La réalité est malheureusement bien différente : toutes les archives n’ont pas d’équivalent numérique. Et elles ne pourraient pas en avoir, à l’heure actuelle des technologies et des réseaux existants.En effet, la pratique de la numérisation est un travail qui demande du temps, des ressources humaines, mais aussi des ressources informatiques importantes afin de conserver et proposer l’accès à des numérisations de qualité sur le long terme.

Le choix des archives

Très souvent, les institutions numérisent donc par  degrés d’ « urgence » les archives : celles dont la consultation physique est restreinte, dont la conservation est incertaine, ou encore qui sont les plus demandées pour consultation. La numérisation d’archives résulte d’un choix de la part des institutions, qui sont soumises à des contraintes concrètes de gestion et de communication de leurs archives.

Pour exemple, le premiers corpus numérisé par le CRBC et mis en ligne sur sa bibliothèque numérique est celui du Barzaz Bro Leon. Le CRBC possède une centaine de fonds d’archives, tous ayant un intérêt historique pour la recherche. Pourquoi avoir numérisé ces archives en particulier ?

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée :documents envoyés par Louis Falhun habitant à Tréglonou à l’abbé Jean-Marie Perrot en réponse au concours du Barzaz Bro-Leon (Barzaz Bro-Leon, droits : Youenn Caouissin)

Plusieurs raisons ont mené à cette décision : parallèlement à un travail de recherche effectué sur le corpus et ayant mené à une publication conjointe du CRBC (Barzaz Bro-Leon, une expérience inédite de collecte en Bretagne, sous la direction d’Éva Guillorel, aux Presses universitaires de Rennes / Centre de recherche bretonne et celtique, 2012), le fonds d’archives en question n’était pas conservé par le CRBC lui-même mais avait fait l’objet d’un prêt pour numérisation, autorisé par son propriétaire.

Ces prêts pour numérisation (et non conservation) sont de plus en plus fréquents dans les institutions, et permettent de communiquer et partager des archives difficilement accessibles par leur conservation en main privée. Cependant, ces prêts sont contraignants : de par leur statut de prêt, l’institution s’engage à les remettre à la personne propriétaire sous un temps donné. La numérisation doit donc être planifiée selon les attentes du contrat, en parallèle de la continuité des activités de l’institution en temps normal. Au sein du CRBC, suivant notre exemple, aucun personnel n’est entièrement dédié à ce travail, et la numérisation devient donc une tâche adjointe à un travail principal pour le personnel de la bibliothèque du centre de recherche.

La numérisation seule du corpus du Barzaz Bro-Leon s’est étendue sur environ un an, présentant au final 138 ensembles documentaires sur la bibliothèque numérique du CRBC, pour un total de plus de 1000 pièces d’archives numérisées

De multiples paramètres, d’accès, d’état et de contexte de traitement des documents, sont ainsi pris en compte lorsqu’une numérisation est décidée. Mais ce choix fait n’est que la première étape du processus, qui implique ensuite le traitement numérique des documents. Dans le prochain article, nous continuerons donc notre réflexion à travers le processus de numérisation d’un document et aborderons l’action concrète de la numérisation d’une archive.

Les Archives numérisées : introduction

La crise sanitaire récente et les mesures de confinement mises en place dans de nombreux pays dans le monde ont, pour les institutions culturelles, souligné l’importance d’un rapport à distance, par le biais des nouvelles technologies et de l’internet, avec leurs publics.

Les services d’archives et les bibliothèques ont en nombre eu recours à leurs documents numérisés afin de continuer leur activité de promotion patrimoniale. Ce qui a montré l’intérêt et la pertinence du travail de numérisation et de diffusion des contenus en ligne.

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée: manuscrit original du Cheval d’Orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)

Qu’il s’agisse d’archives numérisées (comme l’exemple ci-dessus, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC) ou de contenus nativement numériques, ces documents et ressources cachent, derrière leur facilité apparente de consultation et de manipulation, le questionnement constant des institutions sur leurs pratiques de travail et leurs méthodes de communication.

L’archive numérisée présente ses propres défis en matière de gestion et d’’accessibilité. L’archive papier est peu aisément accessible en soi : conservée au sein d’un service particulier, souvent éloigné d’autres structures ouvertes au public, décrite et intégrée dans des systèmes d’organisation non-générique malgré les tentatives d’uniformisation des fonds par les services… L’archive papier représente de fait un ensemble d’informations distant pour celles et ceux qui n’ont pas été introduits à son monde.

Le fac-similé numérique du même document peut être perçu comme plus accessible pour le public : diffusé en ligne, donc accessible à toute personne ayant un ordinateur et une connexion internet, sur des visionneuses adaptées (permettant un accès détaillé au document, ou encore pour certaines, la possibilité de faire une recherche textuelle dans le document même ou de télécharger sous différentes tailles le document en question, et ce avec un ensemble d’informations scientifiques sur le document original permettant de contextualiser ce dernier).

Pour autant, cette ultime diffusion du document cache un processus de création, d’information et de conservation complexe de ce même fac-similé numérique que doit gérer et appréhender l’institution qui en est à l’origine : quels outils pour créer le fichier numérique ? quel format pour le conserver ? quel format pour le diffuser ? où le diffuser ? et comment assurer sa préservation ? Ces quelques questions échantillonnées montrent comment chaque étape du processus représente des problématiques qui doivent être pensées et résolues pour assurer la pertinence de la démarche entreprise. Car même si la part croissante du numérique et de ses ramifications dans la vie courante semble laisser penser le contraire, la préservation et l’accès continu à des données numériques est un réel défi pour les institutions patrimoniales, encore plus si l’on pense en termes de temps long et de conservation archivistique.

Le développement d’outils en ligne de consultation des données, que celles-ci soient diffusées sous la forme d’images comme dans la bibliothèque numérique du CRBC ou de données textuelles comme dans la base PRELIB, pose la question aux services de la conservation de ces informations et de leur mise à disposition permanente à des publics aux ressources technologiques diverses. Les articles du carnet aborderont dans les prochaines semaines cet aspect des archives, de la création de copies numériques (à partir de documents d’archives physiques) à leur diffusion et leur conservation sur le temps long.