Nuance d’archives : fonds et collection

Dans la pratique archivistique, de nombreux termes peuvent sembler synonymes : de fonds à collection, de producteur à auteur… Mais ces mots possèdent, pour les archivistes, des définitions claires qui présentent une réalité particulière et précise rencontrée dans les archives.

Que signifient ces subtilités ? La série Nuance d’archives a pour objectif d’y répondre.


Dans le cadre du projet Rebelle, le catalogage des archives du fonds de Pierre-Jakez Hélias a été finalisé et les derniers documents du fonds ont été décrits et cotés.

Dans ce cadre, un dossier (PJH-C001) a attiré particulièrement l’attention. Il ne s’agissait pas en effet d’un dossier du fonds d’archives en lui-même, bien que l’auteur des documents ait été authentifié comme étant Pierre-Jakez Hélias. Il s’agissait d’un dossier intégré au fonds d’archives ultérieurement et suite à une intervention particulière du CRBC. L’histoire de ce dossier est simple : dans le cadre d’une vente aux enchères se déroulant à Saint-Brieuc, des documents inédits et signés de Pierre-Jakez Hélias ont été présentés à la vente. Le CRBC, ayant alors déjà le fonds d’archives de l’écrivain en sa possession, s’est porté acquéreur des documents en question.  Après achat, ces documents (5 pièces ; une pochette de quelques centimètres d’épaisseur au total) ont été rangés à la suite du fonds d’archives de Pierre-Jakez Hélias pour consultation et étude.

Dans le cadre de la reprise de l’inventaire et de cette dernière description des archives, ce dossier a été coté et décrit à part des autres: il reprend l’intitulé du fonds de Pierre-Jakez Hélias (PJH) car son achat a été relatif à ce fonds. Mais il se différencie des dossiers par la marque “C” à la suite de l’intitulé, afin de signaler qu’il ne s’agit pas des archives de Pierre-Jakez Hélias lui-même, mais d’une collection parallèle. Car bien que l’auteur des documents en question soit le producteur du fonds d’archives conservé au CRBC*, et bien que les documents apportent un complément intellectuel non-négligeable pour l’étude du travail de Pierre-Jakez Hélias, ceux-ci ne participent pas de son fonds d’archives en tant que tel, selon les principes de l’archivistique.

La distinction entre un Fonds et une Collection

Comme nous l’avons présenté dans un article précédent , le producteur est l’acteur central de la constitution de son fonds d’archives. Il est le coeur même du principe fondamental de l’archivistique, le principe de respect des fonds, selon lequel la provenance des documents est primordiale à leur conservation et leur étude postérieure. Malgré quelques dérives dans les siècles précédents (et notamment la pratique du démembrement des fonds qui a mené à une dispersion de documents par thème et non par provenance), cette règle prévaut dans la conservation des documents dans le cadre de fonds d’archives.  

De fait, la distinction est essentielle entre ce qui provient du producteur lui-même et ce qui a été rassemblé postérieurement avec un objectif précis par un tiers.

Pour souligner cette idée, voici la définition d’un fonds d’archives selon la norme internationale de description des archives ISAD(G) : « Ensemble  des  documents  quels  que  soient  leur  type  et  leur  support,  créé  ou  reçu  de manière organique et utilisé par une personne physique ou morale, dans l’exercice de ses activités ».

Par opposition, la norme définie la collection comme la « Réunion  artificielle  de  documents  en  fonction  de  critères  communs  liés  à  leur contenu  ou  à  leur  support,  sans  considération  de  leur  provenance,  par  opposition  au fonds d’archives constitué de façon organique. »

Dans notre cas, bien que l’auteur des documents collectés par le CRBC soit Pierre-Jakez Hélias, producteur d’un fonds d’archives de l’institution, ces documents n’étaient pas eux-mêmes dans le fonds d’archives conservé par celui-ci. Ces documents, qui apportent des informations complémentaires à l’ensemble du fonds, ont leur propre histoire de conservation et leur propre provenance, qui renseigne, par effet de distinction, les archives déjà présentes.

Dans le cas de notre dossier, ce dernier démontre également une volonté du CRBC de travailler activement vers la conservation de documents pertinents pour ses intérêts d’études et le rassemblement de ressources uniques pour favoriser ces mêmes études.

Compte tenu du volume de documents concerné, et pour des questions pratiques d’accès au dossier, cette collection Pierre-Jakez Hélias ainsi inaugurée a été décrite en fin d’inventaire du fonds d’archives de Pierre-Jakez Hélias. Le dossier a été intégré physiquement au fonds d’archives afin de ne pas endommager leur conservation physique et de garder un rapport avec le fonds lui-même, qui a mené le CRBC à son acquisition. 

Le dossier a été intitulé « Collection de Jaqueline Gudin », du nom de la propriétaire des documents avant leur vente par ses descendants, afin de toujours garder la notion de la provenance comme guide de compréhension des archives. Si à l’avenir le CRBC venait à compléter cette collection d’autres acquisitions, la création d’une collection à part entière intellectuellement et physiquement séparée du fonds d’archives de Pierre-Jakez Hélias est envisageable.  

* la distinction auteur et producteur sera présentée dans un prochain article de la série Nuance d’archives.

Série Nuances d’archives:

Auteur, producteur et collectionneur.

Notion d’archives : système de cotation (2)

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


La reprise des inventaires dans le cadre du projet Rebelle a amené la question des systèmes de cotation des archives et des fonds. En archives, la cotation d’un article* est l’ « attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers. » ( Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivistique, » 2002).

Dans le précédent article , nous avons présenté l’ancien système de cotation du CRBC à partir de l’exemple d’une lettre manuscrite d’Armand Keravel à Pierre-Jakez Hélias.  

Le document portait précédemment la cote suivante : 

PJH10C182 

Comme nous l’avons expliqué alors, compte tenu des limites que ce système représentait pour la conservation et la communication des archives,  le système de cotation a été retravaillé dans le cadre de la reprise des inventaires du CRBC.

Désormais, ce même document possède la cote suivante :

PJH100.15

Que signifie cette cote ? 

– l’acronyme du fonds, PJH, est le même.

– le chiffre “100” signifie que le document se trouve dans le 100ème article* du fonds (ici : un dossier de correspondance autour du Cheval d’Orgueil de Pierre-Jakez Hélias). Lorsqu’il s’agira de rechercher cet article dans les boîtes du fonds, ces dernières présenteront sur leur dos les cotes extrêmes qu’elles contiennent. La boîte numéro 10 présentera donc les articles : PJH93-PJH100. A savoir : l’ancien numéro de la boîte a été conservé (Boite 10), afin de garder trace de l’ancienne logique de cotation. Le système de référence n’est donc plus la boite puis la pièce, mais l’article de contexte puis la pièce.

– Le chiffre « .15 » signale que le document recherché est le quinzième document présent dans ce dossier (le “.” marquant une sous-structure de l’article 100).

Les anciennes cotes ont été conservées sur les documents. Modifier chacune aurait été une activité chronophage et peu pertinente. En effet, l’ancienne cote permet de présenter la logique utilisée dans un premier temps pour rechercher les documents. Elle participe de l’histoire de la conservation des archives. Elle est donc importante à garder. De même, les chercheurs ayant utilisé l’ancien système peuvent toujours s’y référer pour retrouver les documents (à la suite du numéro de boite également conservé). Les anciennes cotes ont été notées dans les nouveaux inventaires pour conserver ce lien.

Cette nouvelle structure peut sembler moins pertinente que la précédente (perte du caractère typologique des documents notamment). Cependant, outre le fait de recontextualiser les pièces au sein d’une logique documentaire plus maniable, elle permet également d’assurer une migration des contenants sans obliger à une recotation complète du fonds en parallèle, en détachant autant que possible la logique documentaire des limites matérielles présentées par les boites de conservation.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1)

*un article étant l’unité de description d’un fonds: une pièce, un dossier…

Notion d’archives : système de cotation (1)

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


La reprise des inventaires dans le cadre du projet Rebelle a amené la question des systèmes de cotation des archives et des fonds. En archives, la cotation d’un article* est l’ « attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers. » ( Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivistique, » 2002).

Afin de présenter le système utilisé par le CRBC dans la cotation de ses fonds d’archives, nous prendrons pour exemple un document tiré du fonds Pierre-Jakez Hélias. Ce fonds, et son inventaire, ont fait l’objet d’un travail de reprise à des fins de conservation et de communication. Dans ce cadre, les cotes de références principales ont été modifiées afin de permettre une manipulation plus aisée des documents.

Le document en question est une lettre manuscrite d’Armand Keravel à Pierre-Jakez Hélias sur feuillet simple, envoyée en décembre 1966.

Dans le premier inventaire du fonds, la lettre était référencée sous la combinaison suivante :

PJH10C182 

Qu’est-ce que cela signifie?

  • Les trois premières lettres PJH sont celles formant l’acronyme utilisé pour désigner le fonds de Pierre-Jakez Hélias.

En service d’archives, bien que les pratiques puissent diverger, il est courant d’utiliser l’acronyme du nom du producteur du fonds pour signaler des fonds d’individus privés.

  • Le nombre « 10 » désigne la boite dans laquelle le document se trouve.

 Cette pratique, bien que semblant logique d’un premier abord, est en réalité assez problématique lorsqu’il s’agit de gérer des fonds d’archives. L’unité utilisée est en effet assez relative : s’agit-il d’une boite d’archivage de bureau (dont les dimensions peuvent varier de 5 à 30 cm en moyenne), d’une boîte d’archivage définitif (10 cm de large, dans la pratique contemporaine) ou encore d’une caisse de plus grande dimension ? Cela peut sembler subsidiaire comme questionnement. Pour autant, compte tenu de l’objectif de conservation à long terme des fonds d’archives au CRBC, se référer dans la cotation d’un document à une unité aussi variable que la boite contenant les documents mêmes est gênant. Car cela peut impliquer, si les contenants venaient à être modifiés, qu’il pourrait être nécessaire de coter à nouveau l’ensemble du fonds et donc de reprendre l’inventaire, afin d’assurer que les documents ne soient pas conservés dans de mauvaises conditions (si les nouvelles boites sont plus larges, en conservant l’ancienne division, les documents pourraient se plier au fil du temps dans les contenants ; si la boite est plus petite, le manque d’espace pourrait endommager l’intégrité de leur support, favorisant la détérioration des documents). Ces considérations impliquent que l’unité physique contenant les articles ne doit pas être intégrée dans les cotes d’accès aux articles.

  • La lettre « C » fait référence à ce qui avait été présenté dans ce premier système comme la « nature » du document. Les lettres choisies signifiaient une particularité matérielle ou intellectuelle du document :

M pour Manuscrit

T pour Tapuscrit

I pour Imprimé

Ic pour Iconographie

C pour Correspondance

Ce système est assez confus, mélangeant la typologie intellectuelle du document (comme la correspondance) et sa typologie matérielle (papier inscrit à la main, à la machine à écrire, article de presse, dessins, photographie…).

En archives, ces distinctions sont peu signalées, sauf si celles-ci ont une conséquence en matière de conservation des documents ou si elles présentent un intérêt dont la signalisation est pertinente (comme des photographies, des enregistrements sonores ou audiovisuels, qui ne sont pas les supports majoritaires en service d’archives). Ce système a été en partie réutilisé dans le nouvel inventaire, en se référant à la typologie matérielle, afin de signaler une distinction documentaire des supports et matériaux en présence, à la fois intéressant la conservation des documents mais pouvant avoir également un intérêt en matière de recherche.

  • Le dernier nombre « 182 » signale qu’il s’agit ici du 182ème document du fonds participant de la correspondance de Pierre-Jakez Hélias. Au total, le fonds présentait selon l’ancien inventaire 4485 pièces ou ensembles de pièces qualifiés de correspondance. Il est important de signaler que chaque document reprend la numérotation de sa propre typologie. La boite qui nous intéresse dans cet exemple, présente ainsi les cotes suivantes selon ce système :

PJH10 M344 – PJH10 M390

PJH10 T392 – PJH10 T438

PJH10 I1575 – PJH8 I1660

PJH8 C165 – PJH8 C242

PJH8 IC12

Pour retrouver le document recherché, il fallait donc après avoir repéré la boîte, passer en revue ses dossiers afin de lire, ou de déduire, de leur couverture et des cotations qui y étaient inscrites, la situation du document en question. Une fois que l’on passe l’étape de la boite comme contenant, le suivi des cotations se révèle donc assez complexe pour quelqu’un qui n’a pas la pratique du fonds et du système.

Dans le prochain article du carnet (Système de cotation (2)), nous verrons quel système a été utilisé dans le nouvel inventaire pour répondre aux problématiques énumérées ici.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (2)

*un article étant l’unité de description d’un fonds: une pièce, un dossier…

Notions d’archives: l’historique de la conservation

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


Les inventaires du CRBC n’intègrent pas, dans leur structure, un historique des fonds d’archives. Certes, ce n’est pas ce qui peut sembler le plus intéressant lorsque l’intérêt est porté aux documents même et à leur contenu. Cependant, un historique de la conservation d’un fonds en dit beaucoup sur les relations du producteur lui-même ou de ses proches avec ses propres documents, de l’intérêt apporté à ceux-ci et de leur valeur perçue.

Selon la norme de description des archives établie par le Conseil international des archives, l’historique de la conservation des archives a pour objectif de « fournir sur l’histoire de l’unité de description les renseignements importants qui contribuent à son interprétation et qui prouvent son authenticité et son intégrité. » (ISAD(G) : norme générale et internationale de description archivistique : adoptée par le Comité sur les normes de description, Stockholm, Suède, 19-22 septembre 2000. 2e éd.)

La description de l’historique de la conservation d’un fonds est de fait une partie intégrante de la présentation et de la communication d’un fonds d’archives. Chaque parcours est intéressant, autant en terme de conservation que de recherche scientifique.

Concrètement, qu’est-ce que l’historique d’un fonds d’archives apporte au traitement et à l’étude de celui-ci ?

Tout d’abord, pour la conservation des archives, cet historique est essentiel pour assurer une bonne manipulation des documents : un fonds composé de documents extraits d’un bureau et qui ont été donné en main propre par le producteur lui-même à l’institution souhaitant les conserver ne sera pas traité de la même manière qu’un fonds qui aura été trouvé par les descendants du producteur dans la cave ou le grenier de la maison familiale. Ce deuxième exemple peut sembler stéréotypé, mais il s’agit malheureusement d’une réalité qui peut avoir des conséquences sévères sur la possibilité de conserver ou non des documents pour la recherche historique. Dans les deux cas, l’approche en terme de manipulation et de traitement des archives ne sera pas similaire et influencera certainement la communicabilité du fonds à moyen comme à long terme. L’historique de la conservation peut permettre d’expliquer à l’avenir, pourquoi certains fonds présentent un état de dégradation plus développé que d’autres.

A l’accès d’un fonds d’archives, l’historique d’un fonds se révèle aussi pertinent pour appuyer « l’authenticité » des documents. En archivistique, l’authenticité relève à la fois d’une notion juridique et d’une étude diplomatique des documents. Juridiquement parlant, un document est authentique a priori, lorsqu’il est composé par une entité dépositaire de l’autorité publique (et marqué visiblement comme tel : tampons officiels, timbres fiscaux, signature sur papier à en-tête officiel…). En terme diplomatique, un document est authentique a posteriori lorsque son étude permet d’en dresser l’historique et la typologie, et de l’inscrire dans une logique reconnue. L’historique de la conservation de documents permet ainsi de mettre en perspective l’authenticité des archives en apportant aux documents et à leur contenu une légitimité de traitement.

Cet historique des archives a également des conséquences sur la communication même des documents. Les archives ont-elles été transmises en connaissance de cause par le producteur lui-même ou ses descendants, possédant ainsi les droits sur leur contenu et leur diffusion? Ou s’agit-il de documents achetés par un tiers souhaitant les partager à la communauté scientifique, mais n’en possédant pas les droits d’auteur ? Ont-ils été déposés anonymement et sans consigne à l’institution (ce qui n’est pas un cas inconnu au sein des établissements publics) ? Connaître l’historique de la conservation des documents est donc important afin d’assurer la légitimité légale de leur communication à venir. Le fait qu’un document soit donné à une institution n’implique pas que cette dernière ait l’autorité pour transmettre et diffuser le document et son contenu. Et les conséquences juridiques peuvent être lourdes, pour les institutions de conservation comme pour les individus diffusant les documents, en cas de non-respect des lois régissant les droits d’auteur et le respect de la vie privée.

En terme de recherche scientifique, il ne faut pas non plus négliger l’importance de cet historique de la conservation. Cette section d’un inventaire peut permettre de mettre en perspective l’importance des documents pour le producteur, leurs propriétaires successifs ou d’autres acteurs de leur conservation. Peut-on légitimement étudier un texte ayant été laissé froissé au fonds d’une boîte avec la même intention qu’un autre texte ayant été soigneusement relié et donné volontairement pour conservation par exemple ? Ces informations qui peuvent, d’un premier abord, sembler purement contextuelles ou juridiques révèlent en réalité le rapport du producteur même à ses archives et éclairent de fait les archives même et leur analyse.

Pour exemple, le fonds Pierre-Jakez Hélias conservé au CRBC prend une autre dimension à la lumière de l’historique des versements qui composent finalement le fonds tel qu’il est aujourd’hui. Dans un premier temps, sans connaître cet historique, il peut être confondant de voir des dossiers de typologie similaire (comme des pièces de théâtre, de la correspondance), dispersés en groupes dans le fonds entier. Cependant, après étude de l’historique du fonds, voici ce qui en ressort : le fonds en question a connu deux versements principaux. Le premier, officiellement voulu et organisé par le producteur du fonds avant sa mort, présente des ensembles cohérents de documents (par thèmes et usages : émissions radiophoniques, textes édités…), bien qu’au niveau de la pièce, voire du dossier, cette cohérence puisse parfois être confuse.

A la mort du producteur, ce versement a été réalisé selon les souhaits exprimés.

Le deuxième versement, également postérieur à la mort du producteur, résulte de la volonté de la famille du producteur. Les documents provenaient de la maison secondaire de celui-ci. Contrairement au premier versement, réfléchi et planifié, ce dernier présente plus de contraintes : pas d’ensembles documentaires marqués, des groupes de documents dont la logique interne n’est pas claire, voir semblant purement et simplement du collectage sans ligne directrice claire.

Pouvoir distinguer, lors de l’accès aux archives conservées au CRBC, dans quel versement les documents étudiés se placent, ajoute une dimension critique non négligeable pour la recherche. L’historique de conservation du fonds souligne ainsi l’intérêt apporté aux divers documents en présence, et permet d’expliquer en parti l’état actuel du fonds au sein du CRBC. Le fait de connaître l’historique de la conservation permet de mettre en avant des logiques et des structures qui pouvaient avoir été dissimulées dans un premier temps par l’absence de cet angle d’approche (le nouvel inventaire a ainsi divisé le fonds Pierre-Jakez Hélias en deux sous-fonds, correspondant à ces logiques de versement spécifiques).

A un moindre niveau, connaître l’historique de conservation des documents intégrés aux archives de Pierre-Jakez Hélias permet également de différencier ce qui relève du fonds d’archives du producteur de ce qui a été collecté ultérieurement par le CRBC dans le but de compléter ce même fonds. Cette distinction, entre fonds d’archives et collection, fera l’objet d’un prochain article.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

Système de cotation (1) et (2)