Archives de catégorie : Les archives: pratiques et notions

Le reconditionnement, l’inventaire, le catalogage, l’indexation, la numérisation et la mise en ligne des lettres de Keravel à Lafont

Le traitement du fonds 

Le fonds Robert Lafont a été déposé au CIRDOC – Institut occitan de cultura en 2013 par legs, il représente 20 mètres linéaires d’archives, dont 9 mètres linéaires de correspondance, soit 23 712 lettres avec 3 463 correspondants. 

Depuis 2016, la subvention rétroconversion Calames de l’ABES attribuée quatre années de suite a permis d’engager des vacataires chargés de reconditionner, d’inventorier et de signaler dans Calames toutes ces lettres et documents joints. 

On trouve dans ce fonds (cote LAF O/45) 430 lettres d’Armand Keravel datées de 1952 à 1984. 

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Nuance d’archives: conserver ou préserver?

La conservation de documents est l’une des finalités du travail de l’archiviste, à la suite de la collecte et du classement des documents. Il est donc courant d’entendre ce terme lorsqu’il est question d’archives.

Pour autant, cette terminologie peut se révéler trompeuse. Car la conservation implique  en soi le maintien d’un élément dans un état constant et précis. Or, dans le cadre de la conservation du patrimoine archivistique, les archivistes ne travaillent pas tant à conserver définitivement un document qu’ils ne cherchent à le préserver – par diverses actions majoritairement préventives – , de causes pouvant mener à sa détérioration.

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Nuance d’archives : communiquer et diffuser

Dans la continuité de notre série d’articles sur la numérisation de documents d’archives, une nuance intéressante à aborder est celle entre la communication et la diffusion des archives. Il s’agit en effet d’une nuance qui a pris toute son importance avec le développement des technologies numériques, qui ont permis de partager des contenus et des données à des échelles encore jamais pensées.

Communiquer et diffuser : une même optique pour deux portées

La communication est un des piliers de l’archivistique. 

L’ensemble du travail mené par l’archiviste, de la collecte des fonds à leur classement, a pour but la communication et l’accès à qui en fait la demande à des documents uniques, permettant d’apporter un éclairage sur des événements et des pratiques passées. A l’origine, la communication en archives était la mise à disposition des archives au public en fonction de la communicabilité des documents, au sein de salles de consultation définies ou lors d’expositions.

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Numérisez, conservez…documentez!

Les archives ont été sélectionnées, la numérisation a été réalisée et vérifiée, les fichiers ont été sauvegardés dans une optique de conservation sur le temps long…et ensuite ? Les mettre en ligne ?

Si cela peut paraître aisé, la réalité cache encore une fois des subtilités : car le fichier numérique doit être un minimum documenté pour être accessible dans le vaste espace de l’internet.

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Quelles solutions pour conserver des fichiers numériques ?

Nous l’avons vu, les fichiers numériques représentent un grand défi pour les institutions prenant en charge des archives, autant dans la garantie d’un accès au fichier lui-même qu’à son contenu. Des pistes sont étudiées pour dépasser les problématiques du numérique, et nous allons en voir quelques unes. 

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Conserver des fichiers numériques: est-ce possible?

Dans le cadre de la numérisation d’archives, la création d’un fichier maître mais aussi de fichiers secondaires implique des ressources informatiques importantes pour gérer ces fichiers. Et elles ne sont pas à négliger lorsqu’il est envisagé une conservation sur le temps long des fichiers en question. Mais à quelle conservation pensons-nous dans ce cadre?

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Qu’est-ce qu’une numérisation de qualité?

Lorsqu’une archive est numérisée, le fichier obtenu est le plus souvent une image numérique (nous n’aborderons pas ici les archives sonores ou audiovisuelles en particulier, qui connaissent leurs propres défis). Sans rentrer dans sa composition même, quelques paramètres permettent de contrôler la qualité de l’image obtenue. 

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La numérisation en pratique

Nous avons vu dans l’article précédent comment les institutions étaient amenées à sélectionner les documents d’archives faisant l’objet d’une numérisation. 

Une fois cette sélection faite, les documents sont préparés pour la numérisation (inventaire détaillé, contrôle des références documentaires et vérification de l’état concret du document) avant d’être numérisés.

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Les Archives numérisées : introduction

La crise sanitaire récente et les mesures de confinement mises en place dans de nombreux pays dans le monde ont, pour les institutions culturelles, souligné l’importance d’un rapport à distance, par le biais des nouvelles technologies et de l’internet, avec leurs publics.

Les services d’archives et les bibliothèques ont en nombre eu recours à leurs documents numérisés afin de continuer leur activité de promotion patrimoniale. Ce qui a montré l’intérêt et la pertinence du travail de numérisation et de diffusion des contenus en ligne.

Capture d’écran de la visionneuse de la Bibliothèque numérique du CRBC. Archive numérisée: manuscrit original du Cheval d’Orgueil, Pierre-Jakez Hélias (PJH097)

Qu’il s’agisse d’archives numérisées (comme l’exemple ci-dessus, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC) ou de contenus nativement numériques, ces documents et ressources cachent, derrière leur facilité apparente de consultation et de manipulation, le questionnement constant des institutions sur leurs pratiques de travail et leurs méthodes de communication.

L’archive numérisée présente ses propres défis en matière de gestion et d’’accessibilité. L’archive papier est peu aisément accessible en soi : conservée au sein d’un service particulier, souvent éloigné d’autres structures ouvertes au public, décrite et intégrée dans des systèmes d’organisation non-générique malgré les tentatives d’uniformisation des fonds par les services… L’archive papier représente de fait un ensemble d’informations distant pour celles et ceux qui n’ont pas été introduits à son monde.

Le fac-similé numérique du même document peut être perçu comme plus accessible pour le public : diffusé en ligne, donc accessible à toute personne ayant un ordinateur et une connexion internet, sur des visionneuses adaptées (permettant un accès détaillé au document, ou encore pour certaines, la possibilité de faire une recherche textuelle dans le document même ou de télécharger sous différentes tailles le document en question, et ce avec un ensemble d’informations scientifiques sur le document original permettant de contextualiser ce dernier).

Pour autant, cette ultime diffusion du document cache un processus de création, d’information et de conservation complexe de ce même fac-similé numérique que doit gérer et appréhender l’institution qui en est à l’origine : quels outils pour créer le fichier numérique ? quel format pour le conserver ? quel format pour le diffuser ? où le diffuser ? et comment assurer sa préservation ? Ces quelques questions échantillonnées montrent comment chaque étape du processus représente des problématiques qui doivent être pensées et résolues pour assurer la pertinence de la démarche entreprise. Car même si la part croissante du numérique et de ses ramifications dans la vie courante semble laisser penser le contraire, la préservation et l’accès continu à des données numériques est un réel défi pour les institutions patrimoniales, encore plus si l’on pense en termes de temps long et de conservation archivistique.

Le développement d’outils en ligne de consultation des données, que celles-ci soient diffusées sous la forme d’images comme dans la bibliothèque numérique du CRBC ou de données textuelles comme dans la base PRELIB, pose la question aux services de la conservation de ces informations et de leur mise à disposition permanente à des publics aux ressources technologiques diverses. Les articles du carnet aborderont dans les prochaines semaines cet aspect des archives, de la création de copies numériques (à partir de documents d’archives physiques) à leur diffusion et leur conservation sur le temps long. 

L’accessibilité des archives

La crise sanitaire que traverse le monde en ce moment a eu des conséquences importantes sur le monde des archives, notamment par l’impossibilité d’accueillir du public et de donner accès à des documents conservés dans des institutions fermées. La période de confinement qu’a connu l’Université de Bretagne Occidentale et le Centre de recherche bretonne et celtique a mis en relief un problème latent au sein des institutions conservant des fonds d’archives: l’accessibilité aux fonds. Et alors que les services et les institutions conservant des archives rouvrent leurs portes, la question de l’accessibilité concrète aux archives se pose comme celle de la réelle ouverture de ces services au public


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L’objectivité des archives (2) : la pratique

Dans la première partie de cet article , nous avons abordé la notion d’objectivité et son implication au sein du travail des archivistes. Nous avons également souligné combien les descriptions d’archives, réalisées avec des biais d’intérêts conscients ou non, avaient des conséquences sur la diffusion des informations relatives aux fonds d’archives et de fait sur leur accessibilité. 

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L’objectivité des archives (1) : la théorie

Lors de la révision de certains inventaires du CRBC, notamment des fonds de Pierre-Jakez Hélias et Francis Even, on a pu remarquer au sein des fonds d’archives, des descriptions démontrant un intérêt ou au contraire un désintérêt avoué pour certains documents. Dans le cadre du fonds Francis Even, actuellement en traitement, cela pouvait se présenter sous la forme d’annotations telle que “Correspondance familiale – sans intérêt historique” pour des lettres échangées lors de la Seconde Guerre mondiale entre des connaissances bretonnes.

Bien que cela puisse prêter à sourire avec la distance, car ces documents peuvent très bien avoir un intérêt historique pour peu que l’on s’intéresse à la vie à Tréguier entre 1939 et 1945 dans les cercles bretonnants, ces annotations posent question: si de tels jugements de valeur sont posés sur les documents par la personne en charge de leur description, qu’en est il de l’objectivité des informations présentes dans l’inventaire? Car, pour l’exemple présent, le dossier présenté comme “sans intérêt historique” n’a pas reçu le même traitement que les autres dossiers: alors que ses prédécesseurs étaient décrits à la pièce, en début d’inventaire, ce dernier n’a eu droit qu’à une description sommaire généralisée au dossier pour les quelque 200 lettres qu’il contient.

La description est donc orientée dans ce cadre, selon les intérêts ressentis de la personne ayant réalisé l’inventaire en premier lieu. Et si les descriptions réalisées au dossier peuvent être complétées en prenant le temps de créer une description à la pièce des documents, cette approche d’un fonds d’archives peut également avoir des conséquences plus subtiles dans la description et donc la recherche d’information au sein d’un inventaire d’archives.

La description des archives et la théorie de l’objectivité

La description des archives n’est pas un exercice anodin. De nos jours, grâce à des standards de description internationaux, ce travail tend à s’uniformiser à travers le monde par l’utilisation de catégories d’informations à renseigner et à déterminer. Cependant, la description même des contenus, se fondant sur des documents et des informations d’une grande variété, engage toujours une certaine subjectivité de traitement.

Le code de déontologie des archivistes, adopté par l’Assemblée générale du Conseil international des Archives en 1996, présente ainsi une des lignes directrices du travail des archivistes : “L’objectivité et l’impartialité des archivistes permettent de mesurer leur degré de professionnalisme. Les archivistes résistent à toute pression, d’où qu’elle vienne, visant à manipuler les témoignages comme à dissimuler ou déformer les faits.

Le code de déontologie des archivistes exprime clairement une volonté de la profession de mettre à disposition du public, des archives et des instruments de recherche objectifs et impartiaux, selon les termes utilisés par l’ICA.

Ces deux termes, centraux à la pratique archivistique, se définissent ainsi (source : Centre national de ressources textuelles et lexicales) :

Objectivité: Qualité de ce qui donne une représentation fidèle de la chose observée

Impartialité:  Caractère de celui qui est impartial. Synon. droiture, justice; anton. partialité, parti-pris ; impartial étant “Qui n’est pas partial, qui est sans parti-pris”.

Cette vision, bien que théoriquement bienvenue, pose cependant  la question de l’impossible objectivité même d’un instrument de recherche. Et cela par le simple fait que ce dernier soit, comme les documents qu’il décrit, créé et informé par une personne susceptible de biais, conscients ou non.

Dans le cadre de l’inventaire du fonds Even, les biais de description qui ont mené à la description au dossier de documents d’archives contrairement à une description à la pièce, par manque d’intérêt pour le contenu en présence, ont eu des conséquences sur la qualité de l’information même intégrée dans l’inventaire.

Sans s’attarder sur des questions de manipulations de descriptions d’archives pour des raisons politiques (principal obstacle à une pratique archivistique correcte dans le code de déontologie), ni sur des nuances de formatage de l’information1, qui à des degrés extrêmes peuvent limiter l’accès aux archives, ce qui nous intéresse ici sont les subtilités de langage utilisées dans les descriptions de contenu et qui masquent, volontairement ou non, une partie des informations présentes dans un document d’archives, et affaiblissent de facto la pertinence pour la recherche d’un inventaire à la pièce

Nous aborderons dans la deuxième partie de cet article l’aspect concret de ces pratiques terminologiques et comment celles-ci limitent l’accès ou la recherche au sein des archives mêmes.

  1. Cette dernière notion a été abordée dans l’article “Archives et inventaires : limites des instruments de recherche du CRBC“.

 

Le respect de l’ordre originel: entre autorité du producteur et accès à l’information (2)

La première partie de notre réflexion sur le principe de respect de l’ordre originel des archives présentait la théorie du principe (qui, pour rappel est défini ainsi : “Principe consistant, au sein d’un fonds d’archives, à maintenir intact ou à le restaurer le classement interne des documents qui le composent, établi par le producteur” (Direction des Archives de France, “Dictionnaire de terminologie archivistique,” 2002)). Nous étions restés à une approche théorique de ce principe. Voyons maintenant comment ce principe est appliqué au sein des institutions de conservation françaises.

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Le respect de l’ordre originel: entre autorité du producteur et accès à l’information (1)

Dans un article précédent, nous avons abordé la notion de respect des fonds en archives. Pour rappel, le respect des fonds est défini comme le “Principe fondamental selon lequel les archives d’une même provenance ne doivent pas être entremêlées avec celles d’une autre provenance et doivent être conservées selon leur ordre primitif s’il existe.” (Bureau canadiens des archivistes, Règle pour la description des documents d’archives (Ottawa, 1990)). Cette définition introduit une notion subséquente (mais tout aussi pertinente en archivistique) au principe de respect des fonds, qui est l’idée d’un respect de l’ordre primitif (également dit originel) des archives.

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