Numérisez, conservez…documentez!

Les archives ont été sélectionnées, la numérisation a été réalisée et vérifiée, les fichiers ont été sauvegardés dans une optique de conservation sur le temps long…et ensuite ? Les mettre en ligne ?

Si cela peut paraître aisé, la réalité cache encore une fois des subtilités : car le fichier numérique doit être un minimum documenté pour être accessible dans le vaste espace de l’internet.

Un fichier dans le web

La mise en ligne pure et simple d’archives numérisées n’est pas souhaitable pour des institutions cherchant à valoriser et rendre accessible leur travail de conservation et de numérisation des documents. Cela reviendrait simplement à publier sur un site web un fichier image, sans renseignements ni contexte permettant d’en comprendre l’origine et la raison d’être, ni même son contenu.  

Ainsi, toute diffusion en ligne d’archives numérisées demande un travail de documentation et de renseignement sur ces mêmes archives, afin de les rendre accessibles au public. Pour les archives sur support analogique, cette documentation prend la forme d’instruments de recherche et de conditionnements cotés. Pour leur pendant numérique, cette documentation prend la forme de métadonnées, soit des données rattachées au fichier numérique afin de le commenter. Plusieurs types de métadonnées existent, selon leur objectif et leur méthode de création.

Les métadonnées internes

Par défaut, les fichiers possèdent des renseignements intrinsèques à leur format de sauvegarde : ces métadonnées permettent de connaître le contexte de création du fichier, notamment quand et comment celui-ci a été créé, mais elles peuvent également renseigner sur des droits de propriété apposés sur l’appareil à l’origine du fichier. 

En science de l’information, on qualifie souvent ces données de “techniques” (relevant de la technique de constitution du fichier même). Ces métadonnées sont intéressantes car elles peuvent permettre de contrôler la qualité des fichiers et d’en suivre l’évolution si plusieurs fichiers de même format et d’une même archive numérisée se retrouvent ensemble. Les métadonnées les plus courantes pour les numérisations de document sont celles au format EXIF, produites automatiquement par tout appareil photographique.

Capture d’écran de métadonnées EXIF d’une photographie des fonds sonores du CRBC. Source : Wikimedia Commons
Les métadonnées englobantes

Ces métadonnées ne sont pas intégrées au fichier comme les précédentes, mais y sont reliées ensuite, par le biais de logiciels spécialisés ou de système de gestions de données. Elles permettent, non pas de comprendre le fichier lui-même, mais d’interpréter son contenu, ce qui est ainsi qualifié de données “documentaires”. Plusieurs schémas existent, du plus souple comme le Dublin Core (utilisé par la bibliothèque numérique du CRBC entre autres), à des schémas plus techniques et pointus, adaptés à des contenus spécifiques (par exemple XML/TEI pour permettre d’encoder des textes en détail).

Exemple, tiré des TEI guidelines (p.160), de métadonnées XML/TEI. Texte encodé : Hamlet, Shakespeare (premier Quarto).
Exemple, tiré de la Bibliothèque numérique du CRBC,  de métadonnées Dublin Core : Manuscrit original de l’œuvre Le cheval d’orgueil(PJH 097)

Ces métadonnées sont les plus pertinentes pour permettre une recherche et un accès aux fichiers mis en ligne. Cependant, elles demandent aussi un travail précis de description du contenu. Dans le cadre de la Bibliothèque numérique du CRBC, ces métadonnées sont saisies manuellement par le personnel de la bibliothèque à partir de descriptions tierces (des inventaires d’archives, des catalogues bibliographiques) ou à partir d’une collaboration scientifique avec des chercheuses et chercheurs.

Elles concernent la matérialité des documents d’origine, le volume et le support physique par exemple, mais rassemblent également des informations sur le contenu, les thèmes abordés et le contexte de création du document original.

Ce sont ces métadonnées qui permettent ensuite au public de retrouver les documents numérisés. Les institutions prennent donc soin de désigner et signaler au mieux les fichiers numériques par des métadonnées précises, afin de rendre visible le document et d’en permettre un accès le plus pertinent possible. Avant toute mise en ligne de numérisation, il y a donc une réflexion à mener sur ces descriptions, afin d’en présenter une structure stable et cohérente au fil des numérisations et des projets de mise en ligne.

Ce n’est qu’une fois fini ce travail de documentation que le CRBC met en ligne sur sa bibliothèque numérique ces fichiers de numérisation.


Comme nous avons pu le voir à travers les différents articles écrits au cours de ces derniers mois, la numérisation de documents d’archives est un processus intellectuel et technique demandant du temps et de la préparation pour les institutions qui s’engagent dans cette pratique. Assurer un travail en amont de contrôle, gestion et vérification des étapes menant à la diffusion des archives numérisées est donc nécessaire, pour proposer au public un accès utile et utilisable sur le long terme aux ressources conservées. D’où ce qui peut sembler une certaine lenteur de diffusion à l’esprit des non-avertis, mais qui n’est que le reflet de la structuration minutieuse de nouvelles pratiques pour les institutions scientifiques et patrimoniales.



Citer ce billet
Marie-Alice Le Corvec (2020, 21 octobre). Numérisez, conservez…documentez! Rebelle-Collex. Consulté le 19 juin 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/tcgt

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