La numérisation en pratique

Nous avons vu dans l’article précédent comment les institutions étaient amenées à sélectionner les documents d’archives faisant l’objet d’une numérisation. 

Une fois cette sélection faite, les documents sont préparés pour la numérisation (inventaire détaillé, contrôle des références documentaires et vérification de l’état concret du document) avant d’être numérisés.

Mais la numérisation en elle-même n’est pas anodine. Les documents d’archives sont des documents uniques, et dont la préservation sur le temps long est recherchée par l’institution les conservant. Même si la numérisation est un moyen de partager le contenu des archives et d’en réduire postérieurement la manipulation, elle n’est cependant pas une action sans conséquence pour les documents. Les institutions doivent donc prêter attention à la manière dont elles numérisent leurs archives.

Contrôler l’environnement de la numérisation

La numérisation d’archives est en général la prise de vue photographique d’un document de manière à en avoir une image numérique lisible et détaillée.

Toute prise de vue photographique demande une certaine luminosité afin de proposer un rendu acceptable à sa visualisation postérieure. Pour les documents, la numérisation implique donc une charge lumineuse et un changement d’environnement parfois important, qui ont des conséquences sur la conservation du document même. La lumière implique des dégradations photochimiques, par effet des rayons ultraviolets et infrarouges qui jouent sur la composition même du document. Par réaction également, une évolution thermique du document a lieu, accélérant le processus de dégradation interne à ce dernier. Ces dégâts étant cumulatifs et irréversibles, il s’agit lors de la numérisation d’en limiter au mieux les effets, notamment à travers une maîtrise complète des lumières et également de la durée d’exposition du document à ces dernières. 

Ces problématiques de contrôle des paramètres lumineux imposent donc aux institutions l’utilisation d’outils à but patrimonial, de scanners ou stations de numérisation spécifiquement conçus afin de limiter (ou du moins de maîtriser au mieux) les conséquences de la numérisation sur les documents.

Numérisation d’un document d’archives dans la salle du scanner de l’IBSHS (Institut brestois des sciences de l’homme et de la société)

Ces outils possèdent également des spécificités selon les documents numérisés : plateau modulable pour la numérisation de livres anciens (qui ne s’effectue pas à plat, afin de ne pas endommager les reliures ou les pages), tête de prise de vue déplaçable selon la taille des documents concernés, présence ou non d’une vitre de numérisation afin de contrôler la tenue du document lors de la prise de vue… De multiples options existent afin que les stations répondent aux besoins des institutions et de leurs documents

Ces outils présentent en parallèle des logiciels associés, permettant une maîtrise sur divers niveaux de la numérisation (d’une simple visualisation de l’image finale, au contrôle de la balance des blancs de l’image numériquement produite).

Pour des questions d’utilisation pratique mais aussi de sécurité de travail, les institutions qui peuvent avoir leur propre station de numérisation y dédient une salle, afin de ne pas avoir d’activités conflictuelles pour la réalisation des numérisations prévues mais également pour avoir l’assurance d’un espace suffisant pour manipuler la station de numérisation. De même, il est bien souvent nécessaire d’effectuer la numérisation sur des postes informatiques entièrement dédiés à cette pratique, voire coupés des réseaux externes classiques de communication (le transfert des fichiers numériques ne s’effectuant qu’en interne, par le biais de réseaux contrôlés par l’institution ou le service informatique dont elle dépend). 

Dans le cadre où la numérisation serait externalisée (ce qui est courant, afin de répondre à des besoins spécifiques parfois de tailles d’objets à numériser ou encore pour développer la capacité de numérisation d’une institution), d’autres paramètres entrent en jeu qui peuvent également jouer sur la conservation des documents d’archives, notamment la question du transport et de la transmission des archives à numériser auprès des prestataires de numérisation

Mais que la numérisation soit réalisée en interne ou externalisée, celle-ci impose à l’institution un contrôle complet de ses paramètres de réalisation, l’objectif étant de ne pas avoir à reproduire ces manipulations qui peuvent endommager l’archive de manière définitive. 

L’image produite lors de la numérisation d’une archive se doit donc d’être de qualité, afin de pouvoir être utilisée sur le temps long. Dans le prochain article, nous verrons ce qui est entendu par cette expression et comment les institutions s’assurent d’un résultat de numérisation valable sur la durée.



Citer ce billet
Marie-Alice Le Corvec (2020, 23 septembre). La numérisation en pratique. Rebelle-Collex. Consulté le 19 juin 2024, à l’adresse https://doi.org/10.58079/tcgp

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