Notion d’archives : système de cotation (2)

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


La reprise des inventaires dans le cadre du projet Rebelle a amené la question des systèmes de cotation des archives et des fonds. En archives, la cotation d’un article* est l’ “attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers.” ( Direction des Archives de France, “Dictionnaire de terminologie archivistique,” 2002).

Dans le précédent article , nous avons présenté l’ancien système de cotation du CRBC à partir de l’exemple d’une lettre manuscrite d’Armand Keravel à Pierre-Jakez Hélias.  

Le document portait précédemment la cote suivante : 

PJH10C182 

Comme nous l’avons expliqué alors, compte tenu des limites que ce système représentait pour la conservation et la communication des archives,  le système de cotation a été retravaillé dans le cadre de la reprise des inventaires du CRBC.

Désormais, ce même document possède la cote suivante :

PJH100.15

Que signifie cette cote ? 

– l’acronyme du fonds, PJH, est le même.

– le chiffre “100” signifie que le document se trouve dans le 100ème article* du fonds (ici : un dossier de correspondance autour du Cheval d’Orgueil de Pierre-Jakez Hélias). Lorsqu’il s’agira de rechercher cet article dans les boîtes du fonds, ces dernières présenteront sur leur dos les cotes extrêmes qu’elles contiennent. La boîte numéro 10 présentera donc les articles : PJH93-PJH100. A savoir : l’ancien numéro de la boîte a été conservé (Boite 10), afin de garder trace de l’ancienne logique de cotation. Le système de référence n’est donc plus la boite puis la pièce, mais l’article de contexte puis la pièce.

– Le chiffre “.15” signale que le document recherché est le quinzième document présent dans ce dossier (le “.” marquant une sous-structure de l’article 100).

Les anciennes cotes ont été conservées sur les documents. Modifier chacune aurait été une activité chronophage et peu pertinente. En effet, l’ancienne cote permet de présenter la logique utilisée dans un premier temps pour rechercher les documents. Elle participe de l’histoire de la conservation des archives. Elle est donc importante à garder. De même, les chercheurs ayant utilisé l’ancien système peuvent toujours s’y référer pour retrouver les documents (à la suite du numéro de boite également conservé). Les anciennes cotes ont été notées dans les nouveaux inventaires pour conserver ce lien.

Cette nouvelle structure peut sembler moins pertinente que la précédente (perte du caractère typologique des documents notamment). Cependant, outre le fait de recontextualiser les pièces au sein d’une logique documentaire plus maniable, elle permet également d’assurer une migration des contenants sans obliger à une recotation complète du fonds en parallèle, en détachant autant que possible la logique documentaire des limites matérielles présentées par les boites de conservation.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (1)

*un article étant l’unité de description d’un fonds: une pièce, un dossier…


OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Marie-Alice Le Corvec (20 mai 2020). Notion d’archives : système de cotation (2). Rebelle-Collex. Consulté le 14 juillet 2024 à l’adresse https://doi.org/10.58079/tcge


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