Notion d’archives : système de cotation (1)

En étudiant les inventaires d’archives réalisés par des chercheurs au Centre de recherche bretonne et celtique, il a été intéressant de noter des divergences de perception et d’approche des fonds d’archives, entre le travail réalisé par un chercheur spécialiste et celui d’un spécialiste de l’information, comme un archiviste.

Comment un chercheur approche donc un fonds pour le décrire ? Quelle est l’approche parallèle d’un archiviste ? Voici les questions qui seront posées dans cette série Notions d’archives.


La reprise des inventaires dans le cadre du projet Rebelle a amené la question des systèmes de cotation des archives et des fonds. En archives, la cotation d’un article* est l’ “attribution d’une cote de clas­se­ment ou d’une cote de ran­ge­ment à des docu­ments ou à des dos­siers.” ( Direction des Archives de France, “Dictionnaire de terminologie archivistique,” 2002).

Afin de présenter le système utilisé par le CRBC dans la cotation de ses fonds d’archives, nous prendrons pour exemple un document tiré du fonds Pierre-Jakez Hélias. Ce fonds, et son inventaire, ont fait l’objet d’un travail de reprise à des fins de conservation et de communication. Dans ce cadre, les cotes de références principales ont été modifiées afin de permettre une manipulation plus aisée des documents.

Le document en question est une lettre manuscrite d’Armand Keravel à Pierre-Jakez Hélias sur feuillet simple, envoyée en décembre 1966.

Dans le premier inventaire du fonds, la lettre était référencée sous la combinaison suivante :

PJH10C182 

Qu’est-ce que cela signifie?

  • Les trois premières lettres PJH sont celles formant l’acronyme utilisé pour désigner le fonds de Pierre-Jakez Hélias.

En service d’archives, bien que les pratiques puissent diverger, il est courant d’utiliser l’acronyme du nom du producteur du fonds pour signaler des fonds d’individus privés.

  • Le nombre “10” désigne la boite dans laquelle le document se trouve.

 Cette pratique, bien que semblant logique d’un premier abord, est en réalité assez problématique lorsqu’il s’agit de gérer des fonds d’archives. L’unité utilisée est en effet assez relative : s’agit-il d’une boite d’archivage de bureau (dont les dimensions peuvent varier de 5 à 30 cm en moyenne), d’une boîte d’archivage définitif (10 cm de large, dans la pratique contemporaine) ou encore d’une caisse de plus grande dimension ? Cela peut sembler subsidiaire comme questionnement. Pour autant, compte tenu de l’objectif de conservation à long terme des fonds d’archives au CRBC, se référer dans la cotation d’un document à une unité aussi variable que la boite contenant les documents mêmes est gênant. Car cela peut impliquer, si les contenants venaient à être modifiés, qu’il pourrait être nécessaire de coter à nouveau l’ensemble du fonds et donc de reprendre l’inventaire, afin d’assurer que les documents ne soient pas conservés dans de mauvaises conditions (si les nouvelles boites sont plus larges, en conservant l’ancienne division, les documents pourraient se plier au fil du temps dans les contenants ; si la boite est plus petite, le manque d’espace pourrait endommager l’intégrité de leur support, favorisant la détérioration des documents). Ces considérations impliquent que l’unité physique contenant les articles ne doit pas être intégrée dans les cotes d’accès aux articles.

  • La lettre “C” fait référence à ce qui avait été présenté dans ce premier système comme la “nature” du document. Les lettres choisies signifiaient une particularité matérielle ou intellectuelle du document :

M pour Manuscrit

T pour Tapuscrit

I pour Imprimé

Ic pour Iconographie

C pour Correspondance

Ce système est assez confus, mélangeant la typologie intellectuelle du document (comme la correspondance) et sa typologie matérielle (papier inscrit à la main, à la machine à écrire, article de presse, dessins, photographie…).

En archives, ces distinctions sont peu signalées, sauf si celles-ci ont une conséquence en matière de conservation des documents ou si elles présentent un intérêt dont la signalisation est pertinente (comme des photographies, des enregistrements sonores ou audiovisuels, qui ne sont pas les supports majoritaires en service d’archives). Ce système a été en partie réutilisé dans le nouvel inventaire, en se référant à la typologie matérielle, afin de signaler une distinction documentaire des supports et matériaux en présence, à la fois intéressant la conservation des documents mais pouvant avoir également un intérêt en matière de recherche.

  • Le dernier nombre “182” signale qu’il s’agit ici du 182ème document du fonds participant de la correspondance de Pierre-Jakez Hélias. Au total, le fonds présentait selon l’ancien inventaire 4485 pièces ou ensembles de pièces qualifiés de correspondance. Il est important de signaler que chaque document reprend la numérotation de sa propre typologie. La boite qui nous intéresse dans cet exemple, présente ainsi les cotes suivantes selon ce système :

PJH10 M344 – PJH10 M390

PJH10 T392 – PJH10 T438

PJH10 I1575 – PJH8 I1660

PJH8 C165 – PJH8 C242

PJH8 IC12

Pour retrouver le document recherché, il fallait donc après avoir repéré la boîte, passer en revue ses dossiers afin de lire, ou de déduire, de leur couverture et des cotations qui y étaient inscrites, la situation du document en question. Une fois que l’on passe l’étape de la boite comme contenant, le suivi des cotations se révèle donc assez complexe pour quelqu’un qui n’a pas la pratique du fonds et du système.

Dans le prochain article du carnet (Système de cotation (2)), nous verrons quel système a été utilisé dans le nouvel inventaire pour répondre aux problématiques énumérées ici.

Série Notions d’archives:

Les instruments de recherche.

La notion de pièce.

La contextualisation de l’information.

La place du producteur.

L’historique de la conservation.

Système de cotation (2)

*un article étant l’unité de description d’un fonds: une pièce, un dossier…


OpenEdition vous propose de citer ce billet de la manière suivante :
Marie-Alice Le Corvec (13 mai 2020). Notion d’archives : système de cotation (1). Rebelle-Collex. Consulté le 14 juillet 2024 à l’adresse https://doi.org/10.58079/tcgd


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